«Банк идей»: как повысить вовлеченность сотрудников в дела компании

Вовлеченность персонала – один из важнейших факторов успеха для любого бизнеса. Многие развивающиеся компании уделяют внимание обратной связи от сотрудников и способам оптимизации существующих процессов. Но не все понимают, как здесь важна системность – в сборе, в отработке, в обзоре и контроле внедрения, в анализе эффективности внедренного результата.

Татьяна Торкаш ова , администратор «Банка идей» PERI Россия, рассказывает о проекте, который помог компании организовать процесс работы с идеями сотрудников.

Быть частью чего-то большего

PERI – это компания про и для сотрудников, мы максимально стараемся услышать голос каждого. Поэтому для нас очень важно иметь в своем распоряжении канал коммуникации, который давал бы возможность всем членам команды влиять на жизнь компании, оптимизировать рабочий процесс для себя и своих коллег. Мы работаем с вовлеченностью сотрудников и стараемся на деле демонстрировать, как собственная инициатива способна повлиять на существующие реалии.

Читайте также: Как мотивировать сотрудников с помощью сервиса «Есть идея»: опыт компании ZENDEN

Каналом, который позволяет нам добиваться этих целей, стал «Банк идей». Главная цель проекта – привлечение сотрудников компании к решению внутренних вопросов бизнеса относительно:

• достижения бизнес-показателей,
• снижения издержек,
• повышения эффективности существующих и внедрения новых бизнес-процессов,
• внедрения инноваций и улучшения условий работы.

«Банк идей» стартовал еще в 2015 году. На тот момент динамика рынка задавала быстрый темп изменений, новаторских идей и решений. Тогда же мы запустили локальное производство, расширили штат сотрудников, ввели новые функции в компании. В связи с этим нам требовалось понять, что мы можем улучшить, доработать, внедрить, чтобы стать еще более уверенным игроком на строительном рынке. А кто, как не сами сотрудники, могли нам в этом помочь?

Проектной командой отдела маркетинга и HR было принято решение о создании места, в котором коллеги из разных структурных подразделений могли бы подать интересные и полезные идеи для улучшения различных сфер жизнедеятельности нашей компании. Далее был разработан свод правил, регламентирующий основные принципы работы проекта, который и получил название «Банк идей».

Каждый голос важен

«Банк идей» – это отдельный системный процесс в рамках PERI Россия, со своей структурой, регламентом, командой экспертов. За счет такого деления нам удается обеспечить четкую организацию работы с обратной связью сотрудников.

Поделиться идеей может каждый. Административный персонал использует для этого корпоративную сеть ИмПЕРИя. Для сотрудников склада и производства работает отдельный канал подачи идей на бумажных бланках.

Впрочем, есть и некоторые ограничения в процессе подачи предложений: не бюрократические, а скорее обоснованные здравым смыслом. Так, мы не принимаем идеи, которые уже находятся в разработке, пусть даже частично, в рамках другого процесса или проекта. Также не рассматриваются предложения, реализация которых входит в непосредственные трудовые обязанности инициатора. Такое случается редко, но мы в любом случае внимательно анализируем все заявки. Ведь мы ждем действительно прорывных идей с неким уникальным результатом.

Мы стараемся подогревать интерес и привлекать как можно больше коллег к подаче предложений и их осуществлению. Нам важно, чтобы реализаторов было не 1-2, а целая команда, ведь с таким подходом и результат будет достигаться быстрее. Поэтому мы регулярно формируем обзор по текущей статистике «Банка идей», по достижениям реализаторов.

Мы также даем сотрудникам возможность поддержать предложения коллег, инвестируя в них нашу внутреннюю валюту – «пряники», которые при реализации идеи увеличиваются на определенный коэффициент. За накопленные пряники сотрудник может приобрести понравившийся сувенир PERI либо другой приятный подарок на Лавке пряников, которая проводится 2 раза в год и которую сотрудники компании всегда с нетерпением ждут.

Оценку идей осуществляет постоянный состав специалистов, за которыми закреплены отдельные тематики, например, продукты, работа с людьми, IT-сфера, мероприятия для сотрудников и другие. Каждый месяц проходит Экспертный совет, где обсуждают возможность и необходимость воплощения той или иной идеи, определяют вознаграждение команде реализаторов, а также коэффициент для начисления дивидендов на пряничные инвестиции. Каждый инициатор имеет право присутствовать на Экспертном совете для защиты своего предложения.

Отобранные предложения отправляются на реализацию. Идеи, которые были признаны перспективными, но на момент рассмотрения не могут быть воплощены в жизнь – например, с точки зрения необходимых ресурсов, – попадают в «Золотой запас». Каждые полгода проводятся отдельные экспертные советы, где обсуждаются именно временно отложенные предложения.

В конце года мы всегда подводим итоги и путем общего голосования определяем лучшую реализованную идею, инициаторы и исполнители которой получают памятную статуэтку, а также топ-инициаторов. Обычно между лидирующими идеями происходит настоящая гонка, в том числе за счет сотрудников, которые активно поддерживают понравившиеся проекты.

Нет предела совершенству

За несколько лет существования «Банк идей» видоизменялся и дорабатывался. Например, в 2021 году было выпущено обновленное положение по «Банку идей», регулирующее процесс начиная с момента подачи идеи и заканчивая порядком и формой вознаграждения, номинациями по итогам года. Состав экспертного совета был пересмотрен таким образом, чтобы максимально охватить все тематики идей. Зафиксированы номинации по итогам года, дополнены ориентиры для принятия решений о пряничном либо денежном вознаграждении за реализацию идеи. Например, в случае, если предложение претендует на денежное вознаграждение по итогам реализации, при защите должен быть предоставлен расчет экономической выгоды. Мы также зафиксировали коэффициенты для начисления дивидендов инвесторам в идеи и периодичность проведения экспертных советов по «Золотому запасу».

Мы и сейчас находимся на пороге изменений: обсуждаем обновление платформы для подачи идей сотрудниками, в будущем рассматриваем возможность принимать с ее помощью предложения от клиентов. Планируем к существующим номинациям добавить рейтинг идей-лидеров, которые не только были реализованы, но и собрали больше всего инвестиций. Также мы рассчитываем обеспечить более активное вовлечение производственного и складского персонала за счет организации регулярных очных встреч для обзора по активным предложениям.

Для нас очень важно работать над качеством подаваемых предложений – чтобы они были максимально востребованы здесь и сейчас. И результаты уже видны: каждый год процент реализуемых предложений от количества поданных растет. За последние 3 года этот показатель вырос с 22% до 41%. Этот год еще не завершен, но доля реализуемых идей уже достигла 56%.

Наши достижения

«Банк идей» привлекает все больше участников. В среднем сотрудники подают 5-6 предложений в месяц. Это хороший показатель, который формирует достаточный пул идей – рассматриваемых и реализуемых. Такой постоянный процесс улучшений.

В настоящий момент в активной проработке находятся порядка 40 идей. А в общей сложности с момента запуска в «Банк идей» подано более 500 предложений, треть из которых реализована самими сотрудниками.

Например, в 2020 году лучшей была признана идея об оптимизации процессов в единый стандарт сортировки. Предложение заключалось в том, чтобы собрать в один ресурс – облако – всю необходимую информацию: каталоги, критерии качества арендного материала и его упаковки, адресное хранение на складе, правила закрытия сортировок и инструкцию по использованию самого облака. Внедрение идеи не потребовало денежных затрат: она была реализована силами сотрудников склада. Зато результаты были очень впечатляющие. Временные трудозатраты сотрудников склада при поиске необходимой информации сократились на 70%. Идея вышла на международный уровень PERI: сейчас и коллеги из других стран применяют подобный подход.

Смотрите также: Новый офис MSD повысил вовлеченность сотрудников

Также сейчас в процессе реализации идея «Боевое крещение стройкой», по результатам которой будет проработана механика и содержание посещения строительных объектов сотрудниками нашей компании, в частности руководителями проектов и инженерами. Такая практика позволит окунуться в рабочий процесс сборки, монтажа, демонтажа и ухода за системами, которые предлагает наша компания. Участие в этом процессе супервайзеров превратит эти тренинги в настоящие мастер-классы. Как результат – более полное понимание «внутренней кухни» строек, работы с системами опалубки, возможно, укрепление отношений с клиентами, на чьих площадках будут проходить такого рода обучения.

Результаты проекта «Банк идей» доказывают, что это успешная идея, которая действительно позволяет вывести получение обратной связи от сотрудников на новый уровень. Коллеги генерируют и осуществляют предложения в дополнение к своей основной работе, а значит, они видят в этом ценность . И мы как компания с каждым годом растем и развиваемся вместе со своими сотрудниками.

Фото PERI Россия

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна