Работа для робота: как цифровизировать HR-процессы

Об автоматизации HR-процессов уже несколько лет не говорит только ленивый. Тем не менее, масса компаний до сих пор практически никак не продвинулась в этом направлении. Причины в том, что сам процесс «ухода в цифру» кажется долгим и трудным, а эффект от вложенных в цифровизацию средств и усилий выглядит неочевидным.

Как автоматизация предприятия работает на практике, рассказываем на примере ИТ-компании «КРОК». Здесь успешно реализовали проект цифровизации HR-подразделения, что помогло повысить эффективность работы сразу по многим направлениям.

Главная стратегия, по которой действовал «КРОК», — это использование синергии двух векторов цифрового развития компании:

• роботизация взаимодействия с сотрудниками. Это позволило перевести всю «бытовую» коммуникацию в цифровую форму и максимально ее автоматизировать.
• использование общей платформы для управления бизнес-процессами в цифровом виде. Чтобы информация и данные от сотрудников, которые собираются с помощью роботизации, могли быть использованы в бизнес-процессах автоматически, а не складировались в условном Excel-файле и ждали своей обработки в ручном режиме.

Робот взял на себя организацию мероприятий и обработку заявок на курсы

Раньше на организацию корпоративного мероприятия специалистам HR-отдела требовалось потратить несколько дней, причем большая часть работы была связана с рутиной. Теперь эти функции выполняет робот, а сотруднику остается собрать и передать ему необходимую информацию: название мероприятия, даты его проведения, именной список и т.п. Вот лишь некоторые процессы, которые робот теперь выполняет сам, вместо сотрудников , которые тратят теперь на весь процесс всего лишь 15 минут:

• рассылка приглашений;
• оформление пропусков;
• бронирование аудитории;
• печать раздаток;
• организация кофе-брейков;
• постановка задач рабочей группе.

При этом для типовых мероприятий можно применять уже готовые шаблоны.

Кроме того, раньше при подготовке внутренних корпоративных событий в HR-отделе обрабатывали порядка 300 заявок от сотрудников, чтобы учесть льготы для некоторых из них, зависящие от стажа. С внедрением новых технологий сотрудники могут регистрироваться сами — им не нужно отправлять запросы, а их заявки теперь никто не обрабатывает вручную. Робот также подготавливает аналитику, по которой можно изучить участие как конкретных сотрудников, так и целых отделов в корпоративной жизни компании.

В компании «КРОК» также на регулярной основе проводятся курсы английского языка. При подготовке каждого нового цикла сотруднику из HR-отдела требовалось вручную обработать около 300 заявок, организовать обучение таким образом, чтобы учесть пожелания всех учащихся: удобное время уроков, уровень знания иностранного языка, форму обучения. Менеджер тратил от трех недель до месяца, чтобы обработать заявки и состыковать все группы в удобном графике. Теперь же его работа выполняется автоматически: сами сотрудники, которые будут изучать английский язык, заполняют регистрационную форму. Робот берет на себя организационную рутину, на которую у менеджера уходило так много времени.

Менеджер проектов вздохнул спокойно

Когда компания работает сразу над большим количеством проектов, особенно над такими, где задействовано до полусотни сотрудников, получать удобную для восприятия обратную связь руководителям очень сложно. В компании «КРОК» решили эту проблему, запустив ежемесячный автоматический опрос, по итогам которого руководители проектов получают отчет о результатах и всю необходимую аналитику. Статус-кво каждого проекта теперь легко проверяется в режиме онлайн.

Например, одним из проектов в «КРОК» была подготовка более 30 обучающих видеокурсов. Каждый проект включал определенный набор этапов: съемку и монтаж, озвучку, перевод и наложение субтитров, и т.д. Трудности для менеджера проекта заключались в том, что каждый из множества подрядчиков предпочитал тот или иной мессенджер для рабочей коммуникации: Telegram, What’sApp, Slack, Trello и др. Приходилось запоминать, где и кому следует ставить задачи.

Менеджер вздохнул свободно, когда и этот процесс подвергся автоматизации. Для этого был разработан специальный интерфейс. В нем ставятся и выполняются задачи, а также хранятся нужные ссылки на контент. Специальное уведомление информирует, в каком канале связи следует обращаться к тому или иному сотруднику, что сильно упрощает коммуникацию. При этом, она остается удобной для каждого подрядчика, потому что они по-прежнему могут пользоваться привычными для них мессенджерами. Уведомление о назначении задач само отравляется им по этим каналам связи .

Когда бот становится наставником

Для того, чтобы высвободить больше времени сотрудников HR-подразделения было создано несколько ботов.

1. Корпоративный чат-бот

Этот бот позволил оперативно информировать сотрудников и отвечать на распространённые вопросы, по которым раньше обращались в HR-департамент. Теперь чат-бот подсказывает расписание транспорта до офиса, дату выплаты заработной платы, пароль от сети wifi, контакты коллег, меню буфета и даже заказывает пропуска посетителям.

2. Бот-вестник

Этот бот помогает сотрудникам поддерживать ощущение причастности к корпоративной жизни. Он информирует обо всем важном, что происходит в компании. Эта же информация появляется на сайте компании.

3. Рекрутинг-чат-бот

Как правило, у кандидатов на вакансии возникают вопросы по трудоустройству, и они не знают, кому именно их следует адресовать. Рекрутинг-бот отвечает соискателям на вопросы, которые они задают чаще всего. И только лишь те вопросы, что не были предусмотрены алгоритмом изначально, направляются сотрудникам HR.

4. Онбординг-бот

Предназначен для новых сотрудников. Перед первым выходом на работу этот бот сообщит маршрут новичку и то, какие документы следует с собой взять. Бот сам оформляет на него пропуск. А когда человек выходит на работу, бот в формате квеста проводит нового сотрудника по офису, чтобы он запомнил, где и какие отделы располагаются, и бот же представляет коллег.

5. Оффбординг-бот

С сотрудниками, подавшими заявление об уходе, также работает свой «провожающий» бот, что освобождает специалиста HR-отдела от лишних консультаций. Этот бот помогает пройти по обходному листу.

Как это выглядит изнутри

По сути, все эти боты исполняют роль альтернативного интерфейса для конечного пользователя — сотрудников компании. Подобный способ взаимодействия может быть реализован при цифровизации всех процессов в компании и приведение их в единую эко-систему. Речь идет о цифровизации сквозных процессов, которые затрагивают различные отделы.

В профессиональной среде аналогичные процессы по автоматизации бизнес-процессов получили название Robotic Process Automation (RPA). В данном случае в качестве пользовательского интерфейса выступили чат-боты, однако при желании это могут быть и другие варианты.

Перед тем как переходить к технической стороне вопроса, включающей выбор платформы для цифровизации, необходимо смоделировать все процессы. В нашем случае Была использована нотация BPMN — мировой стандарт в области моделирования бизнес-процессов, по которому уже разработано множество документации и примеров. Моделирование осуществляется с помощью диаграм и ряда графических элементов. Естественно, что речь не идет лишь о «теоретической» разработке — все оцифрованные бизнес-модели проходят тестирование в реальных условиях и по его итогам существенно меняются. В данном случае все вышеупомянутые процессы были оцифрованы на базе российской платформы Comindware Business Application Platform.

Важная деталь: поскольку моделирование происходило в визуальном редакторе, то большая часть была реализована HR-отделом самостоятельно, без привлечения IT-отдела.

Робот взялся за документооборот

Использование платформы позволило оптимизировать не только коммуникации с сотрудниками, но и документооборот.

Например, ежедневно администратору НR-подразделения приходило 15-20 заявок на оплату счетов, на согласование договоров или на проверку контрагентов. Все это подразумевало оборот порядка 500 документов. Весь контроль и менеджмент осуществлялся с помощью Excel.

Администратор терялся во множестве сообщений на почте о статусах каждого из процессов. Из-за этого менеджеры не вовремя узнавали о подписании того или иного договора или о закрытии счета. Чтобы проинформировать сотрудников о «долгах» требовалось составлять письма для каждого.

Теперь процесс отслеживания заявки происходит автоматически. В комфортном для восприятия интерфейсе отображаются статус каждого процесса и долги сотрудников. Оповещения о заявках отсылает робот. Можно сортировать их по менеджерам. Если раньше администратор тратил на работу с каждой заявкой 20 минут, то теперь не более пяти минут.

Смотрите также: Освоить технологии и работать в «Норильском никеле»

Также HR-специалистам приходилось каждый день контролировать исполнение более тысячи долгов по различным кадровым процессам: по выдаче справок, поиску кандидатов, продлению трудового договора и т.д. Для отслеживания этих процессов была создана единая система. Теперь можно просмотреть долги и по конкретным сотрудникам, и по отделам и даже по документам. Информацию из кадрового документооборота агрегирует робот и направляет руководителям.

Благодаря цифровизации HR-подразделению компании «КРОК» удалось снизить трудозатраты на решение регулярных операций и повысить эффективность бизнес-процессов. Освободилось время для решения действительно важных задач, которые находятся в поле зрения внутренних коммуникаций, а вся рутина была автоматизирована. Она ведь не для людей, а для роботов.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна