Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – кейс Deceuninck

Международный концерн Deceuninck создал экосистему для вовлечения и развития сотрудников и партнеров – внутренний корпоративный портал «Д’Экстра» (сокращение от «Декёнинк Экстра»), через короткое время ставший частью внешнего сервиса для клиентов. Цель – каждый день придумывать и делать что-то «экстра» как в смысле дополнительных усилий, так и в понимании «супер, отлично».

Проект «Экосистема для вовлечения и развития сотрудников и партнеров» претендует на победу в номинации HR Hero бизнес-премии WOW!HR 2021 .

Кейс представляет Административный директор ООО «Декёнинк РУС» Ольга Цветова.

Читайте также: Эволюция STADA: как всю компанию мотивировали развиваться

Предпосылки к созданию проекта

С 2017 года одним из стратегических направлений нашей компании стал «Фокус на сервис». Мы провели огромную творческую и идеологическую работу по разработке сервисных принципов, в результате чего в «Декёнинк»  появилась и действует по сей день «Музыкальная концепция сервиса».

Логика развития этой стратегии потребовала онлайн-площадку для открытой коммуникации и развития команды: мы планировали размещение новостей, интервью, обмен мнениями, информирование о достижениях, планах, событиях, обучение, опросы.

Параллельно был создан отдел сервиса, который разрабатывал комплекс услуг для наших клиентов. Его важной составляющей стала система онлайн-курсов с возможностью контроля прохождения и финальным тестированием.

Возникла идея объединить эти две задачи на одном ресурсе. Так родился наш портал «Д’Экстра».

Первая задача – это объединение команды сотрудников московского офиса, коллектива завода в Московской области и более 10 региональных представителей по всей России. До появления портала единственным ресурсом общения было печатное издание «Вестник Декёнинк», но коммуникация была односторонней, а информация запаздывала.

Вторая задача проекта –   автоматизация и оптимизация административных процессов: доступ к документам, опросы, корпоративная информация в одном месте, появление структуры в системе обучения.

После успешного тестирования на «внутреннем клиенте» планировалось привлечь на портал внешних пользователей (сотрудников наших клиентов) для обучения.

Реализаци я проекта

Протестировали несколько информационных моделей, в том числе  предложенную нам штаб-квартирой в Бельгии –  хотелось найти что-то гибкое с дружелюбным интерфейсом.

В течение 2 месяцев помогали провайдеру формировать требования к системе, тестировали пилотные версии, сами для себя прорабатывали и формировали понимание нужного функционала. Совместно сформировали первую информационную структуру, составили план по наполнению и разделили зоны ответственности по администрированию платформы.

После выхода первой версии понадобилось 2 недели для ее первичного наполнения контентом, интеграцию в структуры компании и другие настройки системы.

Еще 2 месяца ушло на создание первого блока обучающих материалов для наших партнеров и клиентов. Затем мы пригласили на «Д’Экстру» первых внешних пользователей с некоторыми ограничениями по видимости контента.

Задействованные инструменты

Во-первых, создание открытого для всех корпоративного портала само по себе стало важным инструментом внутреннего сервиса. Новостная лента и база знаний с документами и описанием различных процессов в компании сократила время поиска нужной информации для сотрудников и снизила загрузку службы HR.

Во-вторых, для привлечения разных категорий сотрудников на портал, использовали различные инструменты вовлечения и геймификации:

• Интерактив  к любой сущности на портале – ее можно «лайкнуть», прокомментировать, сохранить в избранное и порекомендовать – это стоит отдельно отметить, так как инструмент помог вовлечению через коммуникацию между коллегами
• Фотоконкурсы на разные темы (про спорт, про лучшие моменты в истории «Декёнинк», про карантин, про урожай на даче и даже про рецепты для разнообразного питания во время локдауна). Это хорошо сработало во время пандемии, когда общения в офлайне осталось мало.
• За достижения в профессиональной области и активность на портале разработали целую систему бейджей, а в конце года к бейджам добавились корпоративная валюта Гут-коины (в честь нашего генерального директора), которую можно потратить в магазине полезных вещей там же на «Д’Экстре»
• Мы стали знакомить сотрудников друг с другом, используя такие инструменты, как нестандартные блиц-интервью со старожилами, очерки о юбилярах по стажу, заметки о новичках в компании.

В-третьих, для создания обучающего блока мы использовали все виды онлайн-материалов:

• Видео
• Тесты для оценки знаний
• Курсы и программы обучений
• Вебинары
• Библиотека книг, отображенная и администрируемая также на «Д’Экстре»
• Мастер-классы с внутренними экспертами – первой ласточкой стала серия обучающих видео по финансовой грамотности от финдиректора компании

Также есть возможность миксовать офлайн и онлайн формат обучения.

Для дополнительного развития внедрили:

- Проект «Спикер в офисе», в рамках которого у наших слушателей есть возможность лично познакомиться и пообщаться с интересными людьми из совершенно разных областей, от волонтерства до предпринимательства и развития высококлассного клиентского сервиса.

- Книжный клуб, в котором раз в квартал обсуждаются прочитанные книги.

- Мы и раньше задавали определенную тематику года (к примеру, год спорта), но с появлением платформы этот инструмент стал более результативным и вовлек больше людей. Так, 2020 год стал для нас годом экологии. Мы смогли собрать большое количество интересного контента, развить программу раздельного сбора мусора в офисе, сподвигнуть сотрудников к более осознанному потреблению за счет простых вещей (экономия электричества, снижение использования пластика, сдача ненужных вещей в благотворительные фонды).

,

Отдельный блок инструментов связан с различными видами обратной связи:

- Сбор обратной связи от внутренних и внешних пользователей в виде опросов на актуальные темы.

- Автоматизированный инструмент сбора ISCI (оценка удовлетворенности внутреннего клиента).

- Возможность оценивать компетенции сотрудников методом 360.

Вишенкой на торте, повысившей эффективность многих процессов, стал перевод в онлайн заявок с автоматизированным отслеживанием статусов.

Сложности в реализации проекта

Основная сложность была в согласовании со штаб-квартирой локального решения в вопросе выбора платформы для реализации. Также приходилось мотивировать сотрудников пользоваться порталом для тех или иных функций. Дополнительно стимулировали команду «реагировать» комментариями и лайками на полезный и актуальный контент. Для этого даже запускали интересные квесты на портале, где сотрудники могли найти ошибку или первыми ответить в комментариях на спрятанный в тексте вопрос за символический приз.

Во время карантина портал стал единственной связующей ниточкой и информационным каналом для всей команды. Количество просмотров информационных сообщений от руководства зашкаливало.

Многие наши клиенты и партнеры решили использовать период самоизоляции для обучения своих сотрудников. Портал «Д’Экстра» стал надежным подспорьем в этом вопросе.

Примерно через год пришли первые результаты наших усилий в плане вовлечения сотрудников в различные инициативы: стало появляться самостоятельное инициирование проведения конкурсов, написания статей, финансовый директор записал целый курс по управлению личными финансами по запросу от сотрудников.

Результаты проекта

На 20% сократилась нагрузка на кадровую и административную службу за счет автоматизации процесса адаптации, доступа к графикам, таблицам, и другим важным документам.

За первый год создано 42 обучающих курса и прошли более 3500 сессий взаимодействия с обучающими материалами внешними и внутренними пользователями.

Быстрый запуск (2 недели) силами небольшой инициативной группы (без привлечения ИТ) за доступный бюджет.

Порталом пользуется более 80% сотрудников и более 160 наших клиентов и партнеров, это 2000 авторизаций в месяц.

По результатам опроса 85% пользователей находят портал удобным, 83% –  полезным и информативным.

Среди важных результатов внутри компании:

Электронный портал помог увеличить на 40% охват сотрудников. Это особенно важно, так как далеко не у всех коллег на производстве есть электронная почта и возможность получать регулярные сообщения.

Смотрите также: «Включай будущее»: как создавалась бренд-архитектура Группы М.Видео-Эльдорадо

2500 точек контакта оценено по опросу ICSI (удовлетворенность внутреннего клиента).

Более 30 развивающих и социальных мероприятий в год: «Книжный клуб», «Видео-клуб», «Спикер в офисе», «Тема года».

Развитие корпоративной культуры через традиции и творчество: на портале около 7 постоянных рубрик, а также конкурсы, опросы, корпоративный магазин.

6 минут – среднее время на странице, это показывает интерес к публикуемой информации на портале.

Портал «Д’Экстра» – не только творческий элемент внутренней инфраструктуры, но и часть клиентского сервиса.

Фото Deceuninck

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}