Адаптация сотрудников: как создать приложение для новичков

Адаптация персонала — одно из самых очевидных и, одновременно, самых востребованных направлений цифровизации процессов организации. О том, как связать в одну систему ввод нового работника , его обучение и оценку самой адаптации, рассказывает Лилиана Сембаева , эксперт департамента по управлению персоналом компании ERG.

Eurasian Resources Group — компания, которая занимается добычей и переработкой природных ресурсов, в Казахстане у нас девять крупных производственных предприятий. И мы понимаем, что наступила эпоха digital, где каждый человек активно и повсеместно использует цифровые технологии. У нас в компании разработано и больше года успешно функционирует мобильное приложение ERG Guide, нацеленное на быструю адаптацию сотрудников. Скачать его можно на AppStore и PlayMarket.

Читайте также: Адаптация персонала как история знакомства длиною в жизнь

Зачем нужен бот по адаптации

Если говорить о внешних обстоятельствах, то сегодня поколению Х на пятки наступают поколения Y и Z, для которых «цифра» — такая же привычная среда обитания, как реальность. А внутренними катализаторами автоматизации и диджитализации процесса адаптации персонала в ERG стали:

• большое количество иностранных рабочих,
• отсутствие отдельных специалистов по адаптации персонала на предприятиях Группы компаний,
• низкая удовлетворенность процессом адаптации персонала.

Таким образом, HR-службе бот помогает выстроить и унифицировать процесс ввода сотрудников на разные предприятия. А новому сотруднику дает возможность легко освоиться в компании, найти ответы на часто возникающие вопросы .

Но в использовании технологии мы не ограничились новыми сотрудниками, а пошли намного дальше: с помощью приложения мы помогаем командированным сотрудникам чувствовать себя комфортно во всех городах присутствия компании.

Что нужно, чтобы создать бота

Чтобы создать мобильное приложение по адаптации персонала нам потребовалось провести исследование и выяснить, что 82% сотрудников Группы компаний на территории Казахстана используют смартфоны в повседневной жизни. Причем, для категории работников до 35 лет это число вырастает до 93%. Такие результаты нас порадовали — у приложения были все шансы на успех.

Следующим шагом мы собрали группу проекта, которая состояла из команды разработчиков и HR-менеджеров. Работали по принципу agile — с помощью спринтов.

Изначально приложение задумывалось только для новых сотрудников и их приобщения к корпоративной культуре компании. Но у нас существует ротация в рамках кадрового резерва среди предприятий ERG. Кроме того, мы приглашаем к себе иностранных сотрудников. Поэтому практически сразу родилась идея немного расширить функционал приложения, и с его помощью адаптировать людей к городу пребывания и культуре Казахстана в целом.

Пример сценария адаптации в ERG

Механизмы адаптации удалось отладить и выстроить довольно быстро в Управляющей компании, так как мне приходилось совмещать функции оценщика и специалиста по адаптации.

В Управляющей компании адаптация начинается еще до выхода новичка на работу. Если сотрудник иногородний, то специалист по адаптации звонит ему до прибытия в столицу, предлагая помощь в поиске подходящего жилья. Компания при внутригрупповом переводе компенсирует стоимость жилья на срок до полугода.

Также мы автоматизировали процесс подачи заявки на создание рабочего места новому сотруднику. Была разработана система самообслуживания HPSM, которая позволяет специалисту по адаптации при помощи одного клика подать заявку в АХО и ИТ — для нового сотрудника определят кабинет, поставят стол и подключат компьютер.

В день первого выхода человека на работу его встречает рекрутер, который провожает на оформления документов в отдел кадров и уже после этого нового сотрудника передают специалисту по адаптации. Для новичка проводится экскурсия по офису и выпускается электронная рубрика о начале деятельности нового работника.

А самому сотруднику приходит приветственное письмо, где имеется ссылка на «Уголок новичка» на интранет-портале и ссылки для прохождения обязательного обучения:

• комплаенс,
• информационной безопасности,
• работе в системе электронного документооборота.

Есть также курс по SAP, он назначается автоматически в зависимости от должности, но популярен и необходим в основном на предприятиях ERG.

Затем в назначенное время новый сотрудник приглашается на welcome-тренинг. Ответы на оставшиеся после него вопросы человек может найти в приложении или обратиться к специалисту по адаптации.

Эффективность адаптации оценивается автоматически по итогам прохождения работником испытательного срока. Ее нам удалось реализовать на платформе E-learning. Таким образом, мы имеем электронную базу с отчетами и можем отслеживать динамику процесса адаптации персонала. Так система работает в Управляющей компании.

На предприятиях ERG система практически не отличается. Там также действует приложение ERG Guide, сотруднику достаточно выбрать город и он увидит информацию уже по своим предприятию и локации. Отличие только в том, что в цехах за новыми сотрудниками закрепляются наставники и для производственного состава не издают электронную рубрику о новом сотруднике . Это действует только для АУП персонала предприятий.

Какие функции «зашиты» в приложение

Наше приложение имеет шесть вкладок:

• с основной информацией,
• о компании,
• календарь,
• карты,
• часто задаваемые вопросы,
• настройки.

Раздел с настройками позволяет выбирать локацию (один из девяти городов присутствия ERG) и язык (казахский, русский или английский). В «картах» можно увидеть предприятия ERG на территории Казахстана и информацию о производствах. Все данные очень подробные и актуальные.

Если мы говорим о вводе нового сотрудника, то информация условно разделена на два направления: адаптация к компании и адаптация в городе.

Если речь идет о местном работнике, то ему будет полезен только раздел с информацией о жизни в компании. Там он найдет «шпаргалку» на первые 30 дней работы:

• адрес офиса и как туда добраться,
• где рядом с офисом можно пообедать,
• какие у нас есть переговорные и как правильно их забронировать,
• условия работы на период испытательного срока и как они изменятся после его прохождения,
• раздел с полезными контактами и кратким описание функционала каждого сотрудника.

Если мы принимаем на работу иногороднего, не важно, в какой из городов присутствия ERG, то на него работают одновременно два направления приложения. Помимо адаптации к корпоративной жизни, новый сотрудник осваивается еще и в новом городе. Для этого в ERG Guide предусмотрены разделы:

• достопримечательности городов,
• особенности национальной кухни,
• адреса кафе и ресторанов с указанием суммы среднего чека,
• особенности транспортной системы,
• адреса всех торговых центров и маршруты до них,
• раздел «Куда сходить и что посмотреть», спорт и отдых, культурный досуг,
• раздел с названиями жилых комплексов и улиц, расположенных в шаговой доступности от офиса.
• раздел по миграционно-визовой поддержке,
• все о медицинском страховании,
• информация по школам и детским садам города.

Кроме того, приложение прекрасно решает и задачу адаптации командированного сотрудника в города присутствия ERG. Всю вышеперечисленную информацию, адреса и фото гостиниц, а также среднюю стоимость номера человек тоже может найти в приложении.

Что еще автоматизировано

Компания разработала онлайн-курсы, которые должен пройти новый сотрудник. Пользователи получают доступ к обучающим курсам в соответствии с должностью в ERG. Должность в системе связана со специальными системными транзакциями через роль SAP.

Оценка эффективности процесса адаптации проводится в системе E-learning и позволяет определить удовлетворенность процессом новых сотрудников.

Преимущества дистанционной оценки:

• отсутствие бумажной волокиты и ручного труда по сбору и обработке анкет,
• выгрузка аналитики в режиме 24/7 по всем предприятиям Группы ERG,
• удобство и простота использования для сотрудника.

Результаты

В нашей компании успешно работают четыре digital-инструмента, задействованные в адаптации персонала:

• мобильное приложение ERG Guide (3 939 скачиваний за 2018-2019 гг.),
• платформа E-learning для обучения и оценки эффективности процесса адаптации,
• сервис самообслуживания HPSM на корпоративном портале,
• аппарат АСМО для предсменного осмотра рабочих на предприятиях.

По результатам опросов за 2018 год, средний уровень удовлетворенности процессом адаптации составил 88%. За 2019 год — 97,4%.

Смотрите также: Это "Билайн", детка!

Кроме того, уже функционирует приложение Smart ERG, которое включает:

• быстрый доступ к персональной информации об отпусках, льготах, заработной плате,
• опросы и голосования,
• корпоративные новости и блоги топ-менеджмента,
• образовательный канал.

Контент ERG Guide поэтапно переносится и линкуется с приложением Smart ERG, поэтому сейчас мы начали работу над тем, чтобы оставить только бота-помощника.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна