Технологии помогут усилить процесс найма онлайн

Коронакризис 2020 года заставил 60% предприятий скорректировать принятую ранее стратегию найма новых сотрудников и оставить HR-процессы онлайн, говорится в свежем исследовании консалтинговой компании. К этому оказались готовы не все: если, например, маркетинг и IT-сфера адаптировались к дистанции, то HR-сфере сделать это оказалось проблематично. Настроить эффективный подбор и онбординг на удаленке – та еще задача. О том, как HR-специалистам организовать процесс эффективного и быстрого найма сотрудников в удаленном режиме, освобождая таким образом рабочее время под решение более интересных задач, рассказал Владимир Ли , CPO компании  Sever.AI  холдинга TalentTech.

Этап №1. Подготовка к диджитализации

Еще до карантина 87% российских компаний так или иначе внедряли автоматизацию в HR. 96% респондентов опроса указывали, что основной мотивацией для внедрения новых технологий стало освобождение от рутинных операций, а 88% говорили о желании увеличить эффективность процессов.

Читайте также: Workfront Hub: единое цифровое решение для всех задач

Прежде чем перейти на удаленный процесс работы, необходимо оптимизировать весь рабочий процесс рекрутера. Если, к примеру, в очном режиме работы сотрудник тратит свои рабочие часы на просмотр и оценку резюме, заочное и очное общение с кандидатами, то ему просто не хватит времени на сотрудничество с бизнес-заказчиком.

Помните о том, что цифровая трансформация процесса найма не должна нанести вред опыту кандидата, поскольку именно от этого зависит имидж компании на рынке труда и в целом эффективность работы. Хорошая скорость обратной связи от рекрутера и прозрачность процесса найма увеличит шансы поиска достойного кандидата.

Также проведите оценку технологической составляющей платформы: готова ли она к переходу на удаленную работу, все ли механизмы работают слаженно, требуются ли вам какие-либо дополнительные онлайн-инструменты.

Технологии – ваши удаленные помощники

Первый и главный помощник HR-специалиста в удаленном процессе найма – видеоинтервью. Вот его преимущества:

• Автоматизированы процессы приглашения кандидата на видеоинтервью – через email или смс, а также сама запись видеоинтервью.
• Сохранена структура и формат классического собеседования: соискатель слышит все вопросы впервые, время на ответ ограничено, а возможность перезаписи ответов исключена.
• Сокращено время найма, поскольку видеоформат за счет своей автоматизации позволяет параллельно охватить сотни кандидатов в любой точке мира.
• Оценка видео соискателей по трем каналам информации – звуку, тексту и изображению – благодаря решениям на базе искусственного интеллекта и машинного обучения. По результатам анализа дается общая оценка кандидата. Отличительная особенность такой технологии заключается в том, что система определяет подходящих кандидатов не только под вакансию, но и под профиль компании.
• Доступ к видеоинтервью для рекрутера или бизнес-заказчика в любое время.

Во-вторых, обратите внимание на ATS (Applicant Tracking System) или CRM для рекрутеров, которые позволяют организовать ведение кандидата по всем этапам воронки подбора от добавления резюме в базу до оффера кандидату.

Также оперативную коммуникацию вам помогут выстроить различные автоматизированные инструменты, вроде чат-ботов, email-рассылок, робо-звонков. Они помогут сэкономить время и охватить большее количество соискателей в моменте. Искусственный интеллект способен самостоятельно уточнять у звонящих необходимую для закрытия вакансии информацию и назначать собеседования подошедшим кандидатам.

Этап №2. Подробный чек-лист: 5 конкретных шагов

Подготовка к «переезду». Проанализируйте процесс найма. Отделите важное от ненужного. Важное – в online, ненужное – убрать. Например, это могут быть лишние этапы, которые не приносят ценности, а вот очное собеседование с рекрутером легко можно перевести в формат видеоинтервью.

Настройка онлайн-помощников. Выберите и настройте инструменты для удаленной работы и поддержки бизнес-процессов: чат-боты или аудио-боты для звонков и sms, решения на базе ИИ для автоматизации процессов, мессенджеры (Slack, Discord, Twist, Telegram и другие) для быстрого общения с коллегами и кандидатами, ATS-системы для ускорения найма, трекеры задач (Trello, Jira и другие) для четкой структуризации совместной работы, а также приложения для видеоконференций (Zoom, Google Hang Out, Skype). Не забудьте про сервисы для адаптации нанятых новичков .

Проведение собеседований. Перенесите первичное интервью в видеоформат:  определите список ключевых вопросов, которые вам нужно задать, например, об опыте работы. Вопросов не должно быть много, мы рекомендуем от 5 до 10. Подготовьте красивое описание вакансии и приветственное видео, чтобы заинтересовать и мотивировать человека на прохождение такого интервью. Не забывайте, что для руководящих позиций можно давать вопросы-кейсы, например, маркет-сайзинг, логические задачи, кейсы реальных проектов. Обговорите, что на решение у кандидата будет 5 минут, включая возможность подумать, сделать расчеты и озвучить результат, а также, что вам важно услышать не только ответ, но и ход мыслей человека. В зависимости от сложности вопроса и длины ожидаемого ответа, задайте тайминг по каждому. Например, от 30 секунд до 1 минуты на подготовку к ответу и 1-2 минуты на ответ – оптимально для простых вопросов. Для кейсов нужно выделить больше времени: 2 минуты на подготовку и 5-7 на ответ.

«Как это работает?». Предоставьте коллегам и бизнес-заказчикам новую технологию и подробную инструкцию по работе с ней. Чтобы внедрить новый процесс, надо провести мини-тренинг, рассказать коллегам, что каждый должен делать, с какой периодичностью, в каких системах, а также показать демо про технологию.

Подведение итогов. Анализируйте, насколько команда довольна использованием онлайн-инструментов – проводите регулярные онлайн-встречи для обсуждения эффективности работы, либо короткие пульс-опросы с 5-7 вопросами на тему новых технологий.

Мировой опыт удаленного найма

В 2016 – 2017 годах компания Unilever реализовала в США проект трудоустройства всех сотрудников на начальные позиции с помощью искусственного интеллекта. Происходило это следующим образом: кандидаты изначально проходили нейро-научную игру, которая проверяла их когнитивные способности, а потом записывали видеоинтервью, которое анализировали с помощью искусственного интеллекта .

Итоговые цифры доказывают пользу такого подхода: среднее время найма сократилось с четырех месяцев до четырех недель, количество затраченного времени на оценку кандидата рекрутерами – на 75%, общая экономия времени кандидатов составила 50 тысяч часов, процент офферов с прошедшими финальный этап кандидатами вырос с 63% до 80%, а принятие оффера – с 64% до 82%.

В России искусственный интеллект для подбора персонала был внедрен АЗС «Нефтьмагистраль». Робот начал подбирать персонал, учитывая местоположение потенциального кандидата. Решение помогло исключить необходимость вмешательства рекрутера в первый этап отбора кандидатов и ускорило время поиска массового персонала на 64%. Другой пример успешного внедрения искусственного интеллекта в работу HR – опыт компании МГТС, для которой робот искал кандидатов на массовые вакансии в клиентских базах по заданным критериям, а затем обзванивал их, чтобы узнать их заинтересованность в работе. По итогам работы робот обработал 1788 резюме, а компания за неделю нашла пять необходимых ей сотрудников.

Смотрите также: Внедрение HRM-технологий в ПАО «Ростелеком»

Этап №3. Подведение итогов и аналитика помогут наладить процессы

Помимо поиска и найма, технологии могут помогать и с другими, не менее важными, HR-процессами. Например, настроить регулярную и точную аналитику вместо сложных ежемесячных отчетов в многочисленных папках и таблицах. Например, внедрение ATS Potok в ДОМ.РФ сократило время сбора аналитики по подбору кандидатов в 25 раз.

С учетом эффективности работы технологий, возвращение к офлайн-инструментам в HR после завершения пандемии выглядит бессмысленным, поэтому рекомендую обратить внимание на удаленный способ найма сотрудников прямо сейчас.