Инструкции по переходу на дистанционную работу

Удаленная работа — это «новый черный». И если вы тоже переводите своих сотрудников на дистанционный труд, то в голове, как правило, звучат два вопроса:

• как сохранить эффективность индивидуальной работы дома?
• как эффективно управлять командой, которая внезапно стала удаленной?

Чтобы помочь вам пройти этот путь с минимальными потерями, я предлагаю вам несколько рекомендаций. Первая часть посвящена индивидуальной работе и больше будет интересна сотрудникам, которые теперь работают из дома. Вторая будет полезна менеджерам и HR, и поможет управлять командой из людей, которые больше не сидят в одном кабинете на расстоянии вытянутой руки.

Читайте также: Как управлять удаленными сотрудниками

Подсказки для сотрудника

1. График работы

Старайтесь сохранить свой прежний график работы. Вам, возможно, захочется поспать до 10 или на ночь посмотреть сериал, но лучше оставьте это для выходных дней и отпуска. Начинайте и заканчивайте работу примерно в то же время, как вы делали раньше. Так вы сохраните себя в тонусе во время дистанционной работы и потом легко вернётесь к работе в офисе.

Теперь, когда у вас освободилось время на дорогу до офиса, посвятите это время себе — сделайте, наконец, зарядку, нормально позавтракайте и сделайте мелкие домашние дела до начала рабочего дня.

Установите время обеда, соблюдайте его, не выходя из своего прежнего рабочего режима. С вечера продумайте, что у вас будет на обед. Теперь, когда рядом нет кафе или столовой с готовой едой, вам нужно самим себе приготовить что-то. И лучше это сделать с вечера, чтобы не тратить время на обдумывание меню.

Каждой утро или каждый вечер составляйте для себя to-do лист на день и обсуждайте его с руководителем и коллегами. Руководителю будет понятно, чем вы заняты и коллеги будут понимать, с каким вопросом к вам можно обратиться и где ваши задачи пересекаются.

Каждое утро пишите руководителю о главных задачах на этот день и вечером не забудьте написать о результатах. Так вы и сами будете видеть свой прогресс и руководителю будет спокойнее.

Отвечайте на письма в течение часа и на мессенджеры в течение 30 минут. Если требуется больше времени для подготовки ответа, напишите, что получили сообщение и укажите ожидаемые сроки, когда будет готов ответ.

Откройте свой календарь для руководителя и всей команды и отмечайте там над чем планируете работать.

На время работы закройте в браузере вкладки с социальными сетями, отключите лишние уведомления.

Работайте 40–45 минут, потом сделайте перерыв на 15 минут, налейте себе чай или воды, пройдитесь по квартире, разомнитесь, поговорите с близкими, обнимите детей, если они с вами в квартире. Не залипайте в социальных сетях на все время перерыва.

Очень важно соблюдать режим с первого дня. Сфокусируйтесь на задачах и постарайтесь минимизировать все отвлекающие моменты.

2. Окружающая среда

Выберите место для рабочего пространства. Это не должны быть кровать или диван. Найдите стол, стул, в идеале отдельную комнату или угол, где вас не будут беспокоить.

Одевайтесь в комфортную, но опрятную одежду. Это важно как для видеоконференций, так и для сохранения рабочего настроя. Кстати, то, что вы носите не только влияет на ваше настроение, но и может помочь быть более сфокусированными и действовать более обдуманно. Исследование, опубликованное в Журнале Экспериментальной Социальной психологии, показывает, что формальная одежда в некоторой степени делает вас умнее.

Предупредите своих близких и детей о том, что вы работаете . Объясните, что это не выходной. Обнимайте детей, столько, сколько им нужно, но договоритесь о правилах: когда нельзя вас беспокоить, когда можно поговорить, задать вопрос или попросить о чем-то, и когда вы уже заканчиваете рабочий день и можете посвятить себя близким.

Нарисуйте табличку «Не беспокоить» и объясните детям, что это на короткое время, но очень важно вас не трогать и ни о чем не спрашивать.

Договоритесь с домашними о распределении дел. Если оба супруга работают вместе из дома — помогайте друг другу в бытовых делах и срочных вопросах с детьми.

Наденьте наушники с легкой музыкой, чтобы не отвлекаться на окружающие шумы.

Подсказки для руководителя

Составьте вместе со своей командой общие правила игры. Во сколько все начинают активность, во сколько уже не стоит писать и звонить. Какими средствами связи и мессенджерами вы все вместе будете пользоваться, вместо привычных личных обсуждений.

Утром уделите время каждому сотруднику — прочитайте их видение задач на день и ответьте, согласны вы с ними или как-то нужно их скорректировать.

Вечером прочитайте отчеты по выполнению задач и дайте обратную связь. Напишите «Спасибо» — это всегда приятно.

Запланируйте общие онлайн-встречи 2–3 раза в неделю или проводите каждый день короткие встречи по статусу всей командой.

Теперь, когда у вас нет возможности подойти к каждому члену команду, узнать как дела, поговорить на отвлеченные темы, чаще встречайтесь по видеосвязи. Все общие встречи начинайте с нерабочих вопросов — как дела, как настроение, что нового. Старайтесь сохранить тот личный контакт, который был у вас в офисе, и учитывайте время на эти разговоры при составлении плана встречи.

Всегда пишите план встречи, в котором должен быть ответ на вопрос — какой результат от встречи я хочу получить? Все встречи заканчивайте подведением итогов — что решили и кто ответственный за реализацию решения. После встречи разошлите команде письмо с итогами.

Создайте общий чат подразделения и, если надо, еще чаты для отдельных команд, которые плотно работают вместе.

Сложные вопросы решайте на видеозвонке, а не в чате. Видеозвонок — это ваша замена встречи в реале и основной способ решения всех вопросов. Групповые видеозвонки ставьте в календарь. Об индивидуальных видеозвонках договаривайтесь в личном сообщении.

Смотрите также: Управление стрессом: полезные техники для спокойной жизни

Используйте разные средства связи для вопросов разной срочности:

• Почта — если у вас не очень срочный вопрос.
• Мессенджер — если вам нужен более оперативный ответ. Но будьте готовы, что ваш вопрос могут пропустить, поэтому продублируйте его на почту.
• Телефон — если очень срочный вопрос, который вам нужно решить здесь и сейчас. Чем сейчас занят коллега — смотрите в его календаре.

Переход на удаленную работу требует много большего, чем установить ПО для коммуникации и организовать рабочее место дома. В процессе работы у вас часто будут возникать вопросы, о которых вы просто не задумывались в офисе — например, как подписать нужный документ или что делать, если сломалась мышка. Возможно, поначалу будет сложно расставить приоритеты, когда нет возможности просто подойти и спросить. Поэтому очень важно сохранять открытость — спрашивать, если не знаете, созваниваться и встречаться онлайн как можно чаще. Поначалу лучше перестараться с общением, чем оставить людей дома с недостатком информации и без понимания, что делать дальше. И со временем вы найдете оптимальные способы общения для своей команды.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна