Английский для переговоров: как HR подготовить команду к выставке за 2–4 недели

Перед началом подготовки нужно определить, какие задачи сотрудникам предстоит решать на переговорах или выставке. Например, менеджеру на стенде нужно за минуту рассказать о компании, заинтересовать посетителя и обменяться контактами. Переговорщику — провести встречу, ответить на вопросы по продукту и обсудить коммерческие условия. Техническому специалисту может понадобиться объяснить сложную характеристику продукта простыми словами.

От этого зависит программа, лексика и упражнения. В iStudy методисты разрабатывают программы с учетом языкового уровня и профессиональных задач сотрудников. Где-то оправдан полноценный интенсив с преподавателями и погружением в английский, где-то достаточно нескольких занятий и самостоятельной практики между ними. Выбор зависит от сроков, бюджета, уровня сотрудников и сложности предстоящего мероприятия. При ограниченном времени лучше готовить людей под конкретные ситуации, а не пытаться охватить весь английский.

Когда задачи определены, можно переходить к тренировкам. Важно поставить команду в ситуации, с которыми она действительно может столкнуться.

Главный принцип короткой подготовки — около 80% времени отдавать симуляциям реальных ситуаций. Вместо того чтобы разбирать условный диалог из учебника, команда репетирует будущую выставку или переговоры. Один сотрудник становится клиентом, другой — представителем компании. Клиент задает вопросы, перебивает, просит уточнить условия, высказывает возражения по цене или неожиданно меняет тему.

Сценарий можно постепенно усложнять: сначала сотрудник отвечает на знакомые вопросы — потом получает неожиданный вопрос — затем приходится одновременно презентовать продукт, реагировать на возражения и поддерживать разговор.

Такая практика учит сотрудника быстрее подбирать формулировки на английском, принимать решения и ориентироваться, если разговор пошел не по подготовленному сценарию. Отдельно стоит отрабатывать ситуации, в которых человек не понял собеседника или не знает ответа.

Это формат обучения, при котором участники на время полностью переходят на изучаемый язык в работе и общении. Так у них появляется больше возможностей практиковаться.

Это может быть, например, недельный выездной интенсив с полным погружением. Такой формат мы использовали в работе с командой «Газпрома». Мы создали искусственную «англоязычную зону», в которой сотрудники использовали английский 24/7 — не только на занятиях, но и во время рабочих обсуждений, перерывов, игр и других командных активностей.

Конечно, не каждой компании нужен именно недельный выездной тренинг, но его принципы можно применять в офисе.

Например:

• часть встреч проводить на английском,
• сделать кофе-брейки англоязычными,
• организовать командные задания,
• договориться, какие вопросы сотрудники обсуждают только на английском.

Смысл такого формата в том, чтобы сотрудники привыкли к общению на английском и меньше боялись ошибок.

При короткой подготовке несколько часов одинаковых занятий подряд — не лучшая идея. Сотрудники устают, внимание рассеивается, и английский начинает ассоциироваться с еще одной обязательной задачей. Поэтому форматы лучше чередовать: часть времени сотрудники работают индивидуально, затем переходят в пары, потом объединяются в небольшие группы. Можно чередовать презентации, переговоры, игры, разбор ошибок и короткие задания.

В некоторых программах можно использовать co-teaching — занятия одновременно ведут русскоязычный преподаватель и преподаватель-носитель языка. Русскоязычный учитель может быстро объяснить сложную конструкцию или ответить на вопрос, который мешает сотруднику двигаться дальше. Носитель языка дает живую речь и показывает особенности делового общения. Это особенно удобно, если в группе есть сотрудники с разным уровнем английского, тогда задания можно адаптировать под каждого.

Можно также подключить игровые механики: рейтинги, командные задания. Элемент соревнования добавляет азарта и делает привычные упражнения более живыми и интересными.

Еще один полезный формат — деловой клуб или круглый стол с участием экспертов из отрасли. Такое мы тоже организовывали для «Газпрома» — сотрудники презентовали свои продукты, вели переговоры в реальном времени и получали обратную связь и от практиков рынка, и от преподавателей английского.

Чем меньше времени на подготовку, тем меньше смысла в абстрактных упражнениях из учебника. Лучше взять то, с чем сотрудники постоянно работают: презентации, спецификации продуктов, кейсы компании, вопросы клиентов и типичные возражения.

Мы, к примеру, часто используем обучение через решение рабочих задач (problem-based learning): сотрудник получает реальную рабочую ситуацию и должен решить ее на английском. Например, ответить на сложный вопрос клиента или объяснить характеристики продукта. В этот момент сотрудник думает не о том, какое грамматическое время выбрать, а о том, как объяснить свою позицию и что ответить клиенту. Язык отрабатывается прямо в процессе.

К основным занятиям полезно добавить пять — десять минут ежедневной практики. Пользу распределённой во времени практики для изучения иностранного языка подтверждает метаанализ Ким и Уэбба (2022).

Короткие задания можно встроить прямо в рабочий день и не выделять для них отдельное время. HR может публиковать задания в рабочем чате, например: «Опиши наш продукт в трех предложениях» или «Ответь на возражение клиента».

Еще один вариант — проводить еженедельные конкурсы на лучшую формулировку или самый удачный ответ клиенту. Победители получают баллы в общей системе геймификации. Можно объединить сотрудников в пары и договориться, что в определенные часы или во время кофе-брейков они общаются только на английском. Такой формат помогает регулярно практиковаться между основными занятиями.

Еще один инструмент — короткие видео. Сотрудник каждый день записывает минутный рассказ о своей работе на английском, а потом пересматривает его и сам отмечает, где запнулся, долго подбирал слова или слишком часто повторял одну и ту же фразу. Это помогает постепенно замечать свои ошибки и увереннее говорить.

ИИ удобно подключать там, где сотруднику нужно много раз повторить одну и ту же ситуацию. К примеру, на выставке разговор часто начинается не с презентации продукта. Сначала нужно познакомиться, обменяться несколькими фразами, спросить, откуда приехал человек и чем он занимается. Для сотрудника, который редко общается на английском, именно такие разговоры могут оказаться неожиданно сложными.

Особенно удобно тренировать с помощью ИИ small talk. Можно несколько раз отрепетировать знакомство, разговор о компании, отрасли, выставке или поездке, прежде чем делать это с реальным человеком. При этом полностью заменять преподавателя и живое общение на общение с ИИ не стоит. Это скорее дополнительный тренажер, который помогает практиковаться между занятиями.

Полезно заранее выучить несколько универсальных фраз на случай, если сотрудник не понял вопрос, не знает, что ответить, или просто растерялся. Например:

• Let me rephrase that… — «Позвольте, я переформулирую»;
• Could you elaborate on that? — «Можете подробнее рассказать об этом?»;
• Could you repeat the question, please? — «Не могли бы вы повторить вопрос?»;
• Let me check this with my colleague. — «Я уточню это у коллеги».

Такие фразы помогают выиграть время и справиться с растерянностью. Их нужно несколько раз использовать в ролевых играх, чтобы на реальных переговорах они вспоминались без долгих раздумий.

Проверять результат лучше не по количеству выученных слов, а по конкретным задачам. Например, может ли сотрудник ответить на пять типовых вопросов, за две минуты рассказать о продукте или провести короткий диалог с клиентом. Для этого подойдут простые чек-листы. После каждой симуляции можно давать обратную связь по схеме «два плюса, одна зона роста». Сотрудник понимает, что уже получается и над чем еще нужно поработать.

Финальную проверку лучше провести в формате полноценной симуляции переговоров или дня на выставке. Если у части команды начальный уровень, можно выбрать двух-трех с более уверенным английским для сложных переговоров, а остальных научить базовому общению и передаче клиентов со сложными вопросами коллегам. Результат стоит оценивать и с точки зрения бизнес-задачи: например, может ли сотрудник заинтересовать клиента, выяснить его потребность и договориться о следующем шаге.

Не обязательно использовать все методы сразу. Мы в iStudy выбираем несколько подходящих инструментов и собираем из них программу под конкретную команду, сроки и задачи.

Выбирая корпоративные курсы английского, HR и специалисту по закупке обучения стоит заранее обсудить с исполнителем рабочие сценарии, материалы компании, нагрузку на сотрудников и критерии итоговой проверки. Это поможет оценить предложение по тому, насколько программа отвечает задаче бизнеса.

Но задача HR — не только организовать обучение, но и помочь сотрудникам чувствовать себя более уверенно. Для этого стоит предусмотреть больше репетиций перед реальными переговорами и разбирать ошибки без публичной критики. Страх ошибиться может мешать общению, поэтому здесь важен психологический комфорт.

Две недели — небольшой срок. Но если не пытаться за это время выучить весь английский, а сосредоточиться на конкретных рабочих ситуациях, подготовить команду к выставке или переговорам вполне реально.