Компания «Леруа Мерлен» стандартизировала и сократила процесс интеграции и адаптации новых сотрудников

Компания «Леруа Мерлен» внедрила экосистему диджитал-инструментов preboarding и onboarding для знакомства потенциального сотрудника с культурой и ценностями компании. Решение также ориентировано на качественную и быструю адаптацию новичков и сотрудников, сменивших должность. «Леруа Мерлен» ­– это более 110 магазинов в России и Казахстане. Основная задача проекта ­­– стандартизация процессов интеграции и адаптации новых сотрудников.

Проект «Мой Путь»  – программа компании «Леруа Мерлен» претендует на победу в номинации HR Hero бизнес-премии WOW!HR 2022 .

О реализации проекта рассказывает Марина Большакова , руководитель продукта.

Суть проекта

Проект «Мой Путь»  – это экосистема диджитал-инструментов preboarding и onboarding для знакомства потенциального сотрудника с культурой и ценностями компании, а также для качественной и быстрой адаптации новичков и сотрудников, сменивших должность.

Результаты интеграции аккумулируются в систему интерактивной аналитики Tableau.

Инструменты программы позволяют:

Наставникам – включаться в процесс сопровождения, отслеживать прогресс сотрудника, результаты прохождения тестов и подтверждать выполнение заданий.

Руководителям и HR-специалистам –  анализировать качество и скорость интеграции сотрудников, влияя на стабильность.

Предпосылки к реализации проекта

«Леруа Мерлен» ­– это более 110 магазинов в России и Казахстане. Ежегодно мы открываем новые гипермаркеты по всей стране и прирост новых сотрудников требует стандартизации процессов интеграции и адаптации.

С чем мы сталкиваемся:

• 1-2 недели ожидания до выхода нового сотрудника на работу. Это связано с необходимостью дорабатывать 2 недели на предыдущем месте работы, обязательной медкомиссией для всех новых сотрудников и единым днем оформления.

• Все новички проходят обязательный̆ пятидневный тренинг, который ведут опытные руководители в магазинах. Из-за этого мы испытываем нехватку квалифицированных  сотрудников в торговом зале.

• Новые сотрудники получают план знакомства с должностью и компанией – «Брошюру новичка» (92 страницы) и «Книгу интеграции» для введения в должность (150 страниц). Но бизнес-процессы и внутренняя система слишком быстро изменяются. Тиражи устаревают и выбрасываются. Кроме того, из-за большого объема использовать книгу в торговом зале сложно.

Задачи проекта:

• Создать инструмент интеграции еще до трудоустройства сотрудников в компанию.
• Стандартизировать адаптацию, повысить качество и скорость интеграции в профессию за счет удобного диджитал-инструмента.
• Уменьшить текучесть персонала в первые 6 месяцев работы.
• Сократить ручные операций внутренних тренеров, отказаться от бумажных носителей, иметь возможность быстро обновлять контент за счет автоматизации процесса.

Этапы реализации

На старте мы делали Custdev для определения потребностей и «болей» новых сотрудников, наставников и руководителей.

После подтверждения гипотезы о необходимости автоматизации и диджитализации –  работали по методологии Agile:

• запустили тест на чат-боте «Viber», чтобы проверять формат и контент;
• составили ТЗ, провели тендер, выбрали подрядчиков и скорректировали приложение, используя обратную связь от пользователей.

Экосистема диджитал-инструментов интеграции в «Леруа Мерлен» :

Preboarding: Ключевые блоки выбраны и распределены так, чтобы эмоционально привязать кандидата, познакомить его с рабочим пространством до выхода на работу и включить его в решение рабочих задач до того, как он принял оффер.

Onboarding: Быстро и качественно интегрировать новичка в профессию

Tableau: Все данные выгружаются в Tableau, который формирует статистику использования и прохождения интеграций. Кроме того, инструмент готовит статистику по опросам (в том числе - эмоциональный комфорт в период интеграции).

Команда проекта

Со стороны «Леруа Мерлен» были задействованы три сотрудника. Prodact + IT –  (60% времени), представитель с операционной стороны (80% времени), аналитик (40% времени). По мере развития продуктов команда взаимодействия изменилась.

Также привлекали сторонних подрядчиков.

Сложности в реализации проекта ­

Все продукты, входящие в экосистему, постоянно кастомизируются, улучшаются и обновляются.

На первых этапах доработок требовалось гораздо больше и они были более критичны для пользователей. Например, на старте использования приложения «Мой Путь» у нас не было бесшовных переходов в LMS систему и внутренние порталы. Кроме того, опытный сотрудник не мог посмотреть созданные интеграции. И не было возможности добавлять более одного наставника к сотруднику.

Agile-методология позволяет быстро находить такие «боли» и работать над их устранением.

После запуска приложения создали ряд тестов. Цель исследования – проверка скорости адаптации для пользователей приложения «Мой Путь». По результатам тестирования, пользователи инструмента правильно отвечали на вопросы уже через 1,5 месяца, в то время как сотрудникам других магазинов понадобилось в два раза больше времени.

Опросы с целью оценить удобство, практичность и ценность продуктов для конечных пользователей проводили с момента старта проекта. Средняя оценка на всех этапах не опускалась ниже 4,8 /5.

Реакция персонала

Пилотные магазины (Москва и Ростов-на-Дону) показали отличную вовлеченность.

При масштабировании проекта на всю компанию,  часть магазинов продолжала использовать устаревшую схему. Это связано, как с автономностью магазинов, так и с возможностью не брать предложенные инструменты в работу. Опытным наставникам было тяжело перейти к новой модели.

Постепенно, благодаря отзывам от магазинов «ранних последователей», 100% площадок используют предложенные инструменты.

Изначально приложение «Мой Путь» создавалось только для сотрудников линейных позиций. Но мы оценили удобство использования, масштабировали проект на все должности и подключили магазины Казахстана.

Результаты проекта

• Скорость освоения профессии увеличена в 2 раза: процесс интеграции занимает 1,5 месяца, вместо 3 – по результатам A/B тестировании на этапе запуска в магазинах с использованием и без использования приложения.
• Новая система бесшовно интегрирована с внутренними порталами компании, что позволило повысить индекс удовлетворенности сотрудников с 2,5 до 4,9.
• Экономия в год более 505 млн. рублей за счет отказа от бумажных печатных носителей
• Сокращение вводного очного тренинга с 5 дней до 2. Как следствие сокращение интеграционного процесса нового сотрудника внутри компании на 8 часов – эквивалент 60 млн. рублей в год.
• Сокращение времени работы внутренних тренеров: эквивалент 290 млн. рублей в год.

Проект решил поставленную задачу:

80% всех новых сотрудников используют приложения экосистемы диджитал-интеграции.

Магазины, 100% сотрудников которых используют приложение, –  лидеры компании по стабильности персонала (стабильность команд более 80%).

Все данные о работе приложения (результаты сотрудников, обратная связь, степень завершенности курсов) интегрированы в корпоративный HR-дашборд Tableau, что позволяет проверять гипотезы, связанные со стабильностью, и работать над уменьшением текучки персонала.