Пять шагов к успешной адаптации нового сотрудника. Опыт применения этих шагов для офисных и удаленных сотрудников.

На первом этапе адаптации – ориентации – новые сотрудники активно изучают новую компанию со всех сторон. Когда проходит первый стресс после смены обстановки, коллектива и руководителя, новичок начинает объективно оценивать свои ощущения на новом месте. И решение о том, чтобы остаться в компании или покинуть её, новый сотрудник принимает как раз на этом этапе – в течение первых недель.

Чтобы повлиять на решение новичка остаться в компании, нужно приложить максимум усилий и сделать его вхождение в роль максимально комфортным.

Итак, какие шаги приведут к успешной адаптации новичков и сохранению их в компании?

Бывало ли у вас такое, что сотрудник не вышел на работу в свой первый рабочий день? Думаю, хоть раз с этим сталкивались все рекрутеры. Почему так случается? Люди всегда стремятся к стабильности и любые перемены могут встречать тяжело. После принятия оффера и до выхода на новое место у кандидата, как правило, есть ещё 2 недели, и чем ближе к их концу, тем выше страх перед неизвестностью. Бывает, что и текущий работодатель усугубляет ситуацию уговорами и контрофферами. Поэтому нередко на этом этапе люди начинают сомневаться и думать: «Правильно ли я поступаю? Не пожалею ли я? Кажется, мне и здесь хорошо».

И если как раз в этот момент вы покажете кандидату, что уже очень ждёте его и проявите заботу, его готовность к выходу усилится, а лояльность к компании перейдёт на вашу сторону.

Инструменты, которые помогут на этом этапе:

• Памятка нового сотрудника (например, с напоминанием адреса, рабочего времени, дресс-кода, информацией как добраться, что взять с собой из документов и распорядком первого рабочего дня);
• Дорожная карта новичка или чек-лист (пошаговая инструкция первого рабочего дня или всего периода адаптации с указанием всех важных этапов, через которые сотрудник должен пройти);
• Анкета нового сотрудника (с интересными вопросами о сотруднике, если вы размещаете информацию о новичках на внутренних ресурсах или делаете рассылку о новых сотрудниках);
• Welcome-book (с информацией о компании, её структуре, миссии, целях, ценностях, корпоративной культуре, с мотивирующими рассказами от сотрудников, с блоком о компенсациях и бенефитах, правилах работы и всем тем, что вам хочется рассказать о себе новому сотруднику)

Первый день в компании часто самый волнительный и, как первое впечатление, почти всегда решающий. Пока сотрудник не познакомился с коллегами, не освоился на новом месте и не погрузился в работу, он будет очень пристально изучать окружающую обстановку и будет очень внимателен к деталям. Он не должен чувствовать себя потерянным и брошенным, ему и без того хватает переживаний. Освоиться и влиться в команду ему будет в разы проще, если его встретят, проводят к рабочему месту, познакомят с коллегами, покажут офис, расскажут, что его ждёт в первый день и что он будет делать завтра. Чем меньше неизвестности – тем больше спокойствия.

Инструменты, которые помогут на этом этапе:

• Welcome-box (уже совсем не новая, но всё ещё очень эффективная практика для повышения лояльности сотрудников, которую можно встретить сейчас почти в каждой компании. Например, в наш набор входят: брендированная кружка-термос, канцелярия, трекер для вещей, корпоративные наклейки на ноутбук и наша знаменитая резиновая уточка);
• Welcome-тренинг или Induction (не будет лишним повторить важные моменты из welcome-book; напомнить про правила работы в компании; поднять все организационные вопросы; рассказать, кто с какими запросами может помочь; обрисовать текущие проекты компании, стратегию на текущий и будущий год и замотивировать сотрудника);
• Наставничество (незаменимый инструмент в условиях постоянных изменений, трудной специфики работы и в больших организационных структурах. Наличие наставника или бадди всегда упрощает адаптацию новичков и позитивно сказывается на их лояльности, но к выбору такого человека нужно подойти очень внимательно – это должен быть максимально лояльный к компании сотрудник-амбассадор её культуры и ценностей!).

Если сотрудник выходит к вам в офис, то с адаптацией на этом этапе, кажется, всё понятно. Но что делать, если сотрудник удалённый?

В этом случае цели остаются прежними – помочь новичку как можно быстрее и комфортнее привыкнуть к новым обстоятельствам, а дополнительные инструменты могут быть такими:

• Чат-бот (может заменить HR-специалиста на этапах адаптации в первый рабочий день: пришлёт приветственное сообщение к началу рабочего дня, расскажет план действий по чек-листу новичка, напомнит о welcome-встрече и направит ссылку на неё, ответит на часто задаваемые вопросы, а если ответа не найдётся, то подключит к вопросу менеджера по персоналу);
• Чаты с командой и community внутри компании (общение, хоть и онлайн, создаст ощущение присутствия и принадлежности к команде, плюс там всегда можно задать вопрос и получить ответ от коллег).

Помимо того, что новичку нужно «вжиться» в новую команду и наладить контакт с коллегами, ему также предстоит пройти через профессиональную адаптацию, то есть освоиться в новых задачах, инструментах для работы, регламентах и внутренних процессах. Но отличаться могут не только формальные моменты, но и, в целом отношение к работе, ожидания сроков и результатов, правила работы и прочее. Чтобы к концу срока испытания ожидания и реальность у обеих сторон совпали, нужно позаботиться об этом в первые дни.

Инструменты, которые помогут на этом этапе:

• План вхождения в должность (ПВД) или чек-лист (чтобы у сотрудника было чёткое понимание, что от него ожидают и какой результат нужно показать для успешного завершения испытательного срока, нужно сформулировать цели и задачи по SMART с его руководителем и предоставить в первый рабочий день);
• Встреча с командой и руководителем (чтобы познакомиться, наметить планы на будущее и проговорить цели и задачи ПВД);
• И снова наставник.

Чтобы на протяжении всего периода адаптации новичок чувствовал себя уверенно и во всём ощущал поддержку компании, необходимо сохранять с ним регулярный контакт и периодически собирать обратную связь. Если ресурсы позволяют, то лучше всего встречаться с сотрудниками лично и обсуждать с ними все критерии жизни в компании, если такой возможности нет, то могут помочь периодические пульс-опросы с самыми важными и критическими точками, по которым будет понятно, нужна ли человеку помощь или у него всё в порядке.

Если есть такая возможность, то нужно обязательно включить в план адаптации сотрудника промежуточные встречи с руководителем, на которых обсуждается не только ПВД и уже достигнутые результаты, но и неформальная часть: как сотрудник чувствует себя в своей роли, насколько он удовлетворён своей работой в целом и комфортно ли ему в коллективе.

Инструменты, которые помогут на этом этапе:

• Пульс-опросы (1 раз в неделю или реже, с обязательными созвонами или встречами после, если ответы показали проблемные зоны);
• Адаптационные встречи (через 3 недели, месяц, два месяца и 80 дней после приёма на работу);
• Встречи с руководителем (каждую неделю или две);
• Если у сотрудника есть наставник или бадди, то не забудьте взять от новичка фидбек по работе с ним.

В одном из опросов, который мы проводим с нашими сотрудниками, есть вопрос о том, что для наших коллег самое ценное и важное в нашей компании. Самый частый ответ, который мы слышим – «люди».

Как сделать так, чтобы люди, с которыми мы работаем, стали нам не просто коллегами, но и приятелями по интересам, партнёрами по увлечениям и друзьями?

Конечно, это тимбилдинги и другие варианты внерабочей активности. Мы привязываемся к людям тогда, когда у нас есть пережитые вместе эмоции и общие воспоминания. Поэтому очень важно создавать для сотрудников такие условия, где они узнают коллег поближе, познакомятся с интересами друг друга и найдут общие точки соприкосновения.

А для новичка это особенно важно! Он попадает в коллектив, где уже есть социальные связи и сплочённые команды. Наша задача помочь ему как можно быстрее стать их частью.

Инструменты, которые помогут на этом этапе:

• Онлайн и оффлайн корпоративы (выездные мероприятия, если все находятся в одном городе или онлайн формат, например, квизы или «Что? Где? Когда?»);
• Традиции и приятные ритуалы внутри команды (например, поздравления и празднования дней рождения, неформальные созвоны с командой в последний рабочий час пятницы или совместные завтраки по понедельникам с историями о том, кто как провёл выходные или где был в отпуске);
• Неформальные вечера в офисе (киновечер, пижамные вечеринки, вечера настольных игр и так далее).

Важно понимать, что период испытательного срока – это время не только для оценки сотрудника работодателем, но и возможность для новичка решить, подходит ли ему компания. Но не стоит забывать, что процесс адаптации не всегда вписывается в рамки испытательного срока, например, психологическая адаптация сотрудника может занять до года.

Также большую роль играет программа лояльности в компании. Например, у нас есть программа лояльности, основанная на геймификации — Teal HR, которая помогает в адаптации сотрудников и мотивирует их принимать активное участие в корпоративной жизни.

Подводя итоги, хочется отметить, что адаптация удалённых сотрудников – это более сложный и специфический процесс, особенно в компаниях, которые перешли на этот формат недавно или вынужденно. Нужно учитывать специфику бизнеса, возраст и специализацию персонала при создании системы адаптации.

Найти и вывести сотрудника в компанию порой бывает очень трудно, но даже когда кандидат уже принял оффер или вышел на работу в компанию, это не время расслабиться. Самое интересное ещё впереди.

Удачи вам и самых лояльных сотрудников!