От ручного подбора сотрудников к автоматизированному

Сколько HR-ов нужно для найма 10 сотрудников? А 100 сотрудников? Достаточно одного, а также хорошей автоматизации процессов обучения, трудоустройства и работы уверена руководитель сервиса по выгулу и передержке животных «Гульдог» Виктория Малюгина и методист обучающего курса для выгульщиков Вероника Марциновская .

Они поделились историей создания сервиса, опыт которого можно использовать в любых отраслях, где предусмотрен массовый набор сотрудников.

Ручной набор

Изначально набор выгульщиков и нянь для кошек и собак в сервис «Гульдог» происходил в ручном режиме. После того, как кандидат откликался на вакансию в HeadHunter, Авито или социальных сетях, HR-менеджер вручную отправлял ему ссылку на анкету, а затем так же – вручную проверял. Далее подходящие кандидаты получали доступ к обучающему курсу в закрытом телеграм-канале. Домашние задания проверял кинолог, он же принимал экзамен при личной встрече на финальном этапе.

Читайте также: Как ЭркаФарм снизили расходы на кадровый документооборот на 60%, внедрив платформу HRlink – кейс

В какой-то момент поток желающих работать в нашем сервисе стал настолько большим, что мы перестали справляться с ним вручную и решили его видоизменить и автоматизировать.

Автоматизация HR-процессов

Подготовку будущих выгульщиков перенесли на специальную обучающую платформу и процесс действительно пошел быстрее, но в какой-то момент ресурсов платформы стало не хватать. Максимальное количество запросов в день составляло 355 откликов. За июль 2022 года в сервис обратились 1333 потенциальных выгульщиков и нянь, в августе – 1932 человека. В период с 17 августа по 19 сентября – 2132 кандидата.

Когда к команде «Гульдог» присоединилась Вероника Марциновская, было принято решение обновить обучающий курс, а также полностью автоматизировать процесс найма и обучения – от отклика до сдачи экзамена. Так как выгульщики коммуницируют с менеджерами в телеграм, то именно этот мессенджер был выбран платформой для создания автоматизированного курса.

Работа над проектом завершилась в июле 2022 года и уже очевиден положительный эффект. Сегодня система отбора и обучения состоит из трех связанных ботов, при этом для кандидата – это единый диалог.

Принципиальное отличие нового подхода к обучению и найму от первоначального состоит в том, что мы исключили большой объем ручного труда HR-специалиста. Если ранее ему вручную приходилось изучать все анкеты, то теперь основной отсев происходит автоматически . Например, если кандидат проживает в городе, где сервис «Гульдог» еще не представлен, то бот автоматически благодарит его за обращение, но общение на этом заканчивается. Это же касается возраста и других моментов, которые помогают провести первичный отбор. В результате, до HR доходят только те, кто скорее всего присоединится к нашей команде.

HR-специалист знакомится с анкетами отобранных кандидатов, а именно с той частью, где они рассказывают о себе и отвечают на вопросы, почему хотят работать с животными. После этого кандидатов отправляют на обучение в телеграм-бот. Здесь также были внесены изменения: если ранее кинолог проверял домашние задания всех кандидатов, включая тестовую часть, то теперь — только те, которые предполагают развернутые ответы, которые кандидаты пишут сами. Проверка заданий осуществляется непосредственно перед экзаменом. Случается, что кандидаты отказываются от обучения или не доходят до экзамена по каким-то причинам, поэтому для руководителей сервиса «Гульдог» было важно сделать качественное обучение с заданиями, которые проверяются автоматически системой.

Преимущество этой платформы заключается в большом объеме интерактива и более коммуникативной форме обучения. Помимо видеоуроков кандидаты получают доступ к различным памяткам по взаимодействию с животными и их хозяевами, инфографикам, презентациям и другим материалам, которые в дальнейшем можно использовать в работе. После обучения, как и было ранее, кандидатов приглашают на экзамен к кинологу. Данный этап пока не планируется автоматизировать, так как потенциальные выгульщики будут взаимодействовать с животными, и кинологу важно проверить их работу на практике, буквально, посмотреть в глаза, чтобы убедиться в адекватности и хорошем отношении к собакам.

