Проект «Гибридный офис – офис будущего» – масштабный переход ANCOR на другой формат работы

Проект «Гибридный офис – офис будущего» – масштабный переход международной стаффинговой компании ANCOR на другой формат работы с сохранением эффективности компании. Проект реализован по нескольким направлениям:

1) созданы офисы с гибкими рабочими местами (сотрудники бронируют свои рабочие места, когда планируют выйти в офис),

2) официально введен режим частичной удаленной работы (часть времени - сотрудники работают в офисе, часть - из дома),

3) создана зона коворкинга в офисе в Москве.

В ходе проекта приняты инфраструктурные изменения, разработаны стандарты гибридного формата работы (операционные, организационные и технические), определен регламент использования рабочих мест в офисе. Сотрудники обеспечены техническими средствами для комфортной удаленной работы.  Все рабочие инструменты и обучение для сотрудников стали доступны онлайн. О реализации кейса рассказывает Екатерина Павлова , менеджер по проектному упралению.

Читайте также: Как новый офис ГК «МЕГАПОЛИС» помог HR-стратегии

Предпосылки к реализации проекта

Несколько месяцев 2020 года стали для всего мира испытанием на прочность. В турбулентный период, когда преобладают депрессивные настроения, мешающее работать, оставаться эффективными и просто нормально жить, работодатель должен стать гарантом стабильности, внушить уверенность в завтрашнем дне и обеспечить сотрудникам самые комфортные условия, чтобы не подвергать их опасности. Приоритет нашей компании - здоровье сотрудников. Таким образом, перед проектом стояли следующие задачи:

• Обеспечение безопасности сотрудников
• Полное оснащение удаленного рабочего места
• Сохранение уровня заработной платы
• Организация учебного процесса онлайн
• Бесшовная адаптация новых сотрудников
• Расширение кандидатского поля
• Рост привлекательности бренда работодателя
• Сохранение эффективности компании в целом

Команда проекта

Техническую сторону обеспечивал департамент информационных технологий.

Обустройством офисов и логистикой руководило сервисное подразделение ТимСервис (аналог административно-хозяйственного департамента) и централизированное управление из Москвы, при поддержке сотрудников на местах.

Регламенты и правила пользования гибкими рабочими местами составляла команда департамента управления корпоративными стандартами.

/ Легальность всех процедур обеспечил юридический департамент при поддержке практики трудового права.

Информационную поддержку обеспечивал корпоративный университет, в его зоне ответственности был перевод всех hard & soft skills тренингов в онлайн-формат, а также непрерывный поток найма и адаптации сотрудников.

Проект был полностью реализован внутренними силами ANCOR. В команде состояло порядка 50 человек.

Этапы реализации

Программа стартовала в марте 2020 года. Благодаря слаженным действиям и наработкам, в первую неделю введения карантинных мер, ANCOR смог перевести 95% персонала на удаленную работу и наладить все бизнес-процессы.

Прежде всего среди сотрудников был проведен опрос про плюсы и минусы работы онлайн. Мы получили ответы от 953 респондентов (при списочной численности компании 1366). Основные выводы, которые были сделаны:

• Большая часть людей готова работать удаленно (частично);
• Для большей части сотрудников, готовых работать удаленно, наиболее удобный вариант – 2-3 дня в неделю из дома.
• Большая часть респондентов – женщины, для которых удаленка стала способом совмещать свои рабочие обязанности с семейными делами.

Таким образом, энтузиазм коллег, подкрепленный статистикой, подтвердил жизнеспособность этого формата. Все рабочие инструменты были переведены онлайн в течение недели. Чуть дольше по времени занял перевод обучения.

Одновременно началась подготовка к переходу офисов на «гибкие рабочие места», установка индивидуальных локеров на этажах, работа по организации пространства коворкинга в Москве. Обновленные локации открылись в июне.

За период апрель-май в ответ на потребности сотрудников была создана серия вебинаров на профессиональные и околопрофессиональные темы - #Сделано_в_ANCOR.

Так как проект затрагивал весь персонал, была организована информационная кампания на каждом его этапе. На внутреннем портале публиковались новости, по всем сотрудникам проводилась информационная рассылка, также о программе шла видео-информация в новостных выпусках компании Flashback.

Сложности в реализации проекта

Главные трудности заключались в масштабе проекта и периоде реализации, который совпал с введением жестких ограничительных мер во всех городах присутствия компании. Ограничения в передвижении по городу парализовали логистику, а нам было необходимо каждому сотруднику доставить технику на дом.

Офисы переоборудовали в рекордно короткое время. Сразу после снятия ограничительных мер коллеги перешли на новый режим работы в обновленные офисные пространства.

Реакция персонала

Перед развертыванием программы мы проводили опрос сотрудников о новом формате. Таким образом, на старте снимался эффект неожиданности и прорабатывалась почва для дальнейшего хода проекта.

В результате коллеги дали положительную обратную связь. Большая часть сотрудников компании – женщины, которые высоко оценили ее преимущества. Благодаря гибкому графику они могут комфортно совмещать рабочие и домашние обязанности.

Результаты проекта

Основной результат проекта в том, что при изменении формата работы, эффективность компании не снизилась. Сотрудники выбрали для себя наиболее удобный график (количество дней из дома и офиса), который позволяет им оставаться результативными. Перевод рабочих инструментов в онлайн сделал компанию гибче, объединив все города и страны присутствия. ANCOR всегда остается на связи с клиентами и кандидатами, не прекращая работу над клиентскими проектами.

Смотрите также: Центр занятости модернизировал офис

На данном этапе:

• По системе гибких рабочих мест в России работают 5 офисов (Москва, Санкт-Петербург, Новосибирск, Самара, Ростов-на-Дону) ,
• 1089 из 1366 человек работают в формате частичной удаленной работы,
• Появилась система бронирования рабочих мест, интегрированная в Интранет,
• Созданы регламенты удаленной работы для всей компании, которые регулируют данную форму занятости на законодательном уровне.

Благодаря оптимизации рабочего пространства экономия в месяц составляет:

Москва – 2 300 000 руб./мес.

Санкт-Петербург – 355 000 руб./мес

Другие города совокупно – 325 000 руб./мес.

• В офисе в Москве создано коворкинговое пространство –  экосистема для эффективной совместной работы.
• Все рабочие системные инструменты стали доступны удаленно.
• Все сотрудники, работающие в формате частично удаленной работы обеспечены техникой (компьютеры, гарнитуры, корпоративная мобильная связь).
• Все корпоративные тренинги (hard & soft skills) переведены в онлайн-формат.
• Разработана новая серия вебинаров на профессиональные и околопрофессиональные темы #Сделано_в_ANCOR, в качестве спикеров выступают сотрудники компании.
• На протяжении всего периода действия проекта в компании осуществлялся найм сотрудников (в бизнес-подразделения за период март 2020-март 2021 вышли 165 новых сотрудников, в управляющую компанию приняты 30 человек) .
• Всего в компании 375 сотрудников с детьми, включая 133 с детьми дошкольного возраста, которые теперь могут проводить с ними больше времени.
• Так как у сотрудников сократилось количество физических контактов, то в два раза сократилось и количество больничных листов (с марта 2019 по март 2020 гг - 811 больничных, с марта 2020 по март 2021 гг - 409 больничных).
• Бренд работодателя стал более привлекательным для кандидатов после появления опции частично удаленной работы
• Существенно расширилось кандидатское поле, так как теперь по многим позициям мы не привязаны к конкретному городу, таким образом команда ANCOR пополняется талантами со всех уголков страны.

Переход на новый режим никак не отразился на уровне заработной платы и  эффективности. Компания завершила 2020 год, выполнив план на 102% с приростом в 16.5% по сравнению с прошлым годом. Бренд ANCOR стал еще более привлекательным –  мы предлагаем очень ценное преимущество частично удаленной работы, что весьма не типично для нашей отрасли кадрового консалтинга. В дальнейшем планируется масштабирование проекта.

Фото ANCOR

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}