Политика общения в нерабочее время

Лестер Тан – журналист в области HR, бывший исполнительный директор по корпоративным коммуникациям Сингапурской организации моряков.

Сингапурский альянс выпустил руководство по общению с сотрудниками в нерабочее время, чтобы гармонизировать баланс работы и жизни. Оно охватывает 7 элементов: цель политики, характер работы, ожидания от общения в нерабочее время, коммуникацию, ответственность сотрудника и менеджера по персоналу, внедрение политики.

Читайте также: 11 рекомендаций по коммуникации с сотрудниками в условиях постоянных перемен – эксперты Форбс

Так как же написать собственную политику компании об общении в нерабочее время?

1) Цель. Начните с определения цели вашей политики общения в нерабочее время. Например, как компания может поддерживать гармонию между работой и личной жизнью всех сотрудников, а также соответствовать запросам государственных учреждений и партнеров.

Шаблон: «Компания признает важность установления разумных ожиданий от сотрудников для достижения гармонии между работой и личной жизнью и желает наладить политику общения в нерабочее время для всех. Такого общения нельзя полностью избежать из-за характера различных должностей, но принципы и намерения политики должны соблюдаться там, где это возможно».

2) Характер работы. Здесь цель состоит в том, чтобы обозначить критические для бизнеса ситуации, например, нарушения безопасности, поломку оборудования, влияющую на бизнес-операции, проблемы со здоровьем и безопасностью, угрозы кибербезопасности и так далее.

Шаблон: «Хотя политика направлена ​​на формирование культуры труда, способствующей благополучию сотрудников, мы осознаем, что могут возникнуть ситуации, когда необходимо связаться с сотрудниками в нерабочее время. Это также может понадобиться потому, что различные роли выполняются по-разному, поэтому нужно реагировать на потребности клиентов и бизнеса по мере необходимости».

3) Ожидания. Идея здесь состоит в том, чтобы установить разумные ожидания относительно служебного общения в нерабочее время.

Шаблон: «Руководители должны быть внимательны при общении с сотрудниками в нерабочее время, независимо от платформы общения, которая включает в себя: телефонные звонки, SMS и приложения для обмена сообщениями. Эта политика должна применяться и к сотрудникам, находящимся в отпуске. С этими сотрудниками не следует связываться, если только вопрос не срочный или нет другой альтернативы».

4) Связь. Задача здесь - четко определить способ общения в различных ситуациях.

Шаблон: «В критических вопросах с персоналом можно связаться через установленный для организации режим связи (название приложения, телефон и так далее). При контакте с другими работодатель/работник должен четко обозначить следующее: проблему, необходимые действия, время завершения и желаемый результат. Компания размещает список лиц из каждого отдела в качестве контактных лиц по критическим деловым вопросам».

5) Ответственность сотрудников. Чтобы эта политика была осуществима, сотрудники должны четко понимать свою ответственность.

Шаблон: «Каждый сотрудник должен понимать важность и специфику политики общения в нерабочее время. Работник обязуется своевременно соблюдать его/ее объемы работ, чтобы можно было свести к минимуму возникновение важных задач, превращающихся в критические и очень срочные; уважать установленные часы работы других сотрудников и избегать регулярных контактов с ними по рабочим вопросам в нерабочее время; предоставлять обратную связь супервайзеру по параметрам политики связи в нерабочее время».

Смотрите также: Образовательный проект «Большие гонки» для сегмента B2O нацелен на обучение human-to-human подходу

6) Ответственность менеджера по персоналу. Как и в любой политике, ориентированной на сотрудников, HR играет ключевую роль.

Шаблон: «Менеджер по персоналу должен контролировать политику организации в нерабочее время в отношении общения посредством четкого указания параметров политики, включая вероятность возникновения неотложных дел; должен включать политику общения в материалы на различных этапах трудоустройства, в процессы адаптации. Также менеджер должен обеспечивать защиту сотрудников от каких-либо наказаний, если они не могут ответить на вопросы, связанные с работой, в нерабочее время».

7) Внедрение. Альянс рекомендует организациям провести трехмесячный пробный период новой политики, чтобы пересмотреть и усовершенствовать ее. В конце испытательного срока руководитель и вовлеченные сотрудники должны дать оценку и рекомендации для продолжения существования политики общения в нерабочее время.

Оригинал статьи  — Источник

Данный материал был взят из еженедельного обзора мировых HR-СМИ, подготовленного для слушателей Академии HR-tv.ru . Если и Вы хотите каждый понедельник получать свежую подборку переводных материалов, то подключайтесь к нашей образовательной среде и чату поддержки. Подробнее о подписке .

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна