Адаптация персонала: как организовать и настроить онбординг

Процесс адаптации запускается еще до того, как сотрудник переступает порог офиса в статусе новичка. Чтобы человек был самостоятельным, четко понимал свою роль в компании, результативно выполнял задачи и в целом чувствовал себя комфортно, важно снизить уровень стресса с помощью регламентированных процессов онбординга с первых дней работы.

Эльза Егорова , руководитель TalentTech.Адаптация, рассказывает, какие потери несет бизнес из-за неправильного процесса адаптации сотрудников и как этого избежать .

Читайте также: Адаптация сотрудников: как создать приложение для новичков

Слабый процесс онбординга = финансовые потери

Если вовлечь новичка в рабочий процесс не получилось, он может покинуть компанию еще на испытательном сроке. Давайте посмотрим, как это отразится на показателях. Если HR в ИТ-компании зарабатывает 100 тыс. рублей в месяц и от него ждут закрытия четырех вакансий, а на наем сотрудника ушло 1,5 месяца, то в итоге выйдет 37,5 тыс. рублей. Если приплюсовать к этой цифре три оклада сотрудника с учетом налогов, получится  931 тыс., потраченных на одного человека за четыре месяца. Сюда еще можно добавить стоимость рабочих часов наставников, команды, руководителей и бухгалтеров, а также затраты на оборудование рабочего места. А главное — эти затраты улетучились в никуда вместе с его увольнением, то есть бизнес несет значительные финансовые потери.

Как адаптировать сотрудников с помощью технологий

Welcome-book. «Додо пицца» рассказывает в«Додо книге» о ценностях компании через реальные истории из практики сотрудников: почему нужно выбрасывать просрочку, верить клиентам на слово, и как появилась мысль добавить в приготовление пиццы IT-технологии. Так новички чувствуют причастность к команде с едиными принципами и ценностями.

Цепочка писем. Этот вариант используется, если бюджет на адаптацию новичков сильно ограничен. В приветственное письмо можно включить любой контент — даже гифки и видео.

Чат-бот. Новичок может узнать все о компании с помощью бота. Например, с какими коллегами предстоит работать, когда принято обедать, где взять заявление на отпуск, и в какие даты выплачивается зарплата. Также заботливый бот оповещает об окончании испытательного срока и важных корпоративных событиях.

Мобильное приложение с онлайн-квестами. Этот способ адаптации особо хорошо подходит для аудитории в возрасте от 18 до 40 лет. Внутри приложения содержатся специальные задания, которые помогают новичку лучше разобраться в задачах и познакомиться с коллективом. Процесс контролирует наставник, ему можно задавать любые вопросы.

Внутренний портал. HR-специалист заводит новому сотруднику аккаунт в корпоративной локальной сети, а также рассылает во все отделы его фотографию, краткую биографию и задачи. С помощью портала сотрудник может быстро связаться с другими отделами, узнать важные корпоративные новости и получить доступ к обучающим материалам компании.

Особенности онбординга для массовых вакансий

Подготовьте сотрудника к выходу на работу. Работодателю важно, чтобы кандидат для начала дошел до стажировки. Поэтому необходимо провести пребординг — предварительную подготовку сотрудника к выходу на работу .

Занимайтесь микрообучением. Например, начинающих мерчандайзеров можно не запирать в конференц-зале на общем собрании, а сразу дать небольшие задания, например, отправить к полкам магазинов, чтобы они учились на реальных ситуациях.

Контролируйте руководителей-наставников. Предусмотрите возможность получать обратную связь от новичка. Пусть он встретится с наставником, а потом ответит на контрольные вопросы о качестве встречи и усвоенной информации.

…и узких специализаций

Повышайте вовлеченность в работу и приобщайте к корпоративным ценностям. Узким специалистам важно, чтобы их работа имела смысл. Познакомьте их с планами компании и помогите понять, почему их выполнение необходимо и они сами как сотрудники ценны.

Старайтесь снизить уровень стресса нового руководителя. Информируйте новичков о нюансах, которые кажутся вам понятными. Расскажите, как у вас уходят в отпуск, сколько времени отводится на обед, критично ли опоздать на пять минут и как обращаться к коллегам (на «ты» или на «вы»). Так вы снизите чувство неловкости от знакомства с новым коллективом .

Смотрите также: «СИБУР Холдинг» о внутренней ИТ Ассоциации «вИТамин»

Разрабатывайте более сложное и увлекательное обучение. При адаптации руководителей требуется меньше микрообучения, но больше соревновательной механики — чекпоинтов и миссий — и сбора обратной связи. Это повышает интерес узких специалистов к работе и дает им понять, что их мнение и достижения важны для компании.

Главные правила онбординга

1. Все необходимые данные должны быть в открытом доступе. У «синих воротничков» зачастую нет персональных компьютеров, поэтому информацию для них важно упаковать и сделать легкий доступ с мобильных устройств.
2. Разработайте наглядные материалы. Подберите к адаптационным текстам иллюстрации. Замените длинные тексты и своды правил на понятные схемы и инфографику. Расскажите о бытовых моментах с помощью ярких живых фото и коротких видеороликов.
3. Вовлекайте новичков в обучение за счет геймификации. Можно придумать онлайн-квесты и в игровой форме проработать особенности различных рабочих процессов. Небольшие задания не отнимут у новичка много времени, но зато помогут лучше усвоить информацию о корпоративной культуре и ценностях.
4. Не перегружайте новичков ненужными сведениями. Рассказывайте только то, что действительно пригодится в работе. При подготовке контента для адаптации постоянно проверяйте себя контрольным вопросом: «А как это поможет человеку?».

Учитывая эти правила, вы сможете сэкономить бюджет, уменьшить отток кадров, cоздать правильное первое впечатление о компании, увеличить прибыль, вовлечь опытных сотрудников в процесс обучения новичков и организовать комфортную психологическую и рабочую обстановку в командах.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна