Почему компании не спешат отдавать процессы на аутсорсинг
В России бизнес часто предпочитает держать всё «под рукой», даже если это непрофильные бизнес-процессы. Основная причина такой осторожности — непонимание того, как работает аутсорсинг и какие выгоды он может принести. Специалисты аутсорсинговой компании UCMS Group - Ольга Демченко, руководитель службы казначейства, и Александр Чирков, менеджер по продажам, решили разобрать пять основных барьеров, которые мешают бизнесу доверять аутсорсингу.
Барьер 1. Страх потерять контроль и гибкость
Компании считают, что взаимодействовать с инхаус-сотрудником проще: он всегда на связи, готов к переработкам и работает исключительно в интересах одной компании. Например, руководитель может написать бухгалтеру в WhatsApp ночью, и задача будет выполнена к утру. При переходе на аутсорсинг такие привычки действительно придётся пересмотреть: специалисты провайдера выполняют задачи по согласованным процедурам и, как правило, в рамках рабочего времени.
О чём стоит задуматься
Постоянные авралы и сообщения в нерабочее время могут указывать на неэффективно выстроенные процессы. Например, на недостаток специалистов или высокую долю ручного труда. В таких условиях ключевые задачи пробуксовывают, а сроки срываются.
К тому же переработки и давление на сотрудников часто приводят к снижению вовлечённости. Это может привести к «тихому увольнению», когда работник выполняет только минимальный объём задач, не проявляя инициативу в интересах компании. А если сотрудник действительно уволится, то компания рискует потерять важные знания, долго искать замену и тратить ресурсы на обучение.
Как может быть с аутсорсингом
Процедуры, которые оформляет аутсорсинговая компания, помогают выстроить систему, где вам больше не нужно писать сотрудникам в три часа ночи. Все задачи выполняются вовремя, без необходимости дополнительного контроля.
«Многие руководители переживают, что в критической ситуации провайдер откажется помогать, сославшись на рабочие часы или жёсткие процедуры. На деле грамотная процедура взаимодействия — это не барьер, а защита. Она чётко фиксирует зоны ответственности, способы и тайминги коммуникации, и в том числе, прописывает действия в экстренных ситуациях. Клиент может быть уверен, что его не оставят без помощи», — Ольга Демченко, руководитель службы казначейства.
Если компании важно сохранить физическую доступность команды, аутсорсинг предлагает формат «импланта»: специалист провайдера работает на территории клиента. Это помогает «держать руку на пульсе» и взаимодействовать со специалистом очно, как со штатным сотрудником в офисе. При этом нет рисков, связанных с отпусками или больничными, так как замена «импланта» на время его отсутствия полностью ложится на провайдера.

Барьер 2. Стоимость и ценообразование
Компании, особенно малый и средний бизнес, часто сравнивают зарплату штатного сотрудника и стоимость услуг аутсорсинга. На первый взгляд, бухгалтер за 50 тысяч рублей кажется более выгодным, чем услуга за 100 тысяч. Но такое сравнение некорректно. С аутсорсингом вы получаете не просто исполнителя, а партнёра, который закрывает задачи полностью и предоставляет доступ к профессиональной инфраструктуре.
О чём стоит задуматься
Вы точно учли все расходы на сотрудника? Вот только некоторые дополнительные расходы: налоги, обучение, больничные, IT-инфраструктура, программы обеспечения безопасности и ещё множество мелких, но обязательных затрат.
Кроме того, стоит задуматься: есть ли у вас полная загрузка для штатного бухгалтера? Если его задачи занимают пару часов в день, остальное время он либо недогружен, либо выполняет работу, далёкую от своей специализации.
Как может быть с аутсорсингом
Вы покупаете не человека, а сервис. И этот сервис включает в себя команду специалистов с экспертизой в разных областях и сильную методологическую поддержку. Плюс в том, что специалистов уже подобрали, оформили, обучили, подготовили рабочее место и даже ДМС и другими бенефитами обеспечили. А еще сервис включает инфраструктуру и ИТ-специалистов, который её обслуживают.
«Клиенты часто переживают, что за каждую дополнительную задачу придётся платить отдельно, и итоговая сумма возрастёт. Чтобы избежать таких ситуаций, важно выбрать провайдера, который на старте сотрудничества погрузится в бизнес-процессы и сможет гибко составить предложение с индивидуальным пакетом услуг — то есть включит в ежемесячную оплату всё, что вам нужно. У клиента здесь тоже есть важная задача — быть честным и подробно рассказывать о своих процессах.
И ещё важный момент: при изменении вводных цена у провайдера может не только увеличиваться, но и уменьшаться, например, если сокращается объём работы. Это выгодно отличается от ситуации со штатными сотрудниками, чью зарплату невозможно снизить при снижении нагрузки», — Александр Чирков.
Барьер 3. Страх утечки данных
Компании часто опасаются передавать свои данные подрядчику, считая, что хранить информацию внутри безопаснее. Логика понятна: если всё под контролем, то рисков меньше. Однако квалифицированная IT-команда и надёжная защита данных требуют значительных инвестиций, на которые компании не готовы. Поэтому на практике внутренняя система безопасности в компаниях часто не подготовлена к киберугрозам и внештатным ситуациям. При этом развитая и защищенная IT-инфраструктура является обязательным элементом любого аутсорсингового провайдера, так как они несут ответственность за безопасность данных множества клиентов.
О чём стоит задуматься
Насколько надёжна ваша IT-инфраструктура? Есть ли у вашей команды ресурсы для своевременного выявления уязвимостей и защиты данных? Сертифицирована ли ваша IT-инфраструктура по стандартам безопасности?
Сколько будет стоить поддержка IT-инфраструктуры, включая обновления, бэкапы и защиту от кибератак?
Если данные действительно утекут, кто будет нести ответственность?
Если ресурсы и экспертиза ограничены, это создаёт значительные риски: от утечек данных до штрафов за несоответствие законодательству.
Как может быть с аутсорсингом
Передача данных аутсорсинговой компании снижает риски, потому что провайдер должен работать по международным стандартам безопасности данных, включая сертификацию ISO.

«Аутсорсинговая компания высокого уровня уделяет очень много внимания безопасности. Например, данные хранятся в защищённом дата-центре с ежедневными бэкапами. Провайдеры обязаны соблюдать требования Роскомнадзора и действовать в соответствии с ФЗ-152 по защите персональных данных. Об изменениях в этом или другом законе, который касается киберзащиты, специалисты провайдера, как правило, узнают первыми. Кроме того, помимо страхования профессиональной ответственности, провайдер предоставляет киберстрахование», — Александр Чирков.
Барьер 4. Зависимость от высокорискованных схем
Для некоторых компаний аутсорсинг недоступен не из-за его стоимости или сложности, а из-за того, что они продолжают использовать. высокорискованные схемы, что делает сотрудничество с профессиональным подрядчиком невозможным, так как они не соответствуют законодательству и исключают прозрачность процессов.
О чём стоит задуматься
Компании, которые продолжают работать за пределами правового поля, сталкиваются с очевидными проблемами:
- невозможно масштабироваться, привлекать крупных клиентов и выходить на международные рынки;
- возрастают риски налоговых проверок и штрафов;
- низкое доверие к таким организациям со стороны партнёров и сотрудников.
Как может быть с аутсорсингом
Если компания хочет перейти на светлую сторону, то аутсорсинг может помочь сделать это проще. Например, выстроить процессы, настроить бухгалтерию и документооборот в соответствии с законодательством. А ещё — показать, как можно оптимизировать затраты, оставаясь в рамках действующего законодательства.
«Работать с полным соблюдением законодательства не каждой компании по карману — это факт. Но дело в том, что если вы хотите расти и выходить на новый уровень, неизбежно придется менять подходы. Чем позже это произойдёт, тем сложнее будет переход, особенно с учётом ужесточения законодательства», — Ольга Демченко.

Барьер 5. Высокий порог вхождения
Переход на аутсорсинг — это не просто «взял и сделал». Для многих процесс кажется пугающим: нужно провести тендер, подготовить техническое задание, выбрать подрядчика, передать процессы, а иногда и уволить сотрудников. Всё это требует времени, ресурсов и решимости, которых зачастую не хватает.
О чём стоит задуматься
Оставаться в «зоне комфорта инхауса» может оказаться дорогим решением. Неэффективные процессы продолжат «съедать» ресурсы, и компания не будет успевать за конкурентами. К тому же зависимость от конкретных сотрудников может сказаться в самый неподходящий момент. Например, когда руководитель отдела кадров уходит в другую компанию, дела передаются формально и нужно чуть ли не заново выстраивать процессы.
Можно начать с небольших участков, чтобы облегчить переход. Например, передать на аутсорсинг только самые проблемные процессы, оставив ключевых сотрудников внутри компании. Так часто бывает с бухгалтерией: главный бухгалтер остаётся внутри компании, а остальная команда работает на аутсорсинге.
Как может быть с аутсорсингом
Увольнение сотрудников — это всегда сложный и чувствительный процесс, но для бизнеса всё-таки важно сфокусироваться на том, что выгоднее в долгосрочной перспективе. Аутсорсинговая компания поможет правильно сократить сотрудников, а иногда штатные сотрудники клиента могут перейти в штат провайдера — в итоге сотрудники сохраняют рабочие места, а компания получает плюсы аутсорсинга.
Аутсорсинг — это не просто передача части процессов внешнему исполнителю, а стратегическое решение, которое помогает компаниям сосредоточиться на ключевых задачах. Правильный выбор провайдера и выстраивание прозрачных процедур взаимодействия помогает преодолеть основные барьеры и получить гарантию непрерывности, безопасности и профессионализма.
Что Вы думаете об этом?