5 правил успеха при реализации крупных проектов

Почти каждая компания периодически сталкивается с необходимостью реализовать кросс-функциональные проекты, которые выходят за рамки основной деятельности большинства их участников. При этом нужно не только выделить ресурсы и организовать команду, но и правильно подготовить, адаптировать и замотивировать участников на выполнение новых задач.

Для Coca-Cola HBC Россия одним из самых сложных и ответственных проектов за последнее время стала поддержка Чемпионата мира по футболу FIFA  2018. Спустя год мы подвели окончательные итоги этой работы и выделили ключевые принципы, которые помогут заложить фундамент успешной реализации крупных проектов.

1.      Правильная комбинация ресурсов

Чемпионат мира по футболу принципиально отличался от других спортивных мероприятий масштабом и географией. К примеру, на Олимпийских играх 2014 года в Сочи нужно было охватить всего два кластера — Прибрежный и Горный. В случае с ЧМ речь шла уже об 11 городах и 12 стадионах, на каждом из которых требовалось обеспечить присутствие нашей продукции.

Читайте также: С какими мыслями не стоит браться за проект

Мы понимали, что имеющимися внутренними ресурсами здесь не обойтись.

Поэтому было решено сформировать одну постоянную проектную команду, которая взяла на себя координацию и организацию процесса на протяжении всего срока работы. В нее мы включили 35 сотрудников, прошедших конкурсный отбор.

Вдобавок мы создали большую временную команду из более чем 250 человек для работы непосредственно на стадионах. В нее вошли как внутренние, так и внешние специалисты.  Сотрудники Coca-Cola HBC Россия получили возможность пройти отбор на позиции супервайзеров и менеджеров спортивных объектов, а на позиции мерчендайзеров мы привлекали внешних кандидатов, прежде всего, студентов и выпускников вузов.

Такая комбинация позволила распределить нагрузку и получить достаточно ресурсов для работы на многотысячных мероприятиях в 11 городах.

2.      Постепенное погружение

Готовиться к ЧМ компания начала в 2016 году. На первый взгляд кажется, что времени было много, однако самому Чемпионату предшествовали еще несколько мероприятий, которые помогли проектной команде адаптироваться к новым задачам, попробовать себя в новой роли и оценить свои силы.

В 2017 году команда обеспечивала присутствие нашей продукции на Кубке конфедераций, который тоже проводится под эгидой FIFA. Соревнование проходило на четырех различных объектах. После этого Система Coca-Cola в России организовала Тур Кубка Чемпионата мира по футболу, который стартовал в сентябре 2017 года и завершился за неделю до чемпионата. Маршрут Кубка охватил 51 страну на шести континентах и стал самым длинным в истории. Только на территории России он включал в себя двадцать четыре города.

В результате к началу самого ЧМ у команды накопился  существенный опыт по взаимодействию и координации на больших расстояниях, что очень пригодилось в период проведения мундиаля.

3.      Разумный подход к нагрузкам

Важные проекты, как правило, ассоциируются у сотрудников с работой в режиме 24/7. Иногда такой подход дает результат на короткой дистанции, но для долгосрочных инициатив и проектов он категорически не подходит. В противном случае уже на этапе подготовки качество работы упадет. И уже никакая дополнительная мотивация не вернет вам активного и вовлеченного сотрудника.

В рамках поддержки ЧМ мы всеми силам старались этого избежать и подталкивали участников проекта к тому, чтобы максимально вдумчиво и аккуратно формировать мастер-планы вместе с курирующим менеджером. А также настоятельно не рекомендовали проводить встречи и другие мероприятия в слишком раннее или слишком позднее время. В результате большинство сотрудников, несмотря на высокие нагрузки, сохраняли высокий уровень энергии до самого окончания проекта.

4.      Понятная перспектива

Чтобы люди не терялись среди новых задач, а могли проявлять творчество и инициативу с пользой для дела, они должны отлично понимать собственную роль в процессе и конечную цель работы. Причем речь не только о том, к чему стремится компания в рамках проекта, но и о том, что именно проект даст конкретному сотруднику.

Такое понимание —  ключевой фактор сохранения мотивации в течение длительного времени, особенно на фоне больших нагрузок и других трудностей.

Поэтому частью адаптации персонала к поддержке ЧМ стал процесс формирования индивидуального плана карьерного развития для каждого участника проектной команды.

Ребята понимали, что произойдет с их карьерой после завершения проекта, какие новые должности они займут и какие новые задачи придется решать. Большинство из них получили повышение внутри компании и сохранили высокую мотивацию как на протяжении всего проекта, так и после его завершения.

5.      Постоянная поддержка HR-департамента

Проект оказался сложным как с точки зрения объема работы, так и в эмоциональном плане. Наш опыт поддержки Чемпионата мира показал, что рядом с командой всегда должен находиться HR, способный поддержать в сложные моменты.

Мы подобрали HR-менеджера проектной команды в середине 2017 года, в разгар Кубка Конфедераций. Каждую пятницу в определенное время проводился HR Open hour: сотрудники могли обратиться к HR c абсолютно любым вопросом без предварительного назначения встреч. В итоге у участников команды не было ощущения, что их бросили с задачами один на один. Люди чувствовали, что их усилия ценят, а компания всегда рядом и готова помочь.

Смотрите также: Век живи – век коучись

И, пожалуй, один из главных уроков для нас состоял именно в том, что при реализации масштабных инициатив HR-менеджера следует подбирать не после формирования команды, а в самом начале, следом за менеджером проекта. Это поможет не просто пройти кризисные моменты без потерь, но заранее более взвешенно и точно спланировать работу.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна