VK HR Tek - система кадрового электронного документооборота от VK

25 сентября 2022 г.

Никто не любит возиться с бумажными документами: печатать, подписывать, передавать в отдел кадров и так далее. Для экономии времени компании могут использовать технологии электронного документооборота. Это поможет быстрее и удобнее подписывать практически любые кадровые документы – по отпускам, переводам, командировкам и другим HR-процессам. Так, при переходе на КЭДО — VK HR Tek — скорость проведения операции специалиста отдела кадров с помощью электронного документооборота сокращается в среднем на 80% по сравнению с бумажным форматом.

Перевод компании Юрент в КЭДО: всего – 850 сотрудников, 25 кадровых процесса – претендует на победу в номинации Digital Solutions бизнес-премии WOW PRO 2022 .

Цели и задачи проекта

- Автоматизировать и перевести кадровые процессы в электронный вид
- Сократить затраты на КДП
- Возможность взаимодействовать с дистанционными сотрудниками
- Снизить риски потери документов при пересылки и хранении
К концу года перевести всю компанию в КЭДО, избавить от бумаги

Реализация проекта

Примерно год назад в компании VK появилась острая внутренняя потребность перейти на кадровый ЭДО, для компании с 12 тыс. сотрудников это было непросто, 70% из которых находятся на удалённом формате работы. Поиски подходящего решения привели нас к тому, что VK просто сделали свой КЭДО VK HR Tek, которым сегодня пользуется вся компания, а теперь и клиенты.

Проработка ТЗ от Юрент заняла примерно 1,5 месяца, так как компания хотела много процессов перевести сразу. Далее внутреннее тестирование заняло примерно месяц и еще месяц внешнего тестирования на базе клиента.

Команда проекта

Со стороны ВК – 3 человека команды интеграции + аналитик. 3 человека от ВК – менеджер проекта, который ведет компанию, бизнес-аналитик, который отвечает за прорабку ТЗ и так же младший менеджер проекта, который отвечает за организацию встреч, тестирование, инструкции и демо для клиента.
Со стороны «Юрент» - Директор по персоналу как менеджер проекта и сотрудник отдела кадров, с кем прорабатывали все процессы. Далее была группа тестирования – 100 человек.

Трудности в реализации

Были сложности в тестировании, так как сразу взяли много процессов, но далее мы их ранжировали по степени важности и удавалось контролировать хаос. Так же вели учет ошибок и изменений и постепенно правили все процессы (если было необходимо).

Результаты

850 сотрудников за месяц переведены на КЭДО ! 1 месяц от начала интеграции до запуска.

У нас большое количество отзывов от коллег-клиентов , что говорит об огромной значимости и весомости нашего сервиса в оптимизации их работы .

Входим в экспертную группу МинТруда по развитию кадрового электронного документооборота

Фото VK

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если ваша компания разработала и внедрила интересный и эффективный продукт, расскажите об этом на конференции WOW PRO 2022 .