Как справиться с хаосом в работе HR и никого не обидеть

Работа HR-отдела выходит далеко за рамки поиска новых кадров. HR-специалисты ежедневно работают с огромным количеством информации: это многочисленные резюме и заметки о соискателях, отчёты о проведенных собеседованиях, а также планы по внешним и внутренним мероприятиям компании. Специалисты по персоналу должны быть стратегическими участниками , которые понимают бизнес и продвигают наиболее важный его актив – сотрудников. Как упорядочить свою работу, рассказала Ксения Савицкая, ведущий HR-специалист TalentTech.

По данным экспертов, от 29% до 58% рабочего времени HR-специалист тратит на рутинные задачи. При этом цифровая трансформация уже проникает почти во все сферы бизнеса: так, автоматизация HR-работы позволяет закрывать кадровые вопросы малыми силами – подбор, интервью, адаптацию, оценку и другие функции.

Читайте также: HR-менеджеру в помощь: комплексная типология метапрограмм Ивановой

Некоторые эйчары до сих пор работают с откликами кандидатов «по-старинке» – в таблицах Excel, многочисленных цепочках почты. Так нет единой схемы работы, зато есть риск потерять достойных кандидатов – можно просто пропустить отклик, либо запутаться, забыть написать ответ. Причем последнее пагубно для компании в обоих случаях – и с подходящим, и неподходящим кандидатом.

Если вы запутались и забыли ответить кандидату, успешно прошедшему собеседование, то ваша компания теряет крутой талант. При этом не дать обратную связь неподходящему специалисту – значит зарекомендовать себя как непрофессионала и даже загубить репутацию компании. Так, 76% соискателей признаются, что отсутствие обратной связи после отклика на вакансию вызывает у них даже большее разочарование, чем игнорирование партнёром после первого свидания. Об этом свидетельствуют данные из последнего отчёта The Candidate Experience Report компании iCIMS.

Если вы не хотите или не можете расширить внутренний штат эйчаров, тогда справиться с хаосом помогут внешние сервисы, к примеру, аутсорсинг. Здесь также важны технологии, так как они позволяют небольшим командам по персоналу ускорить и упорядочить работу.

К примеру, система Potok позволяет собирать в одном месте отклики кандидатов из разных источников и информацию о соискателях, а также выставлять им рейтинг и автоматически отсылать письма с обратной связью по итогам интервью. Так каждый соискатель после собеседования получит обратную связь, что зарекомендует вашу компанию, как профессионала с налаженной культурой корпоративного общения.

Одновременно с этим в ATS копятся данные для HR- аналитики — сервис помогает понять, как быстро закрывается та или иная вакансия и какие каналы этому лучше всего способствуют.

Поиск и оценка резюме также отнимают много рабочего времени. Чтобы освободить эйчаров от рутинной работы и ускорить процесс найма, можно доверить эти функции технологиям цифровой трансформации. Так, сервисы на базе искусственного интеллекта уже помогают бизнесу: так, рекрутеры Нефтьмагистраль с помощью решения Sever.AI сэкономили, в среднем, 88 рабочих часов на каждого в месяц.

Робот сам принимал входящие звонки от кандидатов, определял подходящих по первичному общению, назначал им собеседования в наиболее удобной локации. То, что человек делает несколько часов, ИИ может выполнить за секунды.

Чтобы понять, действительно ли в вашем отделе хаос, проанализируйте работу с помощью нехитрых метрик раз в квартал:

• Время на закрытие вакансии

Метрика позволяет узнать среднее время на закрытие одной вакансий в отчётном периоде — с момента получения заявки от заказчика и до принятия предложения кандидатом. Учтите, что на результат может повлиять и сама вакансия. Одно дело — нанять менеджера по продажам, другое — редкого специалиста или топ-менеджера. Поэтому ориентируйтесь на специфику вашей работы.

Формула: Количество дней, потраченных на закрытие вакансий / Количество вакансий

• Стоимость закрытия вакансии

Обычно именно на этот показатель обращают внимание руководители и собственники бизнеса. Некоторые компании используют формулы, основанные на различных коэффициентах и матрицах, но мы рекомендуем не мудрить. Достаточно учесть все затраты на рекрутмент: внутренние (стоимость работы всех участников найма, выплаты за рекомендации и т. д.), внешние (стоимость программ, услуг рекрутинговых агентств и т. д.) и прямые (стоимость рекламы, плата за размещение вакансии и т. д.). Здесь тоже может понадобиться разбивка по должностям.

Формула: Общие затраты на рекрутмент / Количество закрытых вакансий

• Принятие офферов

Эта метрика показывает, сколько подходящих вам кандидатов, прошедших все этапы отбора, в итоге решили присоединиться к вашей компании и приняли предложение о работе. Динамика показателей позволит скорректировать политику найма. Почему кандидаты отказываются от оффера? Что можно сделать, чтобы снизить число отказников? Как изменится ситуация, если увеличить финансовое вознаграждение или сделать график более гибким? Это отличное подспорье для экспериментов с условиями труда.

Формула: Количество предложенных офферов / Количество принятых офферов

Смотрите также: Работа с профсоюзами

Структурный технологический подход помогает HR-специалистам структурировать свою работу, четко отслеживать « воронку » кандидатов от момента первого контакта до выхода сотрудника на работу, а также анализировать эффективность выполнения задач. Это позволит организации набрать самых подходящих специалистов, которые обеспечат продуктивность и рост бизнеса.