Кейс: Цифровая HR платформа для компании Colin's

Предпосылки создания проекта

Наша команда провела глубинное исследование 89 компаний и получила три интересные цифры, рассказывает Дмитрий Серебряков , Основатель и CEO «Цифровая HR платформа»

95% HR и финансовых процессов по работе с линейными исполнителями сегодня выполняется с использованием человеческих ресурсов, а людям свойственно уставать и ошибаться – это существенно тормозит основные бизнес-процессы.

87% представителей «синих воротничков» готовы поменять работодателя при первой удобной возможности (если предложат выше ставку или ближе локацию), поэтому HR команде приходится снова и снова искать новых сотрудников.

Еще один интересный факт: аутсорсинговые компании и кадровые агентства могут обеспечить заказы своих клиентов внештатными исполнителями в среднем на 52% , поэтому часто компаниям-нанимателям приходится работать сразу с несколькими подрядчиками, чтобы повысить шансы на закрытие своих потребностей в полном объеме. Мы разработали платформу, которая может существенно изменить эту ситуацию.

Цифровая HR платформа – это экосистема цифровых сервисов с полной автоматизацией HR и финансовых процессов при работе с самозанятыми исполнителями с применением алгоритмов искусственного интеллекта и машинного обучения. В платформе используется предиктивная модель подбора – она помогает в сжатые сроки привлекать большое количество линейных исполнителей под конкретные задачи конкретного бизнеса. Мы не используем сторонний функционал – это наша собственная запатентованная разработка.

Цели и задачи проекта

Компания Colin's обратилась к нам с запросом выводить до 55 внештатных сотрудников в день в период летней распродажи. Магазину требовались дополнительные продавцы-консультанты, работники торгового зала, прикассовой зоны, мерчандайзеры, фасовщики, упаковщики, сортировщики, комплектовщики, грузчики и уборщики, которые во время пиковой нагрузки усилят штатный линейный персонал и обеспечат работу торговой точки. При этом всё взаимодействие с внештатными исполнителями – от HR процессов до финансовых операций – необходимо было организовать «под ключ».

Ранее клиент уже сталкивался с проблемой нехватки линейного персонала в период сезонных распродаж и уже успел попробовать разные способы ее решения. Компания пробовала справляться с задачей силами собственного отдела HR , который самостоятельно искал, отбирал, проверял и нанимал штатный линейный персонал накануне распродаж. Это было долго, дорого и не очень эффективно. Обеспеченность магазина необходимым количеством сотрудников не выходила за рамки 50%.

Такая модель не выгодна компании. Во-первых, на поиск и управление новым линейным персоналом нужен был дополнительный ресурс со стороны HR, рекрутера, бухгалтера и службы безопасности. Во-вторых, сотрудникам приходилось оплачивать переработки, которые, конечно, регулярно случались из-за недокомплекта штата, а еще начислять отпускные и больничные выплаты при необходимости. В-третьих, часть нанятого в штат линейного персонала «простаивала» после завершения сезонных акций, но все отчисления за них в ПФР, ФСС, ФОМС​ сохранялись. Словом, расходы на ФОТ только росли.

Архитектура проекта

Полностью автоматизировать HR-процессы, среди которых поиск, подбор, проверка, оформление, документооборот, управление, и финансовые операции, такие как выплаты, чеки, отчетность, при работе с самозанятыми исполнителями – выполнить такие задачи быстро и качественно может только экосистема цифровых сервисов, объединенных одной платформой.

Идея Цифровой HR платформы родилась, когда на рынке появился режим самозанятости. Тогда немногие компании понимали, как с ними работать, а некоторые – опасаются до сих пор. Мы помогаем крупным клиентам сотрудничать с внештатными исполнителями и делаем это легально и официально за счет полной прозрачности всех процессов. Мы являемся партнерами ФНС РФ (оператор НПД).

Нашему проекту уже 2,5 года – всё это время он непрерывно развивается, а его функционал продолжает расширяться. Мы разработали платформу, которая является единой точкой входа для нанимателей и предоставляет возможности для работы с внештатным персоналом. Для аутсорсинговых компаний и кадровых агентств на платформе предусмотрены отдельные возможности. Удобные полнофункциональные мобильные приложения для соискателей работают на всех операционных системах (Android, iOS, Huawei).

Мы подсчитали: наш сервис помогает сократить процесс подбора и найма персонала на 281%, а процесс работы с заказчиками – на 166%. Мы предлагаем соискателям только те задания, которые им интересны, выгодны финансово и удобны по логистике, – это позволило в 7 раз увеличить средний «срок жизни» соискателя на платформе и в 3 раза сократить отток линейных исполнителей. Выигрывают «синие воротнички» – выигрывает и бизнес. Процесс трудоустройства линейного персонала с Цифровой HR платформой будет занимать, в среднем, в 6,5 раз меньше времени, чем при классическом HR.

В заимодействие с заказчиком

Мы предоставили клиенту доступ в личный кабинет Цифровой HR платформы , где он разместил заявку на необходимое количество внештатного линейного персонала, а также указал основные и дополнительные параметры: даты, время и тип работ, ставки и адреса магазинов.

Заявка Colin's автоматически отобразилась в мобильных приложениях у соискателей . Удобно, что они доступны на всех операционных системах: iOS, Android, Huawei. Вскоре клиент получил отклики от подходящих соискателей, а 46 из них откликнулось и записалось на выполнение заданий в первые часы с момента размещения заявки. К слову, в последующие дни ежедневная обеспеченность линейным персоналом в магазинах держалась на уровне выше 90% (50 из 55 необходимых сотрудников).

Сервис автоматически проверил паспорт, статус самозанятости, личную медицинскую книжку каждого кандидата. Используя базу МВД РФ и открытые источники, платформа оценила уровень благонадежности соискателей. После этого платформа заключила договор напрямую между клиентом и исполнителями в электронном виде, составила акты выполненных работ и заверила все документы при помощи электронной подписи.

Цифровая HR платформа обеспечила полный контроль исполнителей, в том числе собрала данные о геолокации и проконтролировала «доходимость» до объектов через push-уведомления, зафиксировала объем работ в листе учета рабочего времени после выполнения задания.

Сервис провел массовые выплаты исполнителям за оказанные услуги и сам сформировал за них чеки , а после этого подготовил полные и детализированные отчеты о закрытии заявок и движении денежных средств от клиента к исполнителям.

К оманда проекта

Как мы уже отмечали, Цифровая HR платформа – готовый продукт, поэтому с момента, когда к нам обратилась компания Colin's, до момента, когда в магазины вышли первые самозанятые внештатники, прошло всего пять дней. Как это часто бывает, помощь в лице новых сотрудников нужна была магазину «уже вчера», и наша платформа отлично справилась с заданием.

Нам не потребовалось формировать команду с нуля. С Colin's работали три наших сотрудника: персональный менеджер, специалист технической службы и специалист службы заботы о клиентах. При этом в любой момент при необходимости были готовы подключиться и другие сотрудники.

Сложности при внедрении

Компания Colin's пришла к нам с четко сформулированным запросом: она проанализировала опыт прошлогодних сезонных распродаж и точно понимала, кто именно, когда и в каком количестве понадобится в сезон летней распродажи. А мы, в свою очередь, предложили клиенту готовое решение с продуманным функционалом. Пазл сложился. Цифровая HR платформа забрала на себя все бизнес-процессы по работе с самозанятыми и освободила руки штатному HR.

При этом и клиент, и мы допускали, что могут быть отклонения от плана. Немного сместились пиковые часы – клиент скорректировал заявку в личном кабинете. Три исполнителя за весь период проекта не подошли – по запросу клиента, система оперативно нашла им замену.

Главной сложностью стала ментальная перестройка клиента. Всё, что раньше вручную делала штатная HR команда (размещала вакансии, искала, отбирала, проверяла и контролировала кандидатов, заключала договоры, готовила акты, делала массовые выплаты и готовила отчеты) – долго и часто в авральном режиме – взяла на себя Цифровая HR платформа. И сделала это быстро, качественно и безопасно. Осмыслить такое было непросто.

Конечно, мы не думаем, что робот способен полностью заменить человека на такой ответственной службе. Мы вообще считаем, что HR – это Герой нашего времени . А наше дело – помочь ему, дать инструменты, которые сделают его эффективнее.

Результаты проекта

Чего нам удалось достичь за 2,5 месяца работы с одним крупным магазином Colin's:

1. Сократили время подбора, найма и оформления исполнителей в 2,3 раза по сравнению со сроками, в которые раньше укладывался собственный HR отдел клиента.
2. Обеспечили клиенту 90% необходимого линейного персонала – это в 3 раза выше показателя штатного HR отдела клиента.
3. Сократили затраты на операционные издержки до 27%. Клиент использовал труд временных исполнителей, которые не «простаивали» после завершения пикового периода.
4. Взяли на себя весь кадровый электронный документооборот и отчетность при работе с самозанятыми исполнителями.
5. Обеспечили полную прозрачность и легальность процессов при любых проверках ФНС РФ.

Если раньше, когда перед компанией стояла задача много и глубоко копать, в руках у руководителя кадровой службы была «лопата», то с появлением Цифровой HR платформы, он как будто пересел в экскаватор – копать стало быстрее, проще и эффективнее в разы. Штатная HR команда получила удобный и умный инструмент, который позволяет из личного кабинета влиять на все процессы по работе с самозанятыми.

Изменения коснулись и штатного линейного персонала. Раньше в пиковые часы, когда обеспеченность персоналом в магазинах едва доходила до 50%, нагрузка на штатных сотрудников значительно увеличивалась. Продавцы-консультанты, работники торгового зала, мерчандайзеры, фасовщики, грузчики и другие линейные сотрудники просто «задыхались» в период распродаж. Постоянные переработки, отмененные выходные и отпуска отрицательно сказывались на эмоциональном состоянии людей, негативно отражались на результативности и клиентском сервисе. С помощью самозанятых Цифровая HR платформа помогла магазину быстро усилить штат линейного персонала, снять с него лишнюю нагрузку и, в конечном счете, сохранить команду.

Думаю, мы помогли Colin's решить не только изначально поставленную задачу – привести временных сотрудников в магазин под конкретные задачи в пиковые дни. Мы «подсветили» ряд сопутствующих проблем, на которые у клиента просто не хватало времени обратить внимание, ведь большая часть ресурса штатной HR команды расходовалась на постоянный массовый поиск новых сотрудников. Мы оцифровали и автоматизировали для клиента то, что годами тянуло его вниз. И теперь компания может направить освободившийся ресурс HR, бухгалтеров, рекрутеров, сотрудников службы безопасности и, конечно, средства, сэкономленные на ФОТ, на развитие своего бизнеса и рост операционной эффективности.

Нам кажется, что сверхзадача, которую Цифровая HR платформа в итоге решает для каждого клиента, – это упорядочивание хаоса. Под хаосом мы понимаем работу штатного HR в ситуации аврала, когда нужно быстро и массово нанять линейный персонал: накануне сезонных распродаж, открытия новых торговых точек (особенно в новых для компании регионах), в пиковые часы. Руководителю кадровой службы как будто приходится «организовать» рой диких пчел, которые еще и постоянно его жалят – то на больничный уйдут, то уволятся. Когда часть забот по поиску, отбору и найму новых исполнителей компания передает на аутсорс, наш пчеловод немного «выдыхает» – теперь он видит улей, да и пчелы уже не такие дикие. Но доставать мёд всё ещё сложно и долго – договорами, актами, выплатами и контролем всё равно приходится заниматься вручную. Новый уровень для HR – это полностью оцифрованные и автоматизированные HR процессы. Их можно сравнить с пасекой, где соты в кассетах, а пчелы почти домашние – всё в системе, и ничего не вызывает паники. Упорядочивая хаос, Цифровая HR платформа на своем уровне «укрощает» то, что мешает бизнесу двигаться вперед и получать максимальную выручку.

Сервис полезен ритейлу, общепиту, сервисам доставки, клининга, компаниям, которые занимаются строительством, оказывают курьерские, складские, логистические услуги, и другим бизнесам в разных ситуациях, когда нужны дополнительные руки и ноги: это может быть сезон распродаж, инвентаризация, открытие новых торговых точек, регулярные «пики» в определенные часы или дни, недокомплект штата, болезнь или отпуск штатных сотрудников.

Платформе можно полностью делегировать все процессы по работе с внештатными исполнителями. Это стало возможным, потому что все ее цифровые сервисы объединены в экосистему:

1. Маркетплейс самозанятых : подбираем любое количество исполнителей из базы по всей России и выводим на объекты в указанное время.
2. Проверка соискателей : автоматически проверяем паспорт и статус самозанятости, а также личную медицинскую книжку и уровень благонадежности.
3. Кадровый электронный документооборот : заключаем договор напрямую между нанимателями и исполнителями, составляем акты выполненных работ, подтверждаем электронной подписью – всё в электронном виде.
4. Контроль исполнителей : собираем данные о геолокации, производим оперативную замену исполнителей и фиксируем объем работ.
5. Финансовые выплаты и чеки : формируем чеки за исполнителей, проводим моментальные выплаты за оказанные услуги.
6. Отчетность и аналитика : предоставляем отчеты о закрытии заявок и движении денежных средств, формируем рекомендации на основе модулей предиктивной аналитики.

Фото Цифровая HR платформа

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если ваша компания разработала и внедрила интересный и эффективный продукт, расскажите об этом на конференции WOW PRO 2022 .