После сдачи очного экзамена для сотрудников запускается третий обучающий бот, где они знакомятся с корпоративной культурой сервиса «Гульдог» и внутренними процессами, которые скрыты от случайных людей. Финальный этап – создание анкеты выгульщика, регистрация в системе и вступление в рабочие чаты. Все выгульщики получают сертификат по «профессиональному содержанию и выгулу собак».

Для сотрудников, которые работают с кошками, было также создано 3 последовательных бота со схожей логикой. Они проходят отбор, сдают тесты, но сам обучающий курс – проще. В данном случае также предусмотрена личная встреча с представителем сервиса «Гульдог», который передает всю необходимую амуницию (аптечку и корпоративную атрибутику), проверяет документы, предоставляет допуск к третьему боту для знакомства с правилами работы в сервисе.

Сколько HR нужно на 1000 человек

Сегодня в сервисе «Гульдог» на постоянной основе работает около 1000 выгульщиков и нянь, но набор постоянно продолжается. В месяц к «Гульдогу» присоединяется около 50 сотрудников, до конца года планируется увеличить эту цифру до 100.

Как правило, летом количество выгульщиков возрастает, так как многие ищут подработку на каникулах или в отпуске. Всех сотрудников курирует один менеджер по работе с выгульщиками. Она помогает им с адаптацией, решением сложных вопросов, занимается всей технической частью, в том числе подключением к сервису. Помимо него выгульщики и няни могут обратиться к кинологу или коллегам за советом в общих чатах в телеграм.

Когда мы только запускались, главная задача была – как можно больше оптимизировать все процессы. Даже сейчас, когда мы максимально все упростили, мы обдумываем, что еще мы можем улучшить. У нас низкая маржинальность, мы не можем позволить себе закрепить по одному куратору за 10-50 выгульщиками. Следующий этап оптимизации работы сервиса – переход на мобильное приложение, где все этапы обучения, экзамена, трудоустройства будут максимально подробно расписаны и понятны.

Несмотря на то, что сервис «Гульдог» по сути только соединяет выгульщиков и нянь с владельцами питомцев, он несет ответственность за возможные риски, если с животным что-то случится, в том числе, оплату услуг ветеринара.

Такие случаи мы используем для улучшения работы сервиса – возможно нужно ввести дополнительный обучающий модуль в процесс обучения, либо сообщаем выгульщикам в чате, с чем стоит быть более внимательными.

Смотрите также: Проект PepsiCo: Трансформация HR-модели и автоматизация HR-сервисов для сотрудников

Мы уверены, что их схема работы применима в любой отрасли, где требуется массовый подбор сотрудников. Чат-бот для отбора, обучения, первичного экзамена – классное автоматизированное удобное решение, как для работодателя, так и для кандидата. Но успех такого подхода зависит от изначальной подготовки. Разработка своей системы заняла у нас около полугода, зато помогла сэкономить человеческие ресурсы и время, которое, как известно, самое дорогое, что у нас есть.

Итоги оптимизации сервиса по выгулу и передержке животных «Гульдог»

Срок разработки собственного алгоритма обучения и найма – 6 месяцев.

Количество сотрудников, нанятых после автоматизации сервиса – 150 человек за 2 месяца, обработано несколько тысяч заявок.

Инвестиции в проект:

– оплата работы продюсера-методиста, кинолога, фелинолога, технического специалиста – 150 000 рублей;

– оплата платформы, на которой создан бот, – 2000 рублей в месяц.

Результат:

- ежедневно в сервис поступает 200-500 откликов;

- настроена аналитика и конверсия переходов из этапа в этап с возможностью оперативно отслеживать проблемные моменты;

- появилась возможность регулировать поток кандидатов без дополнительных трудозатрат на обработку информации;

- новая система позволила запустить сервис еще в 4-х городах с организацией найма персонала без привлечения дополнительных сотрудников.

Фото «Гульдог»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна