Запуск комплекса мер поддержки сотрудников в период пандемии 2020 года – кейс компании «Ростелеком»

Проект «Запуск комплекса мер поддержки сотрудников в период пандемии 2020 года» претендует на победу в номинации HR Hero бизнес-премии WOW!HR 202 1 .

Реализованный кейс представляет Н аталия Вялкина , директор по внутренним коммуникациям «Ростелеком».

Суть проекта

С началом пандемии перед компанией «Ростелеком», как и многими компаниями, встала задача быстро перевести сотрудников по всей стране (порядка 130 тысяч человек) в дистанционный формат работы, оказать им поддержку, сохранить эффективность работы и высокий уровень вовлеченности. Кроме того, нужно было создать консистентные инструменты оценки эффективности сотрудников и продуктивности работы команд.

Читайте также: Как Билайн трансформировал подход к подбору кандидатов

В ходе реализации проекта команда «Ростелекома» разработала методологию оценки активности сотрудников, методологию и матрицу оценки эффективности сотрудников, методологию управления распределенной командой. Кроме того, компания предприняла комплекс мер поддержки сотрудников, призванных облегчить работу в дистанционном формате, обеспечила необходимыми инструментами и ресурсами, в том числе средствами индивидуальной защиты сотрудников, работающих офлайн.

Инструменты для реализации проекта

За первые две недели пандемии на дистанционный режим работы были переведены около 50 тысяч сотрудников. Быстрый переход на новый формат работы стал возможным как за счет заранее развернутой инфраструктуры удаленного подключения к информационным ресурсам компании, так и за счет использования собственных программных продуктов, таких как Tionix Virtual Desktop (VDI). VDI базируется в центрах обработки данных Ростелекома и позволяет в любое время и в любом месте подключиться к своему рабочему месту дистанционно. Для совещаний в компании действует своя система для проведения аудио- и видеоконференций.

Мы постарались минимизировать бюрократию и упростить сервисы для сотрудников. Весь документооборот стал на 100% электронным.

Несмотря на то, что пандемия стала настоящим челленджем для бизнеса, мы не рассматривали сокращения или увольнения сотрудников, исправно выплачивали заработную плату и сохранили все существующие льготы, привилегии, соцпакет, а для некоторых ситуаций и категорий сорудников мы даже расширили льготы и выплаты. Сегодня быть стабильным работодателем хорошо, но недостаточно. Важно быть еще и надежным партнером, который видит в сотруднике не просто штатную единицу, а в первую очередь человека.

Для руководителей с целью отслеживания эффективности и продуктивности работы команд был создана методология и пул эффективных и удобных инструментов.

Во-первых, разработана методология и стандартизированные рекомендации по работе в удаленном режиме, утвержден «Стандарт по удаленной работе», состоящий из 3 основных разделов:

• Удаленная работа в Ростелекоме: что и как? – общий раздел с информацией, советами и тулкитом инструментов. Содержит универсальные инструменты и промотирует форматы удаленной работы в компании;
• Handbook для сотрудника по работе в удаленном формате – кастомизированные правила для сотрудника с более расширенной информацией об удаленном формате работы;
• Handbook для руководителя по работе в удаленном формате – особый раздел для руководителей сотрудников, работающих удаленно, с акцентом на оценку эффективности и управление распределенными командами.

Во-вторых, разработана механика отслеживания цифрового следа сотрудников . Она основана на анализе использования сотрудниками цифровых сервисов: регулярность использования Capsule – корпоративного VPN, количество исходящих писем, инициирование и участие в собраниях, использование сервиса техподдержки helpme, инициирование аудио- и видеоконференций (в том числе с помощью корпоративной платформы видео-конференц-связи TrueConf), использование корпоративной системы документооборота R12, базы знаний Confluence. Также портал дает возможность получить информацию о доле сотрудников, работающих удаленно, статистику по COVID в компании и многое другое.

Система позволяет проанализировать статистику за 1 день, неделю, последний месяц, а также проранжировать сотрудников по подразделению, территориям (макрорегиональным филиалам), всей компании. Такая статистика поступает всем руководителям и сотрудникам HR на регулярной основе в специальном интерактивном дашборде, синхронизированным с корпоративным порталом.

В-третьих, разработана матрица оценки эффективности сотрудников на удал е нке . Она включает в себя четыре критерия, каждому из которых присвоен свой вес: выполнение целей;  оценка руководителя; оценка цифрового следа и оценка командного взаимодействия, где коллеги и бизнес-заказчики оценивают сотрудника по качеству, своевременности взаимодействия.

Безопасность

Наши сотрудники работают с соблюдением всех необходимых мер безопасности, компания в течение всего периода пандемии обеспечивает их средствами, необходимым для защиты от инфекции. Так, с начала пандемии компания закупила 10 млн одноразовых масок и более 1 млн многоразовых респираторов, около 300 тысяч антисептических средств, более 3 млн пар печаток, 9,5 млн спиртовых салфеток, около 4 тысяч термометров, более тысячи устройств для очистки воздуха, более 80 тысяч бахил, более 27 тысяч защитных костюмов и более 20 тысяч защитных очков.

Внутренние коммуникации и поддержка сотрудников

В «Ростелекоме» большое количество каналов коммуникаций. Основные − это корпоративный портал и мобильное приложение RT Life, там регулярно публикуются новости компании, проводятся опросы. При этом у нас есть группы в WhatsApp, Telegram-канал, профиль в Инстаграме, корпоративное телевидение и скринсейверы.

В первые дни перехода на удаленку мы провели прямую линию с президентом компании: Михаил Осеевский ответил на вопросы сотрудников, волнующие их в столь непростой период. Это традиционное ежегодное мероприятие, но в 2020 году мы решили провести его раньше. Вдохновляющее обращение от первого лица и ответы на вопросы помогли снизить напряженность и снять панические настроения.

В первые две недели мы запустили портал по удаленке remote.rt.ru , где собрали всю информация по организации дистанционной работы, мерам профилактики коронавирусной инфекции, полезные обучающие курсы и многое другое. Сразу решили, что портал должен быть доступен даже во внешней сети: если сотрудники не могли быстро настроить удаленный доступ к корпоративным ресурсам, они все равно могли легко получить информацию с любого устройства. Кроме этого, мы создали телеграм-бот с веселым названием «Алёнка-удаленка», который помогает подключить удаленный доступ для работы из дома, навигирует по ресурсам компании, в том числе по разделам портала и полезным вебинарам.

Одновременно с этим мы запустили горячую линию для сотрудников по телефону и электронной почте. Первые недели нагрузка на операторов была колоссальной, поскольку всех волновали вопросы зарплаты, возможных сокращений, оформления больничных и отпусков. Мы регулярно выпускали инструкции, памятки, чек-листы – все, что помогало людям сориентироваться в меняющихся каждый день условиях.

Мы запустили бесплатный сервис консультаций сотрудников. Каждый из них может проконсультироваться по финансовым и юридическим вопросам, а также обратиться за помощью и поддержкой к психологу.

М арафон поддержки «Вместе справимся» был создан для поддержки друг друга: на специальном внутреннем портале сотрудники оставляли свои желания, а другие исполняли их по мере возможности. Например, отправляли коллеге букет ромашек или детскую игру.

С учетом того, что сотрудников в офисах почти не осталось, офлайн-каналы коммуникации стали не нужны. Печатные корпоративные издания, экраны и плакаты в офисе трансформировались в онлайн-дайджест, фокус фокуса внутренних коммуникаций сместился на соцсети, мессенджеры, внутренний портал и другие digital-каналы.

Обучение

Онлайн-университет «Ростелекома» подготовил ряд новых курсов и вебинаров, полезных в новом формате работы: «Как выстроить удаленную работу?», «Практики управления распределенной командой», «10 ошибок руководителя в управлении удаленной командой» и другие.

Как мы развлекали сотрудников?

Когда удалёнка вошла в привычку, людей захлестнула рутина. Граница между домом и работой начала стираться, нарушился work-life balance и многие начали чувствовать выгорание. Нам потребовались инструменты, которые позволяют отвлечься, переключиться

За время пандемии мы провели три радиотрансляции в прямом эфире : обращения топ-менеджеров, звонки «радиослушателей», всевозможные советы и лайфхаки, игры, викторины, музыка. Люди настолько соскучились по общению с коллегами, что звонки в прямой эфир не смолкали. Кроме того, мы проводили онлайн-квизы, и они оказались такими востребованы, что стали нашей ежеквартальной традицией. Понимая, как сложно родителям находиться в самоизоляции вместе с детьми, летом 2020 мы запустили предпринимательский онлайн-лагерь для детей сотрудников, который посетили более 200 детей.

В некоторых регионах и подразделениях мы запустили Random Coffee – инструмент неформального общения с коллегами из разных департаментов и регионов. Пилотные проекты прошли успешно, и теперь мы будем тиражировать этот инструмент шире.

Корпоративы на удаленке

В сентябре ежегодно мы отмечаем День рождения компании , и удаленка не повод отказываться от традиций. В 2020 году праздник состоялся в режиме онлайн: на внутрикорпоративном портале сотрудникам предложили ряд активностей: праздничный флешмоба в Instagram, онлайн-путешествие по виртуальному городу на игровом портале «Территория возможностей», конкурсы и многое другое.

В компании существует корпоративная премия «Признание» − каждый год мы награждаем лучших сотрудников. Обычно мы приглашаем коллег из разных регионов в Москву, делаем красивое мероприятие с вручением наград, гала-ужином. В режиме онлайн хотелось тоже сделать что-то интересное и приятное для коллег. Особенно важна предварительная подготовка: мы заранее отправили мужчинам бабочки, а девушкам – праздничные палантины, а также провели для них мастер-класс по макияжу, где профессионалы рассказали, как эффектно выглядеть в зуме. Кроме того, мы организовали доставку на дом подарочных наборов, вина и закусок победителям по всей России. Участники остались довольны.

Новогодний корпоратив у нас также прошел онлайн – с сюрпризами и подарками: мы организовали марафон желаний «Время чудес» и «Тайного Деда Мороза», запустили праздничный портал с поздравительными видеороликами, предновогодними лайфхаками, адвент-календарем.

Команда проекта

В проект вовлечены практически все департаменты нашего блока оргразвития и управления персоналом. Наталия Вялкина лидирует внутренние коммуникации, внутрикорпоративные мероприятия и проекты, связанные с поддержкой сотрудников. За механику отслеживания цифрового следа сотрудников отвечает Никита Черкасенко, директор по HRM-технологиям и аналитики. Инициатор методологии и стандартизированных рекомендаций по работе в удаленном режиме, а также матрицы оценки эффективности сотрудников на удаленке – Артем Попов, директор по стратегическим HR-программам. Команда департамента управления знаниями во главе с Екатериной Барабановой, директором по развитию персонала, разрабатывала новые обучающие программы, курсы и вебинары в онлайн-университете. Также в проекте приняли участие директор по компенсациям и льготам Мария Орел, директор по управлению операциями Алексей Павленко, директор по управлению талантами Людмила Волкова.

Смотрите также: Почему сотрудники Kelly Services больше не уходят к конкурентам

Результаты проекта

Ситуация пандемии и удаленки стала для нас и вызовом, и возможностью одновременно.

Разработанная механика оценки эффективности позволила очень быстро выявлять сотрудников, эффективность которых снижается, и помогла руководителям и HR оперативно принимать меры.

Бизнес-результаты компании подтверждают, что в период пандемии эффективность компании выросла. Выручка по сравнению с 2019 г. увеличилась на 15% до 546,9 млрд руб. Показатель OIBDA вырос на 14% до 194,1 млрд руб. Чистая прибыль выросла на 16% до 25,3 млрд руб.

По результатам пульс-опросов, более 90% сотрудников чувствуют себя комфортно, а информации от компании им достаточно. Более 80% оценили эффективность работы во время пандемии высоко или очень высоко и хотели бы иногда работать удаленно после окончания пандемии.

Позитивный тренд подтвердил и большой опрос вовлеченности, проведенный осенью, по итогам которого уровень вовлеченности в компании в 2020 году вырос до 81%. В 2020 году удалось сохранить eNPS на текущем уровне, а в отдельных блоках и сегментах вырасти от 3 до 16 процентных пунктов.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}