Меняя мир, мы начали с себя: как ГК ФСК переехала в гибкий офис

Будущее уже наступило: более ответственное отношение к сотруднику и его потребностям – основа концепции well-being, реализованной ГК ФСК с помощью организации гибридной формы работы и нового офиса для сотрудников.

Кейс ГК ФСК претендует на победу в бизнес-премии WOW ! HR 2021 в номинации Workplace.

О реализации проекта рассказывает Юлия Итаева , вице-президент по стратегии и управлению персоналом ГК ФСК.

Предпосылки создания проекта

Предпосылками перемен в нашей компании, как и в большинстве бизнесов всего мира в 2020 году, стала пандемия. Мы понимали, что борьба с COVID-19 займет не один месяц и отразится на нашей корпоративной культуре, качестве и образе жизни сотрудников.

Читайте также: Как один офис стал звездой Instagram

Переезд в гибкий офис стал следствием изменений, произошедших в философии и корпоративной культуре ГК ФСК после перехода на удаленную работу в период самоизоляции. Карантин показал, что мы можем не менее продуктивно работать дистанционно, поэтому было решено сохранить частично удаленный формат работы.

Ориентация на результат, а не на процесс стала ключевым изменением в философии ГК ФСК. При этом мы хотели сохранить ставшую в период пандемии свободу выбора пространства для работы. Наш офис на тот момент не отвечал требованиям, которые ставила новая реальность. В нем не было:

• удобного открытого пространства для командной работы и эффективного взаимодействия;
• большого количества переговорных комнат;
• акустических кабин для индивидуальных/конфиденциальных телефонных переговоров;
• эргономичного пространства.

Еще одной причиной переосмысления формата работы стала новая для нашей компании идея well-being, которую мы начали внедрять на уровне продукта. В нашем флагманском проекте мы заложили концепцию, которая подразумевает заботу о благополучии жителей во всех сферах жизни . За эталон мы взяли международный WELL-стандарт, применяемый в недвижимости. Он включает в себя сразу несколько параметров для формирования пространства, направленного на поддержание здоровья человека. Среди них — среда обитания, качество воздуха, воды, освещение.

Меняя мир, мы начали с себя, а точнее с мира вокруг себя.

Поэтому 2020 год стал для нас годом глобальной трансформации и осознанности. Нам нужен был офис, в котором бы не только решалась задача рационального использования пространства. Мы искали решение, которое отвечало бы нашим пяти основополагающим ценностям: справедливость, проактивность, развитие, доверие и эффективность.

Первая ценность предполагает создание равных условий, в которых работают все сотрудники: один комфортный офис для всех, вне зависимости от должности. Проактивность, как и развитие, коррелирует с той самостоятельностью, которую дает работа по гибкому графику. А эффективность и доверие напрямую связаны с ориентацией на результат и нашей философией.

Таким образом, корпоративную культуру мы перестроили на результат, а не сам процесс работы. И конечно, мы хотели, чтобы будущее пространство для сотрудников было современным, технологичным и инновационным, как и наш продукт.

Суть проекта

Концепцией гибкого офиса мы вдохновились, когда стали изучать международный и российский опыт офисных пространств. Побывали на экскурсиях у наших партнеров, которые уже работали в подобном формате. Затем начали искать предложения по гибким офисным пространствам на рынке c учетом требований эффективности, гибкости, технологичности, безопасности, well-being подхода к качеству воздуха, воды, материалов отделки, освещения.

В итоге свой выбор остановили на офисном пространстве, которое легко трансформировать под необходимые задачи.

Мы организовали зонирование по блокам, чтобы сотрудники одного подразделения находились в одном месте. Таким образом, решили вопрос шума, который бы снижал уровень продуктивности сотрудников. Например, для финансового блока мы выделили тихую зону с изолированным пространством, отдел по работе с клиентами разместили в стороне с отдельным (вторым) входом, чтобы разграничить потоки клиентов и сотрудников.

Помимо этого, мы сделали акцент на большом количестве переговорных комнат. Для сотрудников доступно более 20 помещений для переговоров.

Они носят название наших жилых комплексов (голосование за названия провели среди сотрудников) и вмещают в себя от 4 до 22 человек, это дает возможность решать совместно многие рабочие вопросы, что очень важно для девелоперской деятельности.

Мы полностью отказались от кабинетов, что создало возможность для построения горизонтальных связей между сотрудниками разных подразделений. Теперь в одном рабочем пространстве находится как топ-менеджер, так и ведущий специалист. Также мы отказались от закрепленных рабочих мест за сотрудниками, что позволило компании снизить бумажный документооборот в пользу хранения документов на серверах и базах компании.

При выборе локации мы обращали внимание на пространства для отдыха, лаунж зоны, кофе-поинты, а также на оформление помещений. Искали вариант с минималистичным дизайном, чтобы обстановка, с одной стороны, не отвлекала от рабочего процесса, с другой – позволяла нам гармонично внедрять наши корпоративные атрибуты в интерьер.

Основной цвет нашего бренда – оранжевый, довольно сложный в использовании в интерьере. Но он прекрасно сочетается с белым – ключевым цветом нашего нового офиса.

Суммарно это дало эффект стильного и современного пространства. Когда компания специализируетсяна проектах бизнес-класса, продумывает вопросы, начиная от локации площадки до мебели в квартирах, понятие «стиль» приобретает особое значение. На такие нюансы всегда обращают как клиенты, которые приходят в офис на консультацию, так и партнеры.

Эко-элементы в оформлении интерьера позволили сформировать дружелюбную и гармоничную атмосферу, в которой комфортно работать сотрудникам всех подразделений,  а также создать условия для развития одного из направлений well-being–healthpromotion.

Удобное функциональное зонирование, освещение, основанное на биоритмах человека, – всё направлено для повышения качества жизни сотрудников, самочувствия и настроения и, как следствие, эффективности бизнеса.

Команда проекта

Идея перехода на частично удаленный режим работы принадлежала Владимиру Воронину, президенту ГК ФСК. Мы провели большую подготовительную работу с каждым функциональным руководителем, по сути, это было исследование готовности команд работать в гибридном формате.

Опыт удаленной работы весной помог нам оперативно сформировать внутреннее техническое задание для Комплекса по стратегии и управления персоналом, Административно-хозяйственного управления, Управления по связям с общественностью, Департамента по безопасности, Департамента информационных технологий – тех подразделений, которые были задействованы в реализации проекта . По каждому направлению была сформирована дорожная карта с набором инициатив от момента поиска пространства до переезда.

Сложности в реализации проекта

Подготовка началась за 3 месяца до начала переезда. С момента принятия решения Владимиром Ворониным до новоселья мы успели найти пространство, переформатировать его с учетом наших стандартов, настроить IT-инфраструктуру, преодолеть все этапы переживаний сотрудниками – от страха до принятия.

Для нас, эйчаров, ключевой задачей было сделать «промоутеров» из тех сотрудников, которые находились в категории «критиков». Мало кто из коллег на начальном этапе сказал: «Как же здорово!».

Внутри компании и топ-менеджмента было и сопротивление, и принятие. Считывались следующие страхи: «Как я буду контролировать сотрудников», «Вдруг это повлияет на работу моего подразделения».

Во время подготовки к переезду мы стали реализовывать коммуникационные инициативы и обращать «в новую веру» наших «критиков»:

• провели экскурсии в новый офис для ключевых руководителей;
• спросили у сотрудников об их ожиданиях от нового пространства, чтобы учесть наиболее интересные предложения;
• запустили горячую линию в поддержку переезда;
• публиковали на портале еженедельные обращения от президента;
• рассказывали людям об этапах подготовки к переезду;
• собирали самые насущные вопросы;
• готовили разъяснения;
• дали возможность каждому руководителю сформировать план размещения рабочих мест сотрудников;
• провели тренинги в поддержку повышения эффективности команд в условиях распределенной работы;
• подключили корпоративного психолога;
• сформировали план по внедрению центров притяжения;
• сделали визуальные носители и видео-инструкции для максимально комфортной адаптации коллег.

После переезда мы ожидаемо столкнулись с адаптацией к нашей новой реальности. Многие пытались разобраться, как бронировать hotdesking, переговорную для совещания, как организовано корпоративное питание (теперь оно было не в кафе офиса, а в кофе-поинтах на этажах: обед, перекусы, напитки в компании бесплатные), как печатать документы с помощью пропуска.

Эти локальные трудности, с которыми сталкивались сотрудники, мы преодолели буквально за две недели благодаря слаженной работе всех заинтересованных подразделений и большой вовлеченности президента ГК ФСК.

Реакция персонала

Реакция сотрудников была положительная, хотя не сразу мы ее получили. Сначала все внимание коллег было сосредоточено на адаптации к новому рабочему месту.

Спустя две недели сотрудники разобрались с новыми устройствами и привыкли к новому месту, мы стали получать положительные отзывы. Неожиданным для всех оказалось то, что рядом друг с другом могут работать рядовые сотрудники и топ-менеджеры, включая президента. Этот опыт оказался уникальным для всех без исключения.

Сотрудники теперь не должны встраиваться в график своих руководителей, теперь они могут оперативно решать задачи, без долгих поисков встреч.

Топ-менеджмент компании в свою очередь видит, как выстраивается рабочий процесс в каждом подразделении. Это нивелировало опасения, что потеряется контроль .

В конце октября мы переехали, а уже в начале декабря провели опрос вовлеченности среди сотрудников, где задали важные вопросы про переезд и удовлетворенность новым форматом работы. Учитывая, что первая реакция большинства сотрудников была неоднозначной, мы получили высокий результат.

Смотрите также: Притягательный комфорт офиса «Страхового брокера АСТ»

Индекс удовлетворенности офисным пространством и работой в компании составил 86%, а индекс счастья сотрудников – 85,7%. Это одни из лучших показателей по отрасли и по стране в целом.

ГК ФСК стала первой компанией среди столичных девелоперов, которая перешла на формат гибкого офиса, пока еще нового для российского рынка. Это привлекло внимание не только отраслевых СМИ и наших партнеров, но и все деловое сообщество. Это неудивительно, переход на гибридный формат работы – это мировой тренд, который пришел в Россию от IT-компаний Кремниевой долины, для которых важен результат и быстрая адаптация к изменяющимся условиям рынка.

Результаты проекта

1. Изменилось качество взаимодействия и эффективность, а также скорость принятия решений на всех уровнях.

2. Увеличилась скорость включения сотрудников в бизнес-процессы – не нужно ждать офлайн-встречи, чтобы обсудить новую задачу.

3. Пространство нового офиса позволилоувеличить количество неформальных мероприятий, обеспечивающие комфортную психологическую обстановку для новых сотрудников.

4. Согласно проведенному опросу,сотрудники смогли найти комфортный для себя баланс личной жизни и работы -появилось больше возможностей проводить время со своими близкими.

5. Сократилось количество обращений по программе добровольного медицинского страхования по сравнению с прошлым годом.

6. Удалось снизить движение бумажного документооборота и ускорить цифровизацию ряда бизнес-процессов.

Мы полагали, что стратегические цели компании в условиях пандемии не будут выполнены, и еще в августе разработали стресс-сценарий, а в результате реализации проекта мы смогли повысить мотивацию и результативность команды, что позволило нам достигнуть всех поставленных целей по итогам 2020 года и начать успешно 2021 год.

Фото ГК ФСК

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}