Антивирусный проект #жнясвкарантине – кейс Beeline Казахстан

Во время пандемии 90% сотрудников Beeline Казахстан были переведены на дистанционную работу. Для их поддержки компания запустила антикризисный проект Antivirus #жнясвкарантине. Программа построена с учетом фаз реагирования на изменения с психологической точки зрения и разработана по 3 уровням: когнитивному, эмоциональному и физическому.

О проекте рассказывает Директор по управлению персоналом Тахмина Кодири .

Проект «Antivirus #жнясвкарантине: новая система против кризиса для сотрудников Beeline Казахстан» претендует на победу в бизнес-премии WOW!HR Kazakhstan в номинации Save.

Читайте также: ECODOM - с заботой о Важном

О проекте

« Antivirus #жнясвкарантине: новая система против кризиса для сотрудников Beeline Казахстан » направлен на поддержку сотрудников в сложившейся кризисной ситуации. Он состоит из целого ряда онлайн-активностей разного характера :

• Развлекательные активности (конкурсы, челленджи и пр.)
• Информационные активности – создание массовых групп в корпоративной социальной сети Workplace («Информация по коронавирусу» и «Есть проблемы?»)
• Care pack: доставка наборов заботы каждому сотруднику домой (брендированная маска, перчатки, санитайзер, наклейки, витамины, ручка, блокнот).

Программа разработана по трем уровням: когнитивный, эмоциональный и физический.

Когнитивный:

• Серия вебинаров на психологическую устойчивость: управление тревогой, майндфулнес, осознанный выбор, личные границы, коммуникации
• Сопровождение программы через публикации записей вебинаров и скрайбинга, интервью со спикерами

Эмоциональный:

• Онлайн-группы поддержки с психологом
• Книжный клуб «BeeSmart» онлайн
• Группа самоподдержки «Чайхана» – безопасное пространство, где можно получить поддержку
• Онлайн-концерт Let it Bee, в котором профессионально играли сотрудники компании

Физический:

• Зарядка и марафон приседаний (дважды в день)
• Йога онлайн (дважды в неделю)
• Вебинары про техники работы с телом (майндфулнес, билатеральная стимуляция, работа с дыханием, упражнения на стуле и прочее)

При этом мы пристально наблюдали за реакциями и вопросами, которые люди задавали спикерам, отслеживали замеры настроения и доращивали контент программы. Продолжительность программы составила 2,5 месяца с интенсивностью по 4 активности в неделю.

По мнению экспертов рынка T&D стран СНГ, наша программа уникальна своей системностью и интегральным подходом.  Мы ориентировались на рост вовлеченности, поднятие настроения и создание счастья на рабочих местах, несмотря на дистанционную работу.

Наше принципиальное отличие: во-первых, программа имеет систематический характер (а не одиночные активности), во-вторых, практически все элементы проекта составлены с учетом мнения и пожеланий сотрудников компании, которые регулярно консолидируются при помощи пульс-опросов.

Предпосылки проекта

Во время пандемии в целях заботы о здоровье наших сотрудников руководство компании приняло решение о том, что более 90% персонала будут работать дистанционно. Ранее в течение нескольких лет в Beeline Казахстан действовала программа BeFlex, позволяющая работать «на удаленке».

Но так, чтобы более 90% сотрудников работало вне офиса – это случилось впервые за историю Beeline Казахстан. Нам были важны такие вопросы, как позитивное отношение к изменениям, вовлеченность, предоставление комфортных условий и пр. Так появилась Антивирусная программа #жнясвкарантине. Для нас важной задачей было сохранить эффективность и вовлеченность людей через психологическую поддержку, стабилизацию эмоционального состояния и создание среды, где люди могли получать инструменты и знания в области психологической устойчивости и развития осознанности.

Особенности проекта

Один из важных отличительных нюансов нашего проекта – это то, что мы строили ее, исходя из мнений и предложений наших сотрудников. Многие из наших инициатив вызывали интерес со стороны других компаний, и мы с радостью делимся и продолжаем делиться нашим опытом. Например, эфиры How are you – когда сотрудники делятся лайфхаками по дистанционной работе; замеры настроений; care pack – пакет заботы и пр.

Что касается генерации новых идей, происходило это так: каждую неделю проводился пульс-опрос по измерению настроений сотрудников, в котором коллеги оставляли комментарии и предложения на вопрос «Что еще мы можем улучшить»? После изучения результатов формировались планы на дальнейшие 7 дней при помощи брейнстормов. Таким образом, горизонт планирования сократился до одной недели, что крайне важно в условиях быстрых изменений и кризисной ситуации.

Команда проекта

В проекте участвовали сотрудники HR и Службы обеспечения комфорта. Если говорить о драйверах, то в этом качестве выступали профессионалы двух команд – внутренних коммуникаций (пульс-опросы, челленджи, care pack, конкурсы, коммуникационные кампании и пр.) и T&D (мастер-классы, обучение, психологическая поддержка, физическая поддержка, концерт, нетерапивтическая поддержка). В числе драйверов было менее 10 человек.

Большинство активностей реализовывались без бюджета, стараниями сотрудников компании. Например, в йоге и марафоне приседаний тренерами выступали коллеги, имеющие серьезный опыт в физической подготовке. Многие мастер-классы проводились экспертами на бесплатной основе и пр. Лишь отдельные масштабные активности требовали финансовых вложений. Например, care pack –  пакеты заботы были подготовлены в кратчайшие сроки и доставлены всем сотрудникам в разных городах Казахстана. Если перевести расходы на каждого обученного сотрудника, то это эквивалентно KZT  1,748 на одного сотрудника. Однако и здесь мы максимально задействовали внутренние ресурсы. Например, во многих городах для доставки пакетов заботы привлекались сотрудники компании, у которых из-за карантина снизился объем работы. Для проведения обучения мы приглашали известных казахстанских и зарубежных экспертов, но при этом коммуникационные и организационные действия мы проводили самостоятельно, силами нашей команды.

Внедрение проекта

Программа внедрялась как MVP продукт, мы разработали концепт и через 2 недели запустили первые активности. Параллельно доращивался контент и прорабатывалась механика реализации активностей. Внедрили в сжатые сроки, так как критически важно было своевременно выстроить грамотную систему управления изменениями в компании в новых условиях.

Изначально мы выбрали несколько наиболее подходящих вариантов коммуникаций. Мы отказались от истории, когда одни и те же инфоповоды дублируются во всех имеющихся каналах коммуникаций, чтобы избежать СПАМа – когда информация просто нивелируется и перестает восприниматься.

Первое: мы определили основной канал коммуникаций, им стала наша корпоративная внутренняя социальная сеть Workplace, которая «живет» в компании уже больше года. В Workplace мы создали две новые группы, на которые подписали абсолютно всех сотрудников компании:

1) Информация по коронавирусу – в ней постили все материалы и статьи на тему того, какие меры предпринимаются в компании против распространения коронавируса.

2) Есть проблемы – группа, в которой можно написать о любой сложности, возникающей в работе. И вопрос будет решен в течение дня, а иногда, часа и даже в течение нескольких минут.

Второе: мы подключили дополнительные каналы коммуникации для транслирования различных инфоповодов – почтовые рассылки (дайджесты ярких новостей) и мессенджеры. Для мессенджеров каждый день силами внутренних коммуникаций готовили инфографики, которые можно было разослать за считанные секунды по группам. Важным каналом коммуникаций стали эфиры с руководством – How are you (ведущий – CEO, проходили почти каждый день) и Friday Talk – эфиры с топ-менеджментом, на которых освещались самые значимые новости недели и планы. К обоим эфирам можно было задать любой вопрос. Все видео и информационные материалы сохранялись в Workplace, это очень важно, потому что сотрудники компании имеют доступ к ним в формате 24/7, как с компьютеров, так и с мобильных устройств.

Сложности в реализации

Было больше драйва, позитива, вовлеченности, интереса и вызовов, чем сложностей. Из наименее легких моментов можно назвать подготовку проекта Care pack. В короткое время нужно было доставить пакеты заботы по тем местам, где физически находились сотрудники. Это оказалось непросто – ведь фактические адреса зачастую отличались от того, где находились коллеги – кто-то не успел вернуться домой из отпуска, рабочей поездки из-за карантина. И таких случаев было много. Нам пришлось очень быстро актуализировать базу адресов более, чем для 3500 сотрудников. Мы справились и получили просто мегапозитивную обратную связь, которая быстро подняла настроение все рабочей группе. Сложность состояла и в интенсивности реализуемых активностей, так как это был внеплановый проект. Мы на ходу перестроили нашу стратегию обучения и развития

Все наши задумки были реализованы полностью и только одна активность из нашего проектного плана, ввиду невозможности технической реализации, не была реализована (koronakaraoke). И нам пришлось заменить ее на онлайн-концерт Let it Bee.

Все сложности преодолевались пересборкой на ходу. В том числе мы прочувствовали все технические «прелести» онлайн: на один из вебинаров спикер из Шри-Ланка не смог подключиться по техническим причинам, хотя на тестовом подключении все работало, нам пришлось перенести вебинар. На следующий вебинар мы подготовили резервного спикера.

Реакция на проект

Очень много позитива мы получали и продолжаем получать. Сначала было удивление, ведь многие активности были нестандартные. Например, мы предложили забрать коллегам свои кресла из офисов домой, чтобы можно было сделать работу еще комфортнее.

Иногда получаем интересные неожиданные вопросы. Не так давно запустили пилот для сотрудников Алматы и Нур-Султана. Его суть – каждому билайновцу из этих городов выделяется ежемесячный лимит на Яндекс.Такси и его можно тратить даже для поездок по своим личным делам . И от один из таких вопросов – можно ли заказать себе Яндекс.Еду.

Если говорить о HR-сообществе, то многие команды из различных компаний просят поделиться нас своим опытом по организации дистанционной работы и своим проектом #жнясвкарантине, что мы с удовольствием и делаем. В частности, вышло более 5 публикаций о наших инициативах и создании атмосферы счастья на рабочих местах в Beeline Казахстан. И с начала года мы приняли участие в более 7 международных конференциях и форумах с нашим кейсом.

Результаты проекта

• Рейтинг программы – 9,5 из 10 пунктов (максимально полезно).
• Тревожность сотрудников упала с 21% до 10%.
• Проект изменил в целом наш подход к формированию программ обучения, и примером стал старт фазы II Антивирусной программы #жняснаудаленке, где мы, понимая эмоциональную стабилизацию, сделали фокус на навыках и инструментах, направленных на эффективность работы с учетом вызовов удалёнки.

Мы помогли людям и сделали доступным арсенал инструментов, чтобы они могли правильно соотнести себя с позицией «Авторства», направленной на повышение осознанности и принятие на себя ответственности за собственное ресурсное состояние, простраивание личных границ и коммуникаций, взрастили свободу от обстоятельств.

Также этот проект стал спусковым механизмом в изменении подхода к обучению и развитию в новых условиях, что позволило сделать обучение доступным-легким-быстрым для всех.

Смотрите также: ForteBank: забота о сотрудниках высшего уровня

Статистика за 3 месяца:

•             106 информационных постов в корпоративной социальной сети Workplace

•             21 электронный дайджест по электронной почте с полезной информацией

•             47 инфографик для мессенджеров и социальной сети Workplace

•             Запуск первого турнира по киберспорту: около 100 участников и более 600 зрителей

•             Первый онлайн-брейнсторм Brain-A-Thorn: 36 идей и 449 просмотров

•             22 эфира How are you и 12 эфиров Friday Talk: диалог с руководством

•             7 развлекательных активностей и 203 победителя

•             4000 пакетов заботы Care pack доставлены по всему Казахстану

•             2 благотворительных аукциона: собрано более 1000$

•             3 международные конференции, на которых мы поделились своим опытом по антикризисным коммуникациям и проекту

•             Всего проведено более 220 активностей

•             На всех вебинарах суммарно было 2874 участника

Итоги #Жнясвкарантине:

•  70% офлайн-мероприятий трансформировались в 90% онлайн-активности

•  Больше 90% сотрудников считают, что качество внутренних коммуникаций хорошее, и точно знают, что делать в кризисной ситуации

•  ENPS вырос на 11 пунктов

•  Вовлеченность выросла

Подключайтесь к онлайн трансляции Бизнес Премии #WOWHR_KZ, которая состоится 26 октября 2020 года и задайте вопросы представителям компании Beeline Казахстан , разработавшим и внедрившим этот проект.

Фото: Beeline Казахстан

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR Kazakhstan 2020 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}