Офис как отражение нашей человекоцентричной корпоративной культуры – кейс iConText Group

Кейс компании iConText Group претендует на победу в номинации Workplace бизнес-премии WOW!HR 2023 .

О реализации проекта рассказывает Юлия Шелыгина , директор по маркетинговым коммуникациям iConText Group.

Читайте также: Проект «Гибридный офис – офис будущего» – масштабный переход ANCOR на другой формат работы

Мы понимаем, что именно опыт сотрудников влияет на множество аспектов: взаимоотношения с клиентами, результативность выполнения задач, прибыльность бизнеса, репутация бренда, уровень текучести кадров. В наших интересах сделать все возможное, чтобы этот опыт оказался позитивным.

Нам важно, в каких условиях работают наши сотрудники: все должно быть функциональным и комфортным. Однако тот офис, в котором мы работали на протяжении последних лет, перестал отвечать нашим потребностям. Количество сотрудников постепенно увеличивалось.  И если в период пандемии, когда все работали удаленно, нехватка рабочих мест была не заметна, так как люди посещали офис по необходимости, то после выхода всех сотрудников в офис это стало очевидным. Мы осознали необходимость расширения рабочего пространства.

При этом нам было важно найти офис, в котором будет не только эргономичное пространство для работы, но и комфортные зоны для отдыха персонала: просторная кухня, зеленые зоны, игровая зона.

Также появилась необходимость в собственной event-площадке, которая одновременно станет лекторием для обучения сотрудников, пространством для обмена экспертизой среди коллег, местом для проведения общих встреч, корпоративов и различных мероприятий, поскольку к нам в офис регулярно приезжают партнеры и клиенты.

Созданием дизайн-концепции нового офиса и его обустройством мы занимались самостоятельно, без привлечения провайдера. Эти задачи легли на плечи нашего коммуникационного департамента, в который входят административный отдел, HR-отдел и отдел маркетинговых коммуникаций.

Ребята сами занимались вопросом поиска нового офиса, работой с подрядчиками, переездом, обустройством, а также созданием дизайна офиса, в котором отражена визуальная айдентика группы — то, что создает «целостное» восприятие бренда с стороны сотрудников, клиентов, партнеров, помогает сформировать первое впечатление и повышает узнаваемость бренда в глазах целевой аудитории.

При поиске нового дома для iConText Group нам было важно найти площадку, которая будет не только решать основные задачи (комфортное пространство для работы и отдыха сотрудников, пространство для обмена экспертизой, обучения персонала и пр.), но и отвечать многим другим параметрам:

1. Нам было важно, чтобы офис находился близко к центру, метро и недалеко от предыдущего офиса, поскольку многие сотрудники живут рядом. Территориальное расположение и близость к метро.
2. Большое количество кафе и ресторанов поблизости. Несмотря на то, что в офисе есть большая столовая зона, где сотрудники могут перекусить, мы знаем, что многие предпочитают обедать вне офиса. Поэтому одной из основных задач было найти площадку, рядом с которой есть кафе и рестораны. По адресу Новослободская, 16, где теперь находится наш офис, как раз сосредоточено большое количество таких заведений.
3. Комфортное пространство для работы. В нашем новом офисе достаточное количество переговорных комнат, кабинетов с панорамными окнами. А поскольку большинство встреч проходят по видеосвязи, мы дополнительно реализовали скайп-румы — небольшие комнаты, рассчитанные на 1-2 человека. Нам было важно, чтобы люди не занимали большие переговорки на весь день, но при этом могли свободно проводить встречи онлайн.
4. Зоны для отдыха. В прошлом офисе таких зон было недостаточно. Поэтому при поиске нового офиса мы обращали на это отдельное внимание. В результате нашли пространство, отвечающее всем нашим требованиям: в офисе есть уютные общие зоны с диванами и качелями, зеленые зоны, просторная столовая, душевые, а также игровая зона, где сотрудники могут устроить соревнования по настольному теннису и настольному футболу. Также главная отличительная особенность нашего офиса — открытая веранда на крыше. На каждом этаже обустроена зона кофе-брейка. Помимо кофе, там можно найти сладости, есть разные виды молока — всё на выбор наших сотрудников.
5. Собственная event -площадка. Мы давно хотели проводить внутренние и внешние мероприятия для большого количества людей, но для этого не было подходящего пространства. Теперь у нас есть собственная event-площадка, где мы организовываем рабочие встречи с сотрудниками, а также корпоративы, киновечера, квизы. Также на этой площадке проводим обучения для сотрудников в рамках корпоративного университета и внешние мероприятия в рамках проекта Mind Hub, куда приглашаем коллег по рынку, клиентов, партнеров, представителей брендов и СМИ.

Все это создает уютную атмосферу для общения, нетворкинга, а главное — эргономичное, функциональное пространство для работы, которое вдохновляет сотрудников на достижение высоких результатов.

Идею пространства, дизайн офиса группы создала проектная команда, состоящая из административного блока, HR и маркетинга. В проектной команде было 6 человек:

• Екатерина Здесенкова, исполнительный директор iConText Group.
• Назира Опарина, вице-президент по развитию iConText Group.
• Анна Жукова, руководитель административного отдела в iConText Group.
• Вячеслав Золотарев, HR-директор iConText Group.
• Юлия Шелыгина, директор по маркетинговым коммуникациям iConText Group.
• Рустам Бродников, арт-директор iConText Group.

После переезда в новый офис изначально упор был на организацию комфортного пространства для работы: обустройство кабинетов, расположение отделов, кто с кем сидит, где и какие переговорки. В дальнейшем планируем еще больше акцентировать внимание на отражении корпоративной культуры и айдентики iConText Group (цветовой палитры, шрифтов, форм и стилей, которые влияют на восприятие бренда целевой аудиторией) в дизайне офиса.

Конечно, основная часть работы по переезду в новый офис и его обустройству легла на плечи коммуникационного департамента: административный отдел, HR-отдел и отдел маркетинговых коммуникаций.

Но стоит отметить, что в обустройстве офиса активное участие принимают все сотрудники группы. Если возникает какой-то вопрос, например, как лучше организовать конкретное пространство, отдельный кабинет, что сотрудники хотели бы там видеть, мы запускаем опрос на нашем внутреннем корпоративном портале, где каждый может поделиться мнением. После мы анализируем результаты опроса и принимаем финальное решение.

До того, как мы переехали в новый офис, данное пространство использовалось как коворкинг. И здесь важно понимать, что это совершенно другая функциональная направленность, другое зонирование. В коворкинге работают люди из разных компаний, у них нет цели — объединиться, по сути каждый работает сам по себе.

Нам, наоборот, было важно объединить сотрудников разных агентств, входящих в группу. Но при этом необходимо было учесть то, что у каждого из них свои запросы и потребности. Каким-то отделам принципиально важно сидеть вместе, в одном помещении. А кто-то хотел уединения и тишины. И сложность как раз заключалась в том, чтобы найти один офис, который бы позволил решить все эти задачи.

Коллеги знали, что мы ищем новый офис, планируем переезд и с нетерпением ждали любых новостей на эту тему. В итоге в новый офис мы переехали в начале 2022 года (переезд пришелся на новогодние праздники).

После выхода сотрудников в новый офис мы получили множество восторженных отзывов. В первые дни они с энтузиазмом обустраивали новые места, постили видео в соцсети, проводя мини-экскурсию по офису. Сегодня они с удовольствием каждый день приходят на работу, общаются и вместе решают бизнес-задачи. И наш новый офис действительно стал для всех вторым домом, уютным и теплым.

Клиенты и партнеры стали гораздо чаще приезжать к нам в гости, на офлайн-встречи, что в текущих условиях в принципе большая редкость. И, конечно, нам приятно получать от них положительные отзывы о нашем новом офисе — никто не остается равнодушным. Одни из последних гостей — партнеры из AdIndex и коллеги из «Серебряного меркурия».

Кроме того, благодаря наличию собственной event-площадки нам стало гораздо проще приглашать не только текущих, но и потенциальных клиентов на мероприятия, которые проводит наш отдел маркетинговых коммуникаций.

Коллеги знали, что мы ищем новый офис, планируем переезд и с нетерпением ждали любых новостей на эту тему. В итоге в новый офис мы переехали в начале 2022 года (переезд пришелся на новогодние праздники).

После выхода сотрудников в новый офис мы получили множество восторженных отзывов. В первые дни они с энтузиазмом обустраивали новые места, постили видео в соцсети, проводя мини-экскурсию по офису. Сегодня они с удовольствием каждый день приходят на работу, общаются и вместе решают бизнес-задачи. И наш новый офис действительно стал для всех вторым домом, уютным и теплым.

Клиенты и партнеры стали гораздо чаще приезжать к нам в гости, на офлайн-встречи, что в текущих условиях в принципе большая редкость. И, конечно, нам приятно получать от них положительные отзывы о нашем новом офисе — никто не остается равнодушным. Одни из последних гостей — партнеры из AdIndex и коллеги из «Серебряного меркурия».

Кроме того, благодаря наличию собственной event-площадки нам стало гораздо проще приглашать не только текущих, но и потенциальных клиентов на мероприятия, которые проводит наш отдел маркетинговых коммуникаций.

Новый офис позволил нам еще больше сплотить сотрудников всех бизнес-юнитов, входящих в группу. Ребята с удовольствием каждый день приходят в офис, общаются, решают вместе рабочие вопросы.

Также мы уже успели оценить важность и нужность собственной event-площадки в офисе. Например, этим летом мы провели первое офлайн-мероприятие «Бизнес-радар» в рамках проекта Mind Hub, где презентовали наше собственное исследование «Маркетплейсы для покупателей и продавцов». Число заявок на участие в конференции было превышено в 3 раза. Фактически мероприятие посетили более 120 гостей: топ-менеджеры брендов, агентств, селлеры, предприниматели, представители СМИ. На нашей площадке с докладами выступили ведущие эксперты индустрии digital и e-com: Ozon, Яндекс.

Смотрите также: «Nexign FreeDom – свобода выбирать формат работы»: проект по удержанию сотрудников и оптимизации расходов

Кроме того, используя event-площадку в офисе как лекторий для обучения сотрудников, мы существенно повысили их вовлеченность в процесс. Мы донесли до персонала ценность такого обучения:

• 95% руководителей подали заявку на прохождение первого этапа программы развития;
• 75% руководителей iConText Group уже прошли обучение;
• 90% обучившихся руководителей подали заявку на прохождение второго этапа программы развития.

Переезд в новый офис позволил решить все задачи, которые мы перед собой ставили. Мы достигли поставленной цели — создали комфортное рабочее пространство для объединения сотрудников всех бизнес-юнитов, входящих в группу, а также обучения, развития персонала, расширения деловых связей и обмена экспертизой.

В результате мы получили массу положительных отзывов от сотрудников. Также повысилась их удовлетворенность работой в группе: по результатам опроса eNPS в 2022 году, этот показатель составил 4,4 балла из 5 возможных (ранее он был 4,1).

Кроме того, нам приятно и гордо приглашать партнеров и клиентов на переговоры в красивый и уютный офис. Именно благодаря наличию в офисе собственной event-площадки мы запустили несколько новых проектов, как внутренних, так и внешних, которые в том числе позволяют закрывать наши бизнес-задачи:

• Проект Mind Hub — цикл офлайн-мероприятий разного формата (конференции, тренинги, мастер-классы, неформальные встречи), направленных на укрепление статуса iConText Group как центра управления бизнесом. Это собственное пространство для расширения деловых связей и обмена экспертизой, чтобы в рамках одного мероприятия была возможность транслировать на рынок ценности, экспертизу группы и находить новых партнеров и клиентов.
• Корпоративный университет iConText Group — программа развития руководителей для повышения их управленческих компетенций, улучшения HR- и бизнес-показателей группы. Обучение проводится в офлайн-формате. В это время наша event-площадка превращается в лекторий: преподаватели и бизнес-тренеры делятся теоретической информацией, сотрудники разбирают управленческие кейсы, обмениваются мнением и опытом. На данный момент уже завершился первый поток обучения по базовой программе, стартовал второй поток обучения по базовой программе и первый поток обучения по продвинутой программе. Запущено обучение для топ-менеджмента.

Также благодаря новому офису мы сможем реализовать и другие проекты, которые раньше могли только планировать. Например, сейчас готовится совместный проект с CX WORLD «Визит», в рамках которого мы будем проводить бизнес-экскурсии в офисе для знакомства и обмена опытом с погружением в культуру компании.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если ваша компания разработала и внедрила интересный и эффективный продукт, расскажите об этом на конференции WOW!HR 2022 .