Как масштабировать сеть без HR в каждом городе: опыт «Сушиселл»

«Сушиселл» объединяет 130 филиалов в 90 городах. Большинство из них работают по партнерской модели. Собственная розница представлена в Красноярске и Томске: это 21 филиал и около 500 сотрудников. HR-команда находится в управляющей компании в Красноярске, отдельных HR-специалистов в регионах нет.

По мере роста сети прежняя система управления персоналом стала отнимать слишком много времени. У каждого управляющего была своя таблица в Google, которую он отправлял в рабочий чат. У рекрутеров существовали отдельные файлы. Данные приходилось вручную сводить, уточнять у руководителей и проверять в переписках. Сводка по найму за месяц поступала с задержкой, поэтому оценить ситуацию в филиалах оперативно было сложно.

Росла и нагрузка на управляющих. Они искали сотрудников, проводили собеседования, оформляли документы и занимались адаптацией новичков. При этом обучение в разных филиалах могло проходить по-разному.

Компания начала перестраивать процессы: собрала данные в единой системе, автоматизировала рутинные операции и разработала общие правила подбора и обучения. Задачи распределили между управляющими, рекрутерами и центральной HR-командой.

Необходимость в отдельном HR-специалисте зависит прежде всего от численности персонала, темпов найма и объема текущих задач. На старте управляющий или собственник может заниматься подбором сотрудников самостоятельно. Но по мере роста команды и количества вакансий эту функцию целесообразно передать рекрутеру, а при увеличении штата – выделить отдельного HR-специалиста.

Часть HR-процессов можно централизовать независимо от географии бизнеса. К ним относятся обработка откликов, телефонные интервью, ведение воронки найма, контроль сроков и сбор отчетности. Единый центр подбора позволяет распределять нагрузку между рекрутерами и работать по общим правилам во всех филиалах.

При этом с ростом штата увеличивается потребность в задачах, которые требуют непосредственного взаимодействия с сотрудниками и руководителями: адаптации новичков, разрешении конфликтов, поддержке управляющих и работе с коллективом. Для таких задач удаленного формата бывает недостаточно, и может понадобиться HR-специалист, работающий в регионе.

В собственной рознице «Сушиселл» подбор для 21 филиала в двух городах ведут три рекрутера. В сентябре они провели около 450 телефонных интервью, организовали 396 записей на собеседование и работали со 162 стажерами. За месяц компания наняла 81 сотрудника против 64 в августе.

В партнерской сети распределение HR-функций зависит от масштаба бизнеса. Пока у партнера одна точка и небольшой штат, подбором может заниматься сам управляющий или собственник. Когда количество вакансий растет, к работе подключают рекрутера на полную или частичную занятость. При дальнейшем расширении сети и увеличении численности персонала можно выделить отдельного HR-менеджера, который будет отвечать не только за подбор, но и за работу с командой.

Так, структуру HR-функций стоит выстраивать исходя из численности персонала и реальной нагрузки, а не только из количества городов на карте.

Единые правила подбора, обучения, оценки управляющих, аналитики и кадрового документооборота позволяют контролировать процессы без постоянного участия HR в каждом филиале.

При этом управляющий остается участником найма. Он знает, какой сотрудник нужен команде, встречается с кандидатом, оценивает его работу на практике и принимает решение о выходе на смену. Центральная команда организует процесс и следит за сроками.

В «Сушиселл» отклики поступают с hh.ru, Avito и карьерного сайта rabotavsushisell.ru, где кандидат может пройти тест «Какая работа тебе подходит». Все заявки поступают в Bitrix24 и распределяются по филиалам. Рекрутеры и управляющие видят этапы работы с соискателями, поэтому им не приходится уточнять статусы в переписках.

Для поваров и администраторов компания отказалась от отдельного собеседования в филиале в пользу оплачиваемого тестового дня продолжительностью до четырех часов.

Управляющий встречается с кандидатом, знакомит его с рабочим местом и командой. Наставник показывает основные операции, после чего кандидат пробует приготовить ролл под наблюдением сотрудника. По итогам тестового дня обе стороны понимают, подходит ли им сотрудничество, и могут принять решение без нескольких дополнительных встреч.

Перед тестовым днем кандидат получает напоминание, а управляющий – уведомление о предстоящей встрече. Аналогичные напоминания предусмотрены перед первой сменой.

Когда кандидат начинает стажировку, ему автоматически создают учетную запись в корпоративной Академии. Данные для входа отправляются сотруднику и сохраняются в его карточке. После проверки документов система создает карточку работника. Раньше эти действия вручную выполняли кадровый специалист и управляющий.

Даже без CRM можно сократить часть ручной работы. Для начала достаточно общей таблицы с именем и телефоном кандидата, должностью, текущим этапом и датой тестового дня. Команде пригодятся единый сценарий телефонного разговора и шаблоны напоминаний.

Управляющему стоит выделить час в день на подбор, а сотрудникам – предложить рекомендовать знакомых на открытые вакансии. Раз в неделю нужно проверять четыре показателя: сколько поступило откликов, сколько кандидатов пришли на тестовый день, сколько начали стажировку и на каких этапах люди чаще всего отказываются от работы.

Если таблица перестает справляться с объемом заявок, а управляющие тратят слишком много времени на обновление статусов, пора подключать рекрутера или CRM.

Для подготовки сотрудников «Сушиселл» использует корпоративную Академию на платформе iSpring. Она доступна собственной рознице и партнерам. Сейчас в системе около 1003 учетных записей, примерно 75% пользователей заходят с телефона. Библиотека включает 741 материал: технологические карты, регламенты, ответы на частые вопросы и учебные курсы.

Обучение организовано по ролям и этапам работы. Например, карта обучения повара рассчитана на 22 смены. На седьмой смене проходит мини-аттестация, на семнадцатой – промежуточная проверка, на двадцать второй – итоговый экзамен.

Контрольные точки дают управляющему возможность проверять навыки новичка по ходу стажировки. Сотрудник получает обратную связь, а руководитель видит, что уже освоено и над чем еще предстоит поработать.

В сентябре сотрудники завершили 420 курсов, что на 30% больше, чем в августе. Доля обученных сотрудников в сети выросла с 30,4 до 39,5%.

Если стажер задерживается на одном этапе больше двух дней, куратор получает уведомление и может выяснить причину задержки вместе с управляющим.

Отдельная задача – подготовка наставников. Для них нужны понятные правила: какие операции показывать, как проверять результат, когда передавать обратную связь управляющему и как фиксировать пройденные смены. Дополнительная оплата за наставничество помогает учитывать эту нагрузку.

Новые инструменты сначала проверяют в собственной рознице, а затем передают партнерам. Но доступ к платформе сам по себе не гарантирует, что обучение будет проходить по единому стандарту. Партнерам нужны инструкции, подготовленные наставники и понятное распределение обязанностей. Объяснять правила работы лучше еще до открытия филиала.

Чтобы управляющие могли самостоятельно вести подбор и адаптацию, в «Сушиселл» разработали матрицу из 19 компетенций, объединенных в шесть блоков. Среди них – подбор, адаптация и удержание сотрудников.

Оценку проводят вместе с партнером. По результатам для управляющего составляют индивидуальный план развития и подбирают уроки в Академии. Компания рекомендует ограничиваться тремя темами одновременно, чтобы руководитель успевал применять новые знания на практике.

Работу управляющих поддерживает трекер задач на 68 пунктов. В нем собраны ежедневные и еженедельные обязанности, ежедневный отчет и месячный план. Партнер видит задачи своих управляющих и может назначать новые.

Утренняя сводка показывает проблемы с выходами сотрудников на смены и филиалы, в которых стажеры уходят или задерживаются на обучении. Руководитель получает сигналы для проверки и может выяснить, что происходит на конкретной точке.

В четвертом квартале компания планирует оценить всех управляющих собственной розницы. Результаты покажут, кому нужна поддержка в найме, кому – в адаптации, а кому – в организации работы команды.

Автоматизацию стоит начинать с операций, которые повторяются каждый день и отнимают время у команды. В «Сушиселл» HR-команда самостоятельно разработала с помощью ИИ несколько инструментов, без привлечения подрядчиков. Среди них – дашборд подбора, трекер управляющего, утренний контроль и карьерный сайт.

В ежедневной работе используется приложение «Штат филиала»: через него управляющий подтверждает комплектность команды и открывает вакансию в один клик. Для оценки вовлеченности предусмотрены ежеквартальные опросы eNPS и pulse survey с дашбордом результатов.

Эти инструменты сократили административную нагрузку на HR-команду и освободили рекрутерам время для сопровождения стажеров на протяжении всех 22 смен. Отдельного специалиста по адаптации для этого не потребовалось.

При этом решение о найме, разговор с кандидатом, оценка на тестовом дне, наставничество и беседы об удержании сотрудников остаются за людьми. Технологии снимают часть административной нагрузки, но не заменяют личного контакта.

Количество закрытых вакансий само по себе не дает полной картины. «Сушиселл» отслеживает укомплектованность штата и количество открытых вакансий, текучесть, соотношение принятых и уволенных сотрудников, а также конверсию воронки подбора на каждом этапе. Отдельно анализируют, на какой смене стажеры чаще всего прекращают обучение.

Компания также считает стоимость найма, отслеживает прохождение курсов и вовлеченность сотрудников в Академии. Раз в квартал проводятся опросы eNPS, позволяющие оценить отношение сотрудников к компании и изменения в динамике.

В сентябре стоимость найма составила 1611 рублей при плане 2000 рублей.

Показатели рассматривают в совокупности и на уровне отдельных филиалов. Долго открытая вакансия сама по себе не объясняет причину. Но если в том же филиале стажеры уходят в первые смены, обучение отстает от среднего уровня по сети, а управляющий не заполняет трекер, руководитель получает несколько сигналов, указывающих на возможную проблему в организации работы.

Анализ этих данных помогает определить, каким филиалам нужна дополнительная поддержка и какие процессы стоит проверить в первую очередь.

HR-команда «Сушиселл» ведет подбор только для собственной розницы. Партнеры нанимают сотрудников самостоятельно, а управляющая компания предоставляет им курс по подбору и доступ к общей системе обучения.

Создание платформы такого уровня, по оценке компании, обходится более 2 млн рублей в год. В эту сумму не входят разработка учебных курсов и настройка процессов. Общая Академия дает партнерам готовую основу, которую не нужно создавать с нуля для каждого филиала.

Внедрение требует отдельной работы: партнерам нужны инструкции, обучение управляющих, понятное распределение обязанностей и контроль первых результатов. Саму систему еще предстоит встроить в ежедневную работу каждой точки.

Поэтому модель развивают поэтапно: сначала налаживают процессы в собственной рознице, проверяют инструменты на практике, затем передают партнерам и собирают обратную связь. Так сеть получает общие стандарты, сохраняя возможность адаптировать работу под размер и нагрузку конкретного бизнеса.