Работник отказался от электронного документооборота. Что дальше

Согласие на взаимодействие посредством электронного документооборота требуется не от всех. Часть 7 статьи 22.2 Трудового кодекса освобождает от сбора согласия тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа по состоянию на эту дату. Такие работники подключаются к системе без согласия, их только информируют.

Все остальные дают письменное согласие, и вот здесь важная деталь, которую часто читают неправильно: по части 5 той же статьи отсутствие согласия признаётся отказом. То есть работник, который ничего не подписал и не ответил, автоматически остаётся в бумажном контуре. Молчание здесь работает против перехода, а не за него.

Отсюда следует первое практическое правило: если вы разослали уведомления и получили согласия не от всех, у вас уже есть отказавшиеся, даже если формального отказа никто не писал.

Часть 8 защищает работника отдельно: отсутствие согласия или электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме на работу и для увольнения. Давить, намекать на последствия и ставить переход условием продолжения работы нельзя.

И последнее по этой части: право дать согласие сохраняется за работником в дальнейшем. Он может передумать в любой момент, и компания обязана его подключить.

Закон не устанавливает формы отказа, но процедура выстраивается из нескольких документов, и каждый закрывает свою задачу.

Уведомление о переходе. Часть 4 статьи 22.2 обязывает уведомить каждого работника о переходе на электронный документооборот и о праве дать согласие. Уведомление письменное, вручается под роспись или направляется способом, позволяющим подтвердить получение. Это основной документ: если уведомления нет, вся дальнейшая конструкция повисает.

Согласие. Письменное, от тех, кто решил перейти. Хранится в личном деле.

Фиксация отказа. Формально отдельное заявление не обязательно, потому что отсутствие согласия уже является отказом. Но на практике лучше иметь либо письменный отказ, либо акт о том, что уведомление вручено и согласие не получено в установленный срок. Без этого через год никто не вспомнит, был ли человек уведомлён вообще.

Реестр. Таблица, где по каждому работнику видно: уведомлён, дата; согласие или отказ, дата; в каком контуре ведётся. Это не формальность. Именно по реестру кадровик понимает, кому можно отправить документ через систему, а кому нельзя, и именно его отсутствие порождает ошибки, о которых ниже.

Часть 9 статьи 22.2 формулирует обязанность прямо: работникам, не давшим согласия, работодатель обязан бесплатно предоставлять документы, связанные с работой, на бумажном носителе, надлежащим образом заверенные.

Три слова здесь важны одинаково.

Бесплатно означает, что переложить расходы на печать и заверение на работника нельзя ни в какой форме.

На бумажном носителе означает, что весь документооборот с этим человеком остаётся бумажным, без срока. Это не переходный период, который когда-нибудь закончится.

Надлежащим образом заверенные означает подпись уполномоченного лица и печать при её наличии, а не распечатку из системы.

Отдельно напомню про сроки: по статье 62 Трудового кодекса копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней.

Расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель по части 12 статьи 22.2. К отказавшимся это отношения не имеет, но в расчёте экономики перехода эта норма часто теряется, и компания планирует бюджет, рассчитывая переложить часть затрат на людей.

Самая распространённая ошибка в оценке перехода состоит в том, чтобы считать отказы в процентах.

Проектное бюро, с которым мы в Добыто разбирали переход, работает на несколько точек, в штате под 60 человек. Отказался один. Руководитель считал переход стопроцентным, и по арифметике возразить нечего.

Фактически у компании стало два документооборота вместо одного. Почти весь штат в системе и одна папка в шкафу, около 22 бумажных документов в год. По времени это три-четыре часа за год, то есть пренебрежимо мало.

Проблема не в часах. Проблема в том, что про бумажного человека система не напоминает. Он вне контура, и помнить о нём должен живой кадровик, каждый раз, при каждой рассылке.

Кончилось это так. Приказ о сокращённом предпраздничном рабочем дне ушёл только через систему. Единственный сотрудник на бумаге документ не получил и доработал полный день.

Отсюда правило, которым я пользуюсь при каждом расчёте: считать надо не долю отказавшихся, а сам факт существования второго контура. Один человек вне системы требует примерно столько же внимания, сколько тридцать, потому что внимание тратится не на объём, а на то, чтобы не забыть.

Раз второй контур всё равно появится, его стоит спроектировать, а не обнаружить.

Назначьте ответственного за бумажный контур поимённо. Не отдел, а человека. Задача редкая, и у задачи без владельца срок исполнения бесконечный.

Встройте проверку в массовые рассылки. Любая рассылка документа всему штату должна начинаться с вопроса, кто вне системы. Технически это флаг в карточке работника, организационно пункт в инструкции кадровика.

Ведите бумажный журнал для этих людей. Что отправлено, когда, как вручено, когда получена подпись. В системе это делается автоматически, в бумажном контуре не делается никак, если не завести отдельно.

Проверяйте реестр при каждом кадровом событии. Приём, перевод, увольнение. Новый сотрудник со стажем на 31 декабря 2021 года это потенциально новый отказавшийся, и он должен попасть в реестр сразу, а не когда выяснится.

Раз в год предлагайте перейти снова. Право дать согласие сохраняется, и люди передумывают. Часто первоначальный отказ связан не с принципами, а с отсутствием подходящего телефона или с непониманием, что будет с бумажными документами.

Давить. Отказ правомерен, и попытка связать его с премией, графиком или перспективами создаёт риск спора, в котором позиция работодателя заведомо слабая.

Отправлять документы через систему «на всякий случай». Если человек вне контура, документ считается недоставленным, и ответственность за это несёт работодатель.

Считать, что проблема рассосётся. Бумажный контур живёт столько, сколько работает человек, и закладывать его надо в постоянные расходы, а не в переходный период.

Нормативные ориентиры: статьи 22.1-22.3 и 62 Трудового кодекса; статьи 22.1-22.3 введены Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Сведения приведены на дату публикации, перед применением сверяйте действующую редакцию.