10 советов по кадровому документообороту

Ни одна компания, имеющая в штате сотрудников, не может обойтись без кадрового документооборота . Как грамотно выстроить этот процесс? На что обратить особое внимание? Наталья Краснобаева – CEO&Founder Hopper IT сформулировала 10 советов о том, как сделать кадровый документооборот проще, эффективнее и дешевле.

Откажитесь от лишнего

Упростите процедуру ведения кадрового документооборота. Вы уверены, что вам действительно нужны эти десятки или сотни видов бумажек? Скорее всего, от некоторых из них можно безболезненно отказаться. Для этого разделите все кадровые документы, которые сейчас ведутся в компании, на обязательные по закону и необязательные. Затем определите, какие обязательные документы продолжать вести в бумажном виде, а какие допустимо перевести в электронный формат. И последнее — определите, от каких необязательных документов можно вовсе отказаться, а какие все же лучше продолжить вести, но уже в электронном виде.

Читайте также: VK HR Tek - система кадрового электронного документооборота от VK

Не тратьте время на оформление лишних документов, которые не несут практической пользы. Вы увидите, что до трети от общего числа бумаг можно было бы давно ликвидировать как класс.

Используйте кадровый ЭДО на максимуме

Если вы еще не используете кадровый электронный документооборот , то ваша компания скорее исключение из правил. По данным компании Deloitte, 75% компаний в России уже пользуются КЭДО или находятся в стадии внедрения. Еще 19% планируют заняться этим в ближайшие пару лет. Но мало просто внедрить КЭДО. Важно эффективно использовать его, задействовав максимум его функций. Поэтому не жалейте денег и времени на обучение. Его может провести интегратор, внедряющий решение, или сторонняя компания.

Оформите сотрудникам цифровые подписи

Определите, какой вид электронной подписи требуется сотрудникам, и оформите их.

Законом об электронной подписи (ЭП) предусмотрено применение двух видов подписи: простой и усиленной. С одной стороны, закон говорит нам о том, что большинство кадровых документов могут быть подписаны простой ЭП: например, оформление отпуска или командировки, ознакомление с приказами и внутренними инструкциями, согласие на обработку личных данных. Однако при этом использование такой подписи обязательно должно регулироваться соответствующим локальным нормативным актом.

При этом некоторые сотрудники все же должны иметь именно усиленную квалифицированную подпись. Например, без КЭП специалист по кадровому учету не сможет отправить данные по электронным листам нетрудоспособности в Фонд социального страхования.

Выделите отдельного человека, который бы занимался кадровым делопроизводством

Заниматься кадровыми вопросами должен человек, обладающий соответствующими компетенциями. Не HR, не рекрутер и тем более не бухгалтер. Это позволяет избежать большинства ошибок кадрового документооборота. Поэтому обязательно убедите руководство в необходимости такого человека.

Освободите кадровика от лишней работы

Рутинная работа отнимает много времени и сил, демотивирует сотрудника и не дает ему заниматься стратегически важными задачами. Поэтому делегируйте всю возможную текучку роботам. Например, можно внедрить решение, с помощью которого любой сотрудник может отправить заявку на отпуск или заказать нужную справку в 2 клика. И все это без участия кадровика. Или создать чат-бот с функцией HR-помощника, который будет напоминать сотрудникам о планирующемся обучении или переквалификации. Подобные решения позволяют снизить нагрузку на кадровика в 4 раза.

Рассказывайте новым сотрудникам, куда идти за нужным документом

Обязательно доносите до сотрудников информацию о том, где они могут получить ту или иную справку, кто в компании отвечает за расчетные листы, а кто — за оформление командировки. Самое популярное решение здесь — приветственная листовка, которую новые сотрудники будут получать при трудоустройстве. Кроме кадровых вопросов она может содержать какие-то общие правила офисного быта, советы по питанию или дресс-коду.

Анализируйте данные

IT-решения, касающиеся кадрового документооборота , позволяют не только автоматизировать процессы, но и отследить сотни показателей. Так, HR-аналитика позволяет отследить средний возраст сотрудника в компании, средний уровень зарплаты, наиболее частные причины увольнений и даже уровень стресса в коллективе. Вся эта информация будет очень полезна службе по персоналу для принятия важных стратегических решений. Она позволяет выявить слабые места, спрогнозировать возможные сложности и увеличивать эффективность персонала, процессов, методов и инструментов работы.

Учитывайте потребности и возможности сотрудников

Помните, что кадровый документооборот должен нести пользу сотрудникам, а не вводить их в стресс. Так, если компания или большая часть сотрудников работает на удаленке, просто преступно просить их лично приезжать в офис для оформления каждой бумажки. Как минимум, нужно оплатить расходы на курьера, как максимум – оцифроваться. Если же большая часть сотрудников работает «в полях», вообще стоит задуматься о разработке корпоративного мобильного приложения, с помощью которого они смогут подписывать документы прямо со смартфона.

Смотрите также: Автоматизация HR-процессов на 80% снизила нагрузку на кадровую службу

Проводите периодический аудит

Аудит по кадровому делопроизводству — это проверка, анализ и оценка состояния кадровой работы, кадровой документации и рисков, связанных с нарушением трудового законодательства. С помощью него можно выявить слабые места в кадровом документообороте. Для этого надо оценить правильность ведения документации, определить соответствие локальных нормативных актов требованиям законодательства РФ и составить перечень отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить.

Вы можете проводить его силами сотрудников либо привлечь сторонние компании. Делать подобное лучше хотя бы раз в пару лет.

Сформируйте свой пул источников актуальной информации

В кадровом деле постоянно что-то меняется. И HR-сотрудникам просто необходимо быть в курсе всех нововведений, чтобы работать с документооборотом корректно. Поэтому надо следить за новостями и обращаться к специализированным изданиям за разъяснением информации. В идеале — собрать некий пул источников информации, которым вы доверяете, и которые быстро реагируют на все реформы.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна