Централизация HR-процессов помогла компании PepsiCo оптимизировать затраты, перенести часть основных операций в сервисный центр и создать новые рабочие места в сервисном центре в Воронеже.
Проект «Трансформация HR-модели и автоматизация HR-сервисов для сотрудников» претендует на победу в бизнес-премии WOW!HR в номинации HR Hero .
Яна Митрофанова, менеджер по управлению изменениями и коммуникациями проекта BOS:
— Я работаю в компании PepsiCo. Это лидер рынка по производству продуктов питания и напитков в России, одна из известнейших компаний не только в нашей стране, но и по всему миру.
Проект называется BOS: Back Office Simplification. В принципе, в названии проекта уже состоит его основная идея. Цель проекта в том, чтобы максимально упростить процессы бэк-офис функций компании. С точки зрения HR, мы пересмотрели наши процессы так, чтобы это было удобно для любого сотрудника. Например, торговый представитель «в полях» мог бы запросить отпуск или заказать справку в любой удобный момент с любого удобного устройства: с планшета, компьютера или собственного смартфона.
Также централизация процессов помогла нам оптимизировать затраты, перенести часть основных операций HR в сервисный центр, создать новые места в сервисном центре в Воронеже. Это все было также важной задачей нашего проекта.
В сервисном центре сейчас работает больше 800 сотрудников. Многие из них были наняты в течение этого года, какие-то сотрудники пришли из тех сервисных центров, которые уже были у компании. Но новым стало то, что они объединились в рамках единой организации, которую мы сейчас называем «Бизнес сервис-центр PepsiCo».
Реализация проекта была одной из стратегических инициатив компании, поэтому в проект были задействованы лучшие ресурсы. Основными членами проектной команды были эксперты тех процессов, которые мы внедряли, то есть кадровое администрирование и подбор персонала. Помимо основной проектной команды, были задействованы владельцы бизнес-процессов из бизнеса, которые также участвовали в согласовании будущих процессов, участвовали в тестировании и давали обратную связь по результатам.
В принципе, можно сказать, что вся команда HR активно участвовала в проекте, так как они являются одной из линий поддержки для конечных пользователей. Также над проектом работала команда IT и команда подрядчиков, которые помогали нам разрабатывать системы, а также делать дизайн процессов в рамках сервисного центра.
Команда HR всего за восемь месяцев разработала дизайн новых процессов: кадрового администрирования и подбора персонала, и внедрила две новые системы: портал самообслуживания и систему подбора массового персонала, а также передала часть процессов в сервисный центр.
Главным вызовом для проектной команды, конечно, являлись сроки. Как я уже сказала, они были довольно амбициозные, и, действительно, за восемь месяцев развернуть проект такого масштаба — задача непростая. В этом нам помог четкий проджект-менеджмент. Был составлен очень детальный план проекта, который включал все аспекты, начиная с дизайна процессов, согласования со всеми необходимыми лицами, затем тестирование системы, обучение и, конечно, управление изменениями. Нам нужно было подготовить сотрудников на различных уровнях к тому, что их ждет в будущем.
Перед тем как выйти на всю компанию в 18 000 сотрудников, мы провели пилотный запуск на двух крупных площадках, где было около 2000 пользователей. Таким образом, смогли получить реальные отзывы от реальных пользователей, внести необходимые правки в систему и выйти на продуктивное использование уже с учетом тех комментариев, которые были получены.
На данный момент проект еще не завершился, так как мы продолжаем переносить все новые и новые процессы на портал самообслуживания, чтобы в будущем у сотрудников под рукой было все необходимое.
Уже сейчас мы можем сказать, что новые HR-сервисы были приняты конечными пользователями и активно используются, так как каждую неделю мы получаем до 4000 новых заявок на портале самообслуживания. И хочется отметить, что уровень удовлетворенности пользователей остается на очень высоком уровне. Это примерно 4,6 баллов из 5.
При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна
Подробнее о кейсе - Цифровая трансформация HR: кейс PepsiCo
Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2020 .
