Как снизить траты на закрытие вакансии

Не все компании просчитывают, во сколько им обходится закрытие вакантного места. А зря. Такой анализ показывает, насколько эффективно устроен процесс найма, и помогает понять, как его оптимизировать и сократить расходы. О различных методах расчета и инструментах снижения стоимости закрытой вакансии рассказывает замруководителя Департамента персонала и карьеры IT-компании «ГЭНДАЛЬФ» Татьяна Арсенович .

Как рассчитать?

Стоимость закрытой вакансии можно считать несколькими способами.

Первый –  это сумма прямых расходов: то есть все траты на рекламу вакансии, размещение ее в различных источниках плюс покупка баз резюме. Это самый простой способ расчета, который позволяет проанализировать эффективность источников размещения и понять, сколько стоит закрытие вакансии с того или иного сайта.

Читайте также: Нормы закрытия вакансии: от чего зависит скорость подбора персонала

• (затраты на рекламу вакансий + затраты на покупку баз) : количество закрытых вакансий = средняя стоимость закрытия вакансии

Второй способ, более ценный для бизнеса, – это расчет полных прямых расходов, включая фонд оплаты труда отдела персонала. Можно пойти дальше и брать во внимание также стоимость затрат на зарплату сотрудников, участвующих в найме. Как правило, это руководители. Если высчитать стоимость одного часа их работы, можно узнать, каковы были затраты на найм. В этом варианте можно учитывать как начисленные только сотрудникам деньги, так и расходы целиком, включая налоги.

• (реклама вакансий + покупка баз + фонд оплаты труда) : количество закрытых вакансий = средняя стоимость закрытия вакансии

Третий способ – к вышеперечисленным расходам прибавляем сумму заработных плат сотрудников, нанятых и уволенных в период испытательного срока (по любым причинам). Эти люди не окупили затраты на свою зарплату и приносят убыток предприятию. У нас в компании по такому методу подсчета стоимость одной закрытой вакансии колеблется от 20 до 25 тыс. рублей. Подсчет можно детализировать еще больше, если из этих расходов вычесть прибыль, которую принесли сотрудники, находившиеся на испытательном сроке.

Кроме того, можно посчитать расходы на адаптацию, куда входят траты на платные курсы и время других сотрудников, участвовавших в обучении новичка. Для этого нужно вывести стандарт адаптации – среднее количество времени кураторов, руководителя, штатных тренеров, специалистов отдела персонала, потраченное на обучение одного сотрудника. По такой схеме расчета стоимость одной закрытой вакансии в «ГЭНДАЛЬФ» приближается к 40 тыс. рублей.

• (реклама вакансий + покупка баз + фонд оплаты труда отдела персонала + зп сотрудников, уволенных в испытательный срок + расходы на адаптацию- прибыль, принесенную сотрудником на испытательном сроке) : количество закрытых вакансий = средняя стоимость закрытия вакансии

Отдел персонала или рекрутинговое агентство?

В среднем внутренний найм через отдел персонала обходится компании в два раза дешевле, чем внешний. Это подтверждает мой опыт работы. Например, у нас в компании найм одного сотрудника (без адаптации) стоит примерно 25 тыс. рублей. А найм сотрудника через агентство может обойтись минимум в один оклад. Чаще всего это определенный процент от годового дохода. Агентствам найма не интересно работать за какую-то небольшую сумму. За подбор продавца рядовая рекрутинговая компания возьмет от 35 до 65 тыс. рублей (зависит от города). А надежное агентство с хорошей репутацией за опытного продавца может выставить чек до 80 тыс. рублей, не говоря о Москве и Питере, где цена будет еще выше.

Как уменьшить стоимость закрытия вакансии?

Математика в этом случае простая – нужно пройтись по основным статьям расходов и проанализировать их.

Первый способ экономии затрат на закрытую вакансию – это анализ эффективности и стоимости разных источников поиска. Следует определить, с какого сайта вы принимаете больше людей, и выбрать оптимальный тариф этой площадки. Некоторые компании оплачивают годовое использование того или иного сайта, а некоторые берут доступ на непродолжительный период времени и выгружают себе базу резюме. Проанализируйте, как работает сайт вашей компании. Может, деньги лучше вложить в его продвижение через контекстную рекламу? Постоянно анализируйте, откуда вы получаете больше закрытых вакансий .

Стоит учитывать, что конверсия будет больше с откликов. Например, в нашей компании 10% откликов превращаются в закрытые вакансии, а самостоятельный поиск по базам резюме дает примерно от 2-5% закрытых вакансий. Соответственно, если конверсия настолько выше, нужно сосредоточиться на получении откликов: задействовать таргетированную рекламу в социальных сетях, заняться продвижением своего рабочего сайта, покупкой специализированных предложений на сайтах работы, которые продвигают конкретную вакансию и показывают ее большему количеству людей, рекламой в специализированных сообществах, покупкой баннеров.

Кроме того, можно использовать такой инструмент, как рекомендательный рекрутмент, когда компания дает премию сотруднику за принятого по его рекомендации новичка. В некоторых организациях предлагают весьма солидные суммы за такие рекомендации. Например, в одной IT-компании премия за рекомендованного программиста составляет 50 тыс. рублей. Кажется, что это слишком большая сумма за рекомендацию. Но если сравнить это со стоимостью закрытия вакансии рекрутинговым агентством,  очевидно, что это весьма выгодно. Например, мы пользовались услугами московского агентства по поиску программиста 1С. Их чек составлял в разное время от 150 до 300 тыс. рублей.

Другая статья расходов – это фонд оплаты труда менеджеров. Соответственно, чем меньше у вас менеджеров по персоналу, тем ниже стоимость закрытия вакансии. Следует обратить внимание на эффективность команды, выработать плановые показатели и выяснить, сколько закрытых вакансий приносит каждый сотрудник. В прошлом году наша компания в два раза сократила штат отдела персонала без потери продуктивности (найм сократился только на 10%).

Уменьшить расходы поможет также система мотивации людей, которые заняты в найме. Если зарплата HR-специалиста в большей степени зависит от закрытых вакансий, а также если среди показателей есть процент прошедших испытательный срок, тогда работодатель при незакрытых вакансиях тратит меньше денег. Другой выход – привлечение HR -фрилансеров. Они стоят меньше, чем агентства, но могут работать не менее эффективно .

Смотрите также: Онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга FriendWork Recruiter

Еще хочу поделиться ноу-хау нашей компании, которое мы стали применять в этом году. Мы сделали альтернативную систему расчета стоимости закрытия вакансии и приравняли ее к зарплате сотрудника после испытательного срока. Мы применяем эту систему во внутренних взаиморасчетах: подразделения компании за найм сотрудника перечисляют отделу персонала денежные средства. Это хороший инструмент для повышения ответственности руководителей и вовлечения их в найм.