Email-маркетинг для рекрутера: как писать письма кандидатам

HR-специалисты постоянно изобретают новые способы для привлечения внимания кандидатов. Но одно остается неизменным — при подборе персонала используют всем известную воронку. И от того, насколько будут хорошие вводные, зависит весь дальнейший процесс. Как вести переписку с кандидатами, рассказывает Марина Степихова , Team Lead HR компании Usetech.

Для человека XXI века мобильный телефон стал постоянным спутником жизни, а общение в месседжерах — самым удобным способом связи. В день мы получает от 20 до 50 сообщений, среди них легко упустить важное. Множество почтовых рассылок попадает в корзину или так и остается непрочитанными. И дело не только в «спам-системах», но и в самих письмах: они не цепляют внимание получателя, не вызывают заинтересованность. Хорошо продуманное письмо, в полной мере раскрывающее тему, еще никому не навредило .

Читайте также: Чек-лист: как применять продуктовый подход в HR

Компания Usetech занимается разработкой программного обеспечения, наши ключевые сотрудники и потенциальные кандидаты — это специалисты ИТ-сферы, которые крайне тяжело идут на контакт, предпочитают общаться через месенджеры, реже — электронную почту, и только когда они действительно заинтересуются, то будут готовы перейти на общение «голосом». За 14 лет активного хантинга мы разработали свой регламент привлечения внимания нужных нам людей.

Создание сообщения

1. При наличии шаблона  обязательно берите его за основу. Шаблон — не догма, изменения возможны, но они должны быть уместны и обоснованы. И вы должны быть готовы объяснить свое решение.
2. Следуйте рекомендациям данного документа. Хотя они  — тоже не догма.

В нашей компании существуют несколько шаблонов писем для кандидатов: исходя из возраста соискателя, а также отдельные письма «холодным» кандидатам. Шаблон содержит не только выверенную (сотрудниками PR, HR и Sales-отделов) информацию о компании, но и представление самого рекрутера.

В начале письма

1. Старайтесь всегда обращаться по имени в начале или, если это уместно, в середине письма.
2. При приветствии имя соискателя ставьте на первое место. Предпочтительная форма — «имя, здравствуйте!».
3. При наличии даже незначительного повода постарайтесь сказать человеку что-то приятное:

–  поблагодарите (за быстрый или подробный отклик, присланную информацию или материалы, готовность порекомендовать коллег и т.д.);

– поздравьте (с успешным прохождением этапа и т.д.);

– сделайте комплимент (в духе «с Вами приятно иметь дело» или «приятно иметь дело с человеком, который …»).

1. Выносите название компании и должность, которую вы хотите предложить, в тело письма.
2. Четко и как можно раньше обозначьте цель сообщения, если она не вытекает из предыдущего общения.
3. Обращайтесь к кандидату на «Вы». Если такая высокопарность смущает — на «вы» с маленькой буквы, но не на «ты». Придерживайтесь такого формата, по крайней мере, до момента, когда кандидат сам не предложит перейти на «ты».
4. Излагайте свои мысли ясно и понятно. Например, не надо писать «способность предлагать решения». Какие? В каких ситуациях?
5. Старайтесь создавать стилистически единообразные тексты, прежде всего, внутри одного сообщения.
6. Старайтесь писать максимально простой текст, приближенный к разговорному. В частности, избегайте:

В основной части письма

– канцеляризмов («предлагаю к рассмотрению позицию»);

– сложных или необязательных оборотов и сослагательного наклонения. Например, фразу  «меня привлек Ваш опыт, по этой причине хотела бы предложить к рассмотрению позицию» лучше заменить на «меня привлек Ваш опыт, предлагаю Вам позицию»;

– усложненных наименований компании .

1. Старайтесь выбрать уместный уровень неформальности и выдерживать его во всех аспектах в сообщении (обращение на «Вы» / «вы» / «ты», отсутствие / наличие / частота употребления смайликов, общий тон и т.д.).
2. С майлики допустимы, но в разумных пределах и с учетом выбранного уровня формальности текста. В любом случае, избегайте чрезмерности и сложных (не всем понятных) конструкций.
3. Проявлять эмоциональность лучше, чем совсем ее избегать, но все хорошо в меру и должно соответствовать уровню формальности текста.
4. В разумной и комфортной для себя степени подстраивайтесь под кандидата. Это касается всех аспектов общения: стиль, терминология, неформальность (переход на «ты», переход на «привет»), эмоциональность (включая использование восклицательных знаков) и т.д.
5. Избегайте преувеличений или тезисов, которые могут вызвать сомнения, например:

«Работая в компании, все сотрудники знают друг друга в лицо» (она такая маленькая?);

«Огненные вечеринки» не только не привлекут типичного кандидата 35+, но и могут оттолкнуть (впишусь ли я в столь молодежный коллектив?).

1. Избегайте конфликтогенов, то есть слов или фраз, могущих вызвать негативную реакцию и спровоцировать конфликт.
2. Старайтесь давать максимально конкретные ответы на вопросы кандидата. Например, на вопрос «Какая вилка оплаты на руки?» не стоит отвечать «Нужно обсуждать индивидуально». Нам точно нечего сказать? Хотя бы что-то хрестоматийное в духе «Определяется по результатам техинтервью»?
3. Видя сомнения или возражения кандидата, начинайте активную работу с ними, по возможности переводя обсуждение в устный формат (об этом подробно поговорим ниже).
4. Когда просите выполнить тестовое задание, старайтесь дать понять, что это не займет много времени («небольшое тестовое задание») — это особенно важно для руководящих позиций. Если предвидите или уже увидели сдержанную реакцию кандидата, постарайтесь смягчить отношение, объясняя, что таковы правила заказчика, что вы все понимаете, но очень бы просили пойти им навстречу и т.п.

В конце письма

Основная задача концовки письма — расстаться на позитивной или хотя бы конструктивной ноте. Для этого:

1. Пожелайте успеха (можно удачи, но лучше — успеха), если планируете продолжить общение с кандидатом.
2. Сделайте ясный и четкий call for action, если хотите получить какую-то реакцию от соискателя: «Готовы пообщаться?» или даже энергичнее — «Давайте пообщаемся? Когда и как мне Вам позвонить?».
3. Добавьте уместную благодарность («Спасибо!» или «Заранее спасибо!»)
4. Пожелайте чего-то позитивного, как минимум, «хорошего дня» или релевантного времени суток. Если кандидату предстоит, например, поездка — счастливого пути или комфортного перелета.

Смотрите также: Внедрение HRM-технологий в ПАО «Ростелеком»

Подпись в конце письма

Помимо логотипа компании и контактных данных,  мы вынесли в подпись ссылки на наши соцсети, чтобы заинтересовавшийся кандидат мог ознакомиться с жизнью компании, а также информацию о реферальной программе. Даже если вы не договоритесь с потенциальным соискателем, возможно, он порекомендует вас кому-то из своих коллег и друзей, получив при этом весомый денежный бонус.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна