Быстрая адаптация: как проводить онбординг дистанционных сотрудников

В прошлом году удаленная работа была не только законодательно утверждена на территории РФ, но и предоставила организациям возможности по оптимизации расходов, а также бросила новые вызовы командам, ранее не знакомым с процедурами дистанционного поиска, найма и адаптации сотрудников в коллективе. Хочу поделиться эффективными методами, которые применяются в компании для онбординга нового сотрудника, помогают ему быстро адаптироваться в компании и поддерживают командный дух рабочей группы.

Обеспечиваем технические условия новому сотруднику

Прежде всего нужно позаботиться об организации рабочего места и доступе нового сотрудника к ключевым инструментам компании. В этом пункте адаптация работника в офисе и на дистанционке не сильно различается. Будущий руководитель должен убедиться, что в первый же день:

• сотрудник имеет представление, чье оборудование (собственное или работодателя) ему нужно будет использовать в работе;
• технические специалисты своевременно настроили учетную запись, открыли доступ к нужным папкам;
• сотрудник был добавлен в рабочие чаты, чтобы предотвратить непредвиденные сложности в коммуникации.

Читайте также: Дистанционный онбординг: современные методы адаптации новых сотрудников

Если собеседование кандидата проводилось в офлайн-формате, то перед выходом на дистанционную работу стоит выслать работнику опросник по техническим возможностям удаленного подключения. Так руководитель сможет понять, сумеет ли новый сотрудник оперативно подключиться к аудио- и видеозвонкам, насколько стабильно интернет-соединение, а работник получит представление, какое техническое обеспечение потребуется ему в работе , какие каналы коммуникации приняты в новом коллективе и в какой мере условия будут обеспечиваться ему работодателем.

Если у сотрудника нет необходимого оборудования, работодатель может предусмотреть передачу служебной техники с предустановленным на ней пакетом программ. Если же новый работник планирует использовать личное оборудование в служебных целях, работодателю и сотруднику стоит обозначить сумму компенсационных выплат в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Кроме этого руководителям компании стоит закрепить в локально-нормативных актах процедуру возмещения расходов за вышедшую их строя служебную технику, а также  определить, собирается ли организация компенсировать дистанционным сотрудникам расходы на интернет.

Знакомим сотрудника со структурой компании

Чаще всего первое знакомство дистанционного сотрудника с компанией и коллективом происходит заочно. Некоторые специалисты считают, что поскольку удаленным работникам не приходится покидать привычную обстановку и выходить за пределы комфортной зоны, их адаптация проходит быстрее и мягче. Однако психология, как и причины выбора дистанционного формата работы, у сотрудников могут кардинально отличаться. Поэтому если возникает ощущение, что человеку не хватает личного представления и беседы — стоит предусмотреть и очный формат знакомства.

Тем не менее, даже если нет никакой возможности организовать экскурсию по офису или устроить личную встречу нового работника с командой, это не означает, что руководителю достаточно лишь объяснить новому специалисту спектр его задач. Работник быстрее включится в процесс, если будет иметь четкое представление о структуре компании, понимать, на чем строятся актуальные регламенты и какие ценности заложены в основе корпоративной культуры.

Чтобы сотрудник почувствовал себя частью единого коллектива, мы в BDO Unicon Outsourcing предусмотрели обязательные семинары для новичков, на которых сотрудники знакомятся с компанией, руководителями ключевых подразделений и друг с другом. Это помогает новым работникам составить представление о работе всей организации и увереннее ориентироваться в бизнес-процессах. Мы также внедрили в компании чат-бот, чтобы сотрудники , которые не знают к кому им обратиться или потеряли контактные данные коллеги, могли получить информацию в любое время.

Представляем сотрудника коллегам

Специфическая проблема адаптации удаленного сотрудника в рабочей группе состоит в том, что чаще всего человек с трудом формирует и поддерживает социальные связи с людьми, которых никогда до этого не видел. Поэтому самый распространенный способ знакомства с новичком внутри рабочей группы или отдела — включение в процессы онбординга этапа видео-интервью.

Например, некоторые компании просят кандидатов, успешно прошедших собеседование или испытательный срок, ответить на короткую универсальную анкету, которая помогает сотруднику рассказать о себе, а также о его роли и задачах в компании. В этих роликах новички рассказывают о своих впечатлениях и планах, а также отвечают на заранее присланные вопросы.

Другой распространенный способ — коллективный звонок, где все участники беседы могут познакомиться, рассказать о своей роли и задать интересующие вопросы новому члену команды. Поскольку этот формат наиболее приближен к «живому» общению офлайн, он помогает новичку быстрее завязать межличностные отношения в команде, преодолеть психологические барьеры перед незнакомцами и освоиться в нормах корпоративной коммуникации: например, разобраться, какая форма обращения принята в команде.

Создаем в компании систему наставничества

Часто новые сотрудники бояться показаться недостаточно компетентными или стесняются лишний раз побеспокоить коллег. Все это приводит к ситуациям, когда новичок пытается разобраться своими силами и могут возникнуть непреднамеренные ошибки или затянуться сроки закрытия задач. Плавно включить нового работника в процессы и избежать множества неточностей помогает организация системы наставничества. Так мы выстроили процессы адаптации новых сотрудников в нашей компании . А чтобы поощрить коллег, учредили ежегодную премию за лучшего наставника, который регулярно делится своим опытом с командой, и поощряем победителей номинации призами от организации. Этот метод подразумевает, что новый сотрудник оказывается под руководством более опытного специалиста, который контролирует работу новичка в первые месяцы. Таким образом, новый работник всегда знает, к кому он может обратиться за помощью, если у него возникают вопросы по задаче, требуется помощь по заполнению документов или возникают сомнения в своих полномочиях.

При этом наставник не только контролирует качество работы новичка, но и находится с ним в постоянной коммуникации, может анализировать его поведение на рабочем месте и получать обратную связь, чтобы понимать, что беспокоит работника и как он справляется с возложенными обязанностями.

Развитый институт наставничества — взаимовыгодный проект, который, с одной стороны, позволяет сотруднику разобраться в своих обязанностях в первые месяцы работы, а с другой — развивает у наставника управленческие качества,  полезные для дальнейшего профессионального роста.

Смотрите также: РОЛЬФ внедрил единое цифровое пространство развития сотрудника

Готовим адаптационные материалы

Чем быстрее будет доступ нового сотрудника к справочной информации и регламентам бизнес-процессов, тем проще будет проходить его адаптация. Например, стоит предусмотреть для новичков папку или презентацию, которая поможет ориентироваться в корпоративной системе, в хранилище данных, содержать сведения о подразделениях, миссии и ценностях компании.

Облегчить навигацию работника можно и с помощью IT-решений. Сегодня на рынке существует множество инструментов, которые напомнят о  рабочем графике, покажут календарный план на год или помогут в любое время получить справочную информацию о коллегах в портативном устройстве.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательно