HR маркетинг на основе корпоративной инструкции: штрафы бесполезны, важна общая идея

Инструкции в бизнесе — не панацея. В отличие от производственных предприятий, где подобными предписаниями как минимум страхуют жизни.

Хотя и в юридической сфере ошибки подчиненных способны привести к катастрофе.

В нашей компании до таких не доходило, но ежедневные мелкие огрехи доводили меня до белого каления. Не самим фактом, а количеством. Ошибки возникали на ровном месте и стали бытовыми: «Ой, а я забыла позвонить», «Я не виноват, мне в налоговой так сказали», «Кажется, мы клиенту не ту папку отдали» и так далее. И это не вчерашние студенты, а образованные опытные люди, за оплошности которых краснел и отдувался перед клиентами руководитель.

Чтобы систематизировать проблему, я завёл «Журнал нарушений работников». Через четыре года маленькая экселевская табличка превратилась в увесистый документ.

Анализ показал: работники допускают одни и те же ошибки, потому что не владеют важным навыком — что делать, когда что-то идёт не так.

Журнал отображает стоимость ошибок подчиненных. В месяц потерь «набегало» до 20 тысяч рублей

На основе самых частых нарушений, в соавторстве с московским финансистом Павлом Меньшиковым проанализировал и составил 11 простых правил и объединил их в «Инструкцию №0».

Правила отвечают на вопрос «что делать», если возникла форс-мажорная ситуация:

• Появилась проблема — сообщи сразу;
• Не успеваешь или несколько задач? Спроси, что важнее;
• Не можешь доделать задачу — передай другому и так далее.

Корпоративная инструкция в компании — не самоцель. Сотрудники моей компании допускали одни и те же ошибки, а рычагов управления не хватало. Чтобы исправить положение, я написал и внедрил собственные правила.

Моя команда не избалована управленческими экспериментами и тимбилдингами, поэтому нововведение приняли с осторожностью. Я сразу пояснил: «Теперь мы работаем так. Другой жизни не будет». Чтобы правила не превратились в пустое головокивание, сделал «Инструкцию №0» приложением к трудовому договору под подпись.

Уже на этом этапе отвалилось два человека — не согласились работать по новым порядкам и ушли «по собственному».

Среди подписавших допсоглашение нашлись и те, кто нарочно их саботировал. Нельзя оставлять в штате таких сотрудников — они несут потенциальную угрозу как настрою коллектива, так и репутации компании. После нескольких устных предупреждений я уволил этих сотрудников по статье за нарушение трудового договора.

С подчиненными, которые приняли нововведения, мы продолжили работать и создали из Инструкции корпоративную культуру.

Моя задача — не талдычить о правилах, а изменить мышление работников.

Вот какие инструменты hr маркетинга я применил, чтобы Инструкция «вросла» в ежедневную деятельность:

1. Развесил таблички с правилами на стенах офисов. Если сотрудник растерялся, нужно посмотреть по сторонам. На табличках есть ответ, что делать и к кому бежать за помощью. Таблички с правилами замечают ещё и клиенты. Задают сотрудникам вопросы об «Инструкции №0» и видят ответственное отношение компании к работе;
2. Поместил Инструкцию на сайт компании. Таким образом обозначил, что это основа нашей корпоративной культуры, а не просто «внутрянка»;
3. Добавили на электронной почте сотрудников в подпись фразу «Работаем по «Инструкции №0» со ссылкой на сайт;
4. Выпустили книгу «Инструкция номер ноль», которую мы дарим нашим клиентам, партнёрам и даже кандидатам при устройстве на работу. На днях даже вручили экземпляр губернатору Ленинградской области А. Ю. Дрозденко. Это не только показатель жизнеспособности книги, но и повод для гордости сотрудников.

Я вижу результат — ошибок в работе подчиненных стало гораздо меньше. Если они возникают, это не ставит «на стоп» цепочку задач. Когда «косяки» проскакивают, мы детально разбираем причину, возвращаемся к Журналу нарушений и ищем решение ситуации. Мы не ругаем за единичные ошибки, а вот за одни и те же последует «разбор полётов». Штрафы за нарушение правил не ввожу принципиально: заплатит сотрудник раз, два — это больших денег компании не принесет. А вот подорвать работоспособность может запросто. Я не хочу работать с теми, кто работает ответственно из-за страха наказания. Команде нужны те, кто иначе, как ответственно, работать не умеет.

Инструкция служит не только «калькой» для вычисления ошибок, но и выделяет усердных сотрудников. В прошлом году в благодарность за многолетний труд двое сотрудников стали соучредителями компании.

Так мы показали команде: работа по «Инструкции №0» — это возможность для роста карьеры.

Маркетинг для hr бренда сработал. Мы привлекли новых грамотных сотрудников, партнеров. В 2023 году стали официальным регистратором бизнеса Банка «Санкт-Петербург» и повысили качество услуг. Компания вышла на новый уровень: стала сетью офисов в Санкт-Петербурге с уставным капиталом 1 млн. рублей.

Инструкция помогает руководителю не только минимизировать ошибки подчиненных, но и оценить ответственность работников. Те, кто справляется, получает повышение, а саботирующие уходят. С внедрением правил компания выработала корпоративную культуру и повысила эффективность.

Перед внедрением Инструкции в компанию было понятно: не все примут её с радостью, какое-то количество сотрудников отсеется. Чтобы штат резко не просел, я тактически подготовился — пополнил счет на сайтах по поиску работников и обновил вакансии. В тексте указал, что мы работаем по «Инструкции №0» со ссылкой на сайт.

Это «пасхалка» для тех, кто хочет попасть в нашу команду. Если потенциальный сотрудник изучает информацию о компании, он увидит правила.

Принцип отбора в нашу команду строится на том, в одном ли направлении мы смотрим — хватает одной встречи, чтобы это понять.

Недавно на собеседование пришел молодой юрист, и я увидел в его руках блокнот. Первое правило нашей Инструкции «Получил задачу — запиши, чтобы не забыть». Возможно, это стечение обстоятельств, но такой подход к делу дает плюс сто очков соискателю. Юриста на работу приняли.

Новые сотрудники благодаря адекватным и понятным правилам легче вливаются в коллектив. Они понимают, что в случае единичных ошибок мы не выставим за дверь, а поможем разобраться. Это создаёт атмосферу спокойствия и доверия, в которой сотрудникам комфортно работать.

Поиск новых сотрудников не вызывает страха текучки кадров. Наоборот, это способ сколотить команду мечты и взять вместе очередную высоту. Инструкция помогает уже на стадии собеседования отсеять неподходящих по духу кандидатов, а достойным комфортно влиться в работу.

Инструменты hr маркетинга могут основываться на корпоративной инструкции. Она необходима, если сотрудники допускают одни и те ошибки, а компания несет финансовые и репутационные потери.

Правила помогают руководителю вычислить и попрощаться с лентяями и теми, кто пришел «пересидеть времена». С оставшимися в команде — обсудить промахи и минимизировать ошибки.

Чтобы Инструкция переросла в корпоративную культуру, правил должны придерживаться и руководитель, и подчиненные. Трансляция правил на сайте и в офисе укрепляет командный дух и сплачивает коллектив, помогает привлекать новых клиентов и партнеров. А новые коллеги чувствуют себя спокойно, потому что понимают: если что-то пошло не так, им поможет «Инструкция №0».