Профиль секретаря

Секретарь в компании: здесь важно два ответвления рассмотреть. Одно дело секретарь это тот, кто принимает звонки, приносит кофе и является «картинкой» компании. Первое что видят люди, которые заходят к начальству это секретарь. Понятно, что секретарь должен обладать приятной, презентабельной внешностью. В зависимости от того какую эмоцию хочет вызвать данным секретарем компания, выбирают и кандидатов. Это либо девушка, которая улыбается, с ярким макияжем, широким вырезом, чтобы все приходили и говорили: «Вау», и мысли о деле терялись. Я знаю, многие компании, которые такие приемчики используют. Либо это девушка или молодой человек, которые выглядят официально, могут встретить, провести, рассказать и синхронизировать встречи начальника.

Иногда секретарь, это тот, кто просто стоит, кофе приносит, принимает звонки, что-то записывает, говорит, что нужно сделать, следит за расписанием. Другое дело, когда человек является правой рукой, составляет договоры, коммерческие предложения, договаривается о встречах, закупает билеты, авиабилеты, если начальник разъезжает.

Давайте разберемся именно с профайлом секретарь-картинка.  Понятно, что это обязательно презентабельная внешность, умение говорить, грамотная речь. Хорошо, когда отсутствует большое количество «я», «мне», «вот мое» в речи, когда отсутствует манерность. Если не стоит задача девочку поставить, чтобы она отвлекала вас. Таких секретарей можно увидеть на стойках в компании, которые за рабочим местом ногти себе красят, глаза подводят, каждые 15 минут смотрят в зеркало.

Была одна компания, мы пришли, и ждали в приемной. Девушка секретарь болтала по телефону. Она через каждые 15 минут смотрела в зеркало, мало ли что изменилось во внешности. Насколько знаю, по компетенциям эта девушка должна была принимать звонки, она должна была составлять деловые письма и судя по отзывам руководства, она не справлялась. Особенно с деловой перепиской, плюс манерность и капризность.

Когда человек склонен чрезмерно ухаживать за своей внешностью, это уже некий каприз. Большие ожидания похвалы. То есть если она что-то сделала, ее нужно обязательно похвалить иначе: «Тут меня не оценили». Секретарь еще с точки зрения вербовки опасная должность. Почему? Потому что первое, когда в компанию приходят и хотят вытянуть, как можно больше информации, первое кого окучивают это секретарей. Через них легко узнать распорядок шефа. Есть внутренние документы на компьютере, всякие дела, письма, еще что-то.

Поэтому все-таки я за то, что бы брать человека ответственного. Ответственного не внутренне референтного, который, только «я», и только «мое» мнение. А который, действительно, переспрашивает, у руководителя. Который интересуется предпочтениями: «Встреча во столько или во столько», а не сама поставила как захотелось. Важно, чтобы человек не имел бы большое эго и комплекса власти, не желал руководить начальством.

Хорошо, когда во внешности есть некая строгость. Мы плавно подходим к тому секретарю, который занимается помощью генеральному директору, собственнику, начальнику, говорим про ответственность, аккуратность. Аккуратность можно считать по внешнему облику. Выглажена одежда, нет пятен, если дресс-коду человек соответствует в принципе, как все, то да. Его может отличать некая брошка. Что-то, что сделает облик привлекательным, но не чрезмерно. Без кричащего макияжа, пышности, аляповатости в одежде.

По чертам лица: человек должен уметь улыбаться. Если кто-то приходит в приемную он должен уметь расположить, побеседовать, занять. Быть страховочным плечом для руководителя, хорошо, когда тоненький носик, он может быть длинный либо короткий, но тонкий. Человек будет чувствовать детали во всех ситуациях. Скулы не сильно широкие, потому что все-таки широкость скул говорит о некой доминантности. Здесь же мы все-таки склонны к тому, чтобы человек понимал свое место и был под руководителем, а не пытался как-то его переплюнуть.

Презентабельная, аккуратная внешность, детальность, в речи будет присутствовать большое количество уточнений. «Как вы добирались сюда, на это место работы?» «Я, вот как мне прислали вакансии, я разобралась, посмотрела карту», - это детальный рассказ, который опирается на то, что мне дали, «мне дали ту инструкцию, которую я соблюдаю», а не так: «Да, я просто не забиваю в карту, я сама… Я всегда нахожу места, какое бы мне место не сказали, я всегда нахожу его». То есть похвалы должно быть меньше, хвастовства должно быть меньше.

Хвастовство, это перетягивание одеяла на себя. Представляете, вы с таким помощником руководителя, секретарем приходите на конференцию, деловую встречу и что он будет делать – перетаскивать внимание на себя. Важно отслеживать перебивает ли он собеседника или нет. Если перебивает, то же самое будет происходить и в компании.

Важный вопрос по поводу того, с какими трудностями кандидат сталкивался  на предыдущем месте работы. Чем его не устраивал предыдущий начальник. Здесь отслеживайте искренность, потому что всякого рода зажатости, речевые ответвления, обобщенный язык из разряда того что: «Ну, как устраивал, не устраивал, все мы люди разные, у всех есть свои минусы, плюсы и тогда». Вот здесь: «Подождите, дайте конкретику».

Хорошо, когда человек честно говорит: «Вы знаете, меня там не устраивало, то что, когда я договариваюсь с начальником, ставлю его в расписание на такую-то встречу, он может просто с утра позвонить и  сказать что «А я сегодня заболел, я не буду». То есть я такой человек, который нацелен на ответственность, на дисциплинированность». Вот это хорошо.

Хорошо, когда она пунктуальна, приходит вовремя на собеседование. Некоторые HR-специалисты, сидят с часами, отслеживают, это некий индикатор, пришел вовремя или опоздал. Для секретаря хорошо, когда пришел заранее, это хорошее качество. Значит, она заранее придет в офис, заранее подготовит все документы или еще что-то.

Вопрос такого рода «Готовы ли вы задерживаться на месте работы? Готовы ли вы к командировкам?» Смотрите на мимические изменения, если получите: «Ну, да, в принципе» – то, нет, значит, не готов. Если: «Конечно, я на предыдущем месте работы так же исполняла, более того мне это нравится. Мне нравится подготавливать, мне нравится, когда все получается, все течет как по маслу». Это хорошо, есть нацеленность на результативность, на окончание, но с четким процедурным этапом. Чтобы человек, действительно, когда вы зададите вопрос о том: «Как вы проведете свой рабочий день? Что вы будете делать?» Хорошо если секретарь говорит: «Я познакомлюсь с начальником, познакомлюсь с коллективом». Для секретаря важно быть коммуникабельным. Кто такой секретарь? Это тот человек, к которому приходят записываться те же самые сотрудники на прием к начальству. Это человек, к которому приходят подписывать документы, это человек, который уточняет расписание, это человек, который заведует оргтехникой, канцелярией, считывает, чего хватает, а чего нет.

Хорошо, когда у секретаря развита внимательность. Здесь не буду приводить примеры, у любого кадровика есть такие задания, на внимательность, на наблюдательность, на запоминаемость. Важны ответственность, дисциплинированность соответствие по внешнему облику.