Продуктивные совещания: формула успеха

Мы собираемся потому, что люди, занимающие различные должности, должны сотрудничать друг с другом в интересах выполнения поставленной задачи. Мы собираемся потому, что знания и опыт, необходимые в особой ситуации, должны быть синтезированы из знаний и опыта нескольких личностей.

П. Друкер

Нашей организации очень важно добиться слаженного взаимодействия сотрудников. От этого зависит достижение компанией бизнес-целей. Чтобы предлагать рынку интересные решения, нам необходимо создать условия для генерации коллегами новых, нестандартных идей. Кроме того, от эффективности совещаний зависит качество принятых управленческих решений.

Для того, чтобы инвестиции рабочего времени в собрания оборачивались получением дополнительной «управленческой прибыли», т.е. приводили к конкретным улучшениям или изменениям, мы формализовали правила проведения совещаний.

Обычно используем следующие виды взаимодействия сотрудников:

• creative-meeting;
• совещание для «прокачки» инициатив;
• проблемные совещания;
• совещания с целью подведения итогов;
• совещания для информирования или инструктажа.

Цели у каждого такого совещания разные. Тем не менее, любое подобное мероприятие должно быть заранее подготовлено, а регламент доведен до сведения всех участников. Результат каждого собрания фиксируется в виде обязательного к исполнению документа.

Читайте также: Восемь деловых качеств руководителя

C reative-meeting

Creative-meeting – это совещание с целью выработки какой-то новой идеи. Другими словами, «мозговой штурм». Несмотря на то, что это творческое собрание, результат его абсолютно конкретный. «Продуктом» сreative-meeting является решение, идея, предложение, концепция и т.д.

Поэтому мы внедрили определенный алгоритм подготовки к каждому такому совещанию. Инициатор собрания заранее заявляет тему, цели и, при необходимости, ставит конкретные задачи предполагаемым участникам по подготовке к мероприятию. Например, проанализировать, имеющиеся на рынке предложения, чтобы придумать действительно новую концепцию, а не «изобрести велосипед».

Установление правил для такого творческого процесса, как мозговой штурм, позволяет направить всю созидательную энергию команды на получение конкретного результата в строго отведенное для этого время.

Совещания для «прокачки» инициатив

Все новые идеи, направленные на улучшения, в нашей компании приветствуются и поощряются. Затем новации обсуждаются на специальных собраниях. Для того, чтобы сократить время на обсуждение и принять взвешенное решение, мы установили правила «прокачки инициатив».

Инициатор оформляет свою идею в виде короткого резюме или презентации. На специальном собрании члены рабочей группы анализируют идею по специальной методике. Если идея принимается, то сначала она тестируется, а затем вводится в деловой оборот.

Для «прокачки» инициатив нам очень помогает метод задавания вопросов:

• Что изменится в организации после введения данной инициативы?
• Какая новая ситуация или проблема может возникнуть?
• Какая польза от внедрения этой инициативы будет коллективу, отдельному сотруднику, организации, клиентам?
• Существуют ли необходимые для внедрения инициