Всё прозрачно: как упростить и автоматизировать учёт рабочего времени

Табель учёта рабочего времени — ключевой документ для расчёта зарплаты. Он фиксирует смены, больничные, переработки и другие отклонения, чтобы учесть всё это при выплатах. Однако собрать корректные данные в срок часто становится проблемой из-за большого объёма информации и возможных ошибок при ручном сборе данных.

Основные сложности, с которыми сталкиваются предприятия:

• Неудобные инструменты для ведения учёта
  На многих предприятиях рабочее время фиксируют в Excel или даже на бумаге. Такой способ требует много ручной работы: табельщики самостоятельно вводят данные, пересылают файлы в кадровую службу, а кадровики проверяют их и сводят в единый документ. Сбор, проверка и внесение данных в учётную систему могут занять несколько дней.
• Ошибки из-за человеческого фактора
  В подготовке данных к расчёту зарплаты есть несколько участников: табельщики вносят данные, специалисты кадровой службы их проверяют и обрабатывают. Но даже самые внимательные сотрудники могут на любом шаге допустить ошибку.
• Корректировки в следующем месяце
  Как правило, у сотрудников кадровой службы остается довольно мало времени на выверку полученных данных об отработанном времени, поэтому в результатах расчёта заработной платы могут быть ошибки. Все несоответствия приходится исправлять в следующем месяце соответствующими корректировками.

Автоматизация помогает решить эти проблемы, упрощая сбор, подготовку и выверку данных к расчёту заработной платы. Но чтобы автоматизация была не для галочки и действительно работала, нужно подходить к ней с умом.

1. Единая информационная система для работы всех сотрудников, связанных с учётом рабочего времени

Кадровым специалистам приходится собирать отдельные файлы от каждого табельщика, проверять их и затем импортировать в зарплатно-кадровую систему. На каждом этапе могут возникать ошибки — пропущенные часы, неверное указание смен и другие.

Ошибок можно избежать, если дать табельщикам возможность заполнять и редактировать данные об отработанном времени своих сотрудников прямо в зарплатно-кадровой системе. Так все участники процесса будут работать с актуальной информацией, не теряя время на ручной перенос данных и сверку.

При этом важно, чтобы начальники смен или табельщики имели ограниченный доступ к зарплатно-кадровой системе, то есть работали только с табелями своих подчинённых и не видели конфиденциальной информации.

2. Максимально автоматизированный сбор данных

Чтобы минимизировать время на подготовку табелей, можно настроить их предзаполнение на основе существующей информации из зарплатно-кадровой системы: графиков работы сотрудников и отклонениях от этого графика (данные об отпусках, больничных, отгулах).

Дополнительно сбор данных можно автоматизировать с помощью интеграции с системой контроля управления доступом (СКУД), которая фиксирует время прихода и ухода сотрудников через турникеты или другие пропускные устройства.

Однако даже при высокой степени автоматизации важно сохранять возможность ручной корректировки. В производственных условиях часто случаются изменения: сотрудники меняются сменами, опаздывают или не выходят на работу. Начальники смен и табельщики, лучше всех понимающие ситуацию на своём участке, должны иметь возможность быстро внести актуальные данные в автоматически сформированном табеле.

3. Автоматическая сверка данных

Между информацией от табельщиковов и данными из зарплатно-кадровой системы, на основе которых рассчитывается заработная плата, часто возникают расхождения. Например, сотрудник может сообщить мастеру о том, что заболел, но забыть передать больничный в отдел кадров. В результате в документе от табельщика будет стоять больничный, а в зарплатно-кадровой системе — рабочий день. Такие несоответствия требуют дополнительного времени на проверку.

Автоматическая сверка данных решает эту проблему: данные, подготовленные табельщиком, сравниваются с расчётными данными, которые будут использоваться для начисления зарплаты. Расхождения выделяются, чтобы кадровик мог быстро их увидеть, уточнить с табельщиком и выбрать, какие данные в итоге использовать для расчёта зарплаты.

Такая настройка позволяет сосредоточиться только на тех ситуациях, которые требуют вмешательства, вместо проверки всего массива данных вручную.

4. Простота использования

Чем проще система, тем быстрее сотрудники начнут с ней работать. Интуитивно понятный интерфейс с минимальным количеством вложенных меню позволяет быстро находить нужные разделы и выполнять задачи.

Кроме того, решение может включать в себя вспомогательные функции: подсветку ошибок, автоматические напоминания о дедлайнах или подсказки при заполнении табелей. Эти инструменты помогают соблюдать порядок в работе и сократить вероятность ошибок.

5. Подготовка сотрудников

Автоматизация не заканчивается настройкой системы. Даже самое простое решение требует времени на адаптацию и обучение сотрудников. Табельщики и кадровики должны чётко понимать, как работать с новым инструментом и какие задачи он поможет решить. Объяснение преимуществ, таких как сокращение ручного труда и снижение ошибок, помогает мотивировать сотрудников.

Обучение может включать краткие практические сессии, где сотрудники смогут попробовать основные функции предлагаемого решения, и наглядные инструкции с примерами. Такой подход помогает снять вопросы ещё на начальном этапе и уменьшить сопротивление изменениям.

Автоматизация подготовки данных об отработанном времени на производстве — это шаг не только к упрощению процессов, но и к повышению точности данных. Это даёт возможность более эффективно управлять трудозатратами, быстрее выявлять ошибки и принимать взвешенные решения.