«Home Office» – это проект по удалённой работе и трансформации офисов Х5 Retail Group на территории России

«Home Office» – это проект по удалённой работе и трансформации офисов Х5 Retail Group на территории России. Проект предполагает интеграцию phygital-принципов в ежедневную деятельность компании, сочетание цифрового и физического пространств для работы и взаимодействия, а также изменение подхода к организации рабочего процесса и пространства.

Проект «Home Office» претендует на победу в номинации Digital Solutions бизнес-премии WOW!HR 2021 .

О реализации проекта рассказывает Мария Войтик , руководитель проекта X5 Home Office.

Предпосылки создания проекта

Над переводом сотрудников на удаленную работу мы задумались давно. К этой мысли нас подтолкнули тренды на рынке труда и растущие ожидания кандидатов. Например, специалисты из IT в первую очередь рассматривают предложения с гибкой формой занятости.

Читайте также: Современная CRM для рекрутинга, где задачи решаются за пару секунд

В 2019 году у нас активно развивались технологические направления бизнеса и продуктовые команды, и мы стали тестировать новые форматы работы. Решили сначала запустить тестовый проект Х5 Home Office на небольшой группе офисных сотрудников корпоративного центра и потом уже принять решение о масштабировании на всю компанию, который оказался успешным. В итоге пандемия подтолкнула нас к стремительному переходу на новый формат.

Команда проекта

Проект реализован силами команды Х5.

Организацией занималось несколько подразделений Х5, около 30 человек в рабочей группе. Для решения всех задач участники команды по переводу на удаленный офис от IT и HR отделов работали сверхурочно.

За три недели нам нужно было:

• Обеспечить всех сотрудников необходимыми лицензиями и доступами;
• Расширить и увеличить мощности централизованной инфраструктуры для удаленного подключения сотрудников;
• Разработать новые схемы удаленного доступа;
• Докупить оборудование для сотрудников — это стало большой проблемой, так как в марте 2020 оборудования не хватало даже у поставщиков;
• Обновить и адаптировать инструкции по безопасности по нашим корпоративным системам и сервисам.

Реализация проекта

На этапе пилота реализация проекта заняла 3 месяца. На этапе масштабирования мы перевели основную массу сотрудников на формат удаленной работы, но дорабатывали экосистему сервисов, трансформацию офисов и процессов проекта на протяжении всего 2020 года.

До начала пандемии в компании не было унифицированных программ для работы удаленных команд. Политика безопасности у нас довольно жесткая, поэтому рабочие документы и сервисы доступны не всем сотрудникам из дома.

За несколько дней мы создали карту критичных позиций по корпоративному центру Х5, определив сотрудников, которые могут перейти на удаленную работу, а также тех, кто продолжит работу в офисах, потому что от них зависит непрерывная работа бизнеса.

Такую же работу провели московские офисы торговых сетей. Например, менеджеры по персоналу, оформляющие новых сотрудников на работу, должны были присутствовать в офисе, чтобы подписывать документы.

Это помогло нам понять, сколько нужно лицензий на ПО, сколько ноутбуков, сколько сотрудников и в какие сроки должны перейти на удаленный формат, хотя многие моменты приходилось адаптировать под ситуацию по несколько раз в день. По мере распространения COVID-19 по стране мы по отработанной схеме переводили на удалёнку коллег из офисов Х5 в регионах.

Преодоление сложностей

Сложно было выбрать универсальный инструмент для совместной работы команд. Существующих в компании инструментов было недостаточно, они не выдерживали нагрузку в несколько десятков тысяч подключений одновременно. А большинство новых сервисов уязвимы с точки зрения информационной безопасности.

После нескольких итераций, проб и ошибок, мы выбрали единый инструмент для распределенной работы команд, для которого закупали расширенные лицензии на использование и который разработчик корректировал под наши требования безопасности.

Мы выбрали решения Microsoft Teams для видео-конференций, совместной работы команд и отслеживания задач. Skype остается как альтернативный простой инструмент быстрого обмена сообщениями и созвонов. На адаптацию и перевод процессов в унифицированную рабочую платформу всех сотрудников ушло около 4 месяцев.

Возникли проблемы с закупкой техники и настройкой качества интернет-связи. На момент начала пандемии не у всех в компании были ноутбуки, и мы массово закупали необходимое оборудование. Некоторым специалистам потребовалась установка стационарных компьютеров на дому. Серьезной проблемой стало качество интернет-связи и закупка оборудования.

Зачастую приходилось выходить напрямую на производителей, минуя поставщиков, у которых к концу марта 2020 таких объемов техники просто не было. Чтобы наладить стабильный интернет, мы закупали мобильные модемы для сотрудников.

Сотрудники жаловались на психологические сложности постоянной работы из дома. Многим не хватало личного общения с коллегами, возможности собраться на брейншторм и быстро решить возникающие проблемы в дистанционном формате.

Чтобы решить эту проблему, мы организовали ряд кросс-форматных активностей: «Неделя здоровья» и утренние зарядки для сотрудников, IT-квартирник и серию онлайн-викторин, на которых сотрудники могли в неформальной обстановке пообщаться и отвлечься от тревожности.

Реакция персонала

Для анализа пилота мы несколько раз проводили пульс-опросы: задавали сотрудникам и руководителям вопросы о том, как на удаленке изменились эффективность их работы, качество взаимодействия с коллегами, организация рабочего пространства, использование технических ресурсов, баланс работы и личной жизни.

Вот какие плюсы дает удаленка по мнению наших сотрудников:

• Получается экономить больше времени, денег и сил;
• Легче погрузиться в задачи и сосредоточиться, в том числе из-за отсутствия шума и внешних раздражителей;
• Открытое пространство в офисе менее удобно для работы, чем дом;
• Повысилась скорость выполнения работы и количества задач.

Всех новых офисных сотрудников в Х5 мы теперь принимаем онлайн — с марта 2020 года. В целом по компании, включая розничный блок, за год мы набрали около 177 000 человек. Сейчас весь процесс найма и начала работы происходит удаленно, от собеседования и до подписания документов, выдачи техники и согласования рабочих показателей.

Удаленная работа сделала географические ограничения гораздо менее значимыми, и сейчас около половины новых сотрудников мы нанимаем практически во всех регионах РФ на постоянную удаленку. В основном это касается специалистов по информационным технологиям, но также и других отделов. Если раньше оборудование сотрудники получали в офисе, то теперь мы отправляем технику и курьерской службой.

До 2020 года это было сложно осуществить, так как большинство HR-процессов требовало физического присутствия специалиста. А релокация сотрудника в регион, где располагается офис, всегда затратна.

Смотрите также: «СМС-Коммуникатор»: сервис для 16 000 сотрудников от «МФЦ Полюс»

Результаты проекта

Вынужденная удаленка стала триггером к пересмотру кадрового документооборота с традиционно большим объемом бумажных документов.

Мы автоматизировали многие HR-сервисы для сотрудников, сделали их доступными через личный кабинет сотрудника, например: график отпусков, больничные листы, справки с места работы и другие.

Офисы становятся удобными трансформируемыми пространствами для совместной работы. Если раньше большая часть пространства отдавалась отдельным рабочим местам и только 10% переговорным комнатам, то сейчас мы активно меняем этот подход, увеличивая количество общих зон до 40%.

Один из важных выводов 2020 года – наша команда не потеряла эффективности от удаленной работы. Это – объективная оценка по результатам выполнения ключевых показателей эффективности сотрудников и компании в целом.

Мы оценивали, насколько продуктивно сотрудники работают удаленно по нашим обычным данным — у всех сотрудников в компании есть свои ежегодные ключевые показатели эффективности. К осени показатели не упали по сравнению с периодом до пандемии.

После завершения пандемии и периода «удаленки для безопасности» более 60% офисных сотрудников продолжат работать часть недели в офисе, часть из дома или полностью дистанционно. Участники команд вместе с руководителями сами выбирают, в каком формате будут работать дальше.

Новый формат работы дает компании и людям гибкость. Сотрудник, который не тратит ежедневно время на дорогу, более эффективен в рабочее время и может больше времени уделять семье, увлечениям вне работы. Баланс работы и личной жизни тоже меняется в положительную сторону, и это сказывается на эмоциональном состоянии сотрудников и в итоге на эффективности работы.

По результатам последних опросов, более 90% сотрудников предпочитает традиционному формату «работе из офиса» новые форматы :

Гибридная* форма: ~ 60%

Полностью удаленная форма: ~ 35%

Офисная форма: 6%

Фото X5 Retail Group

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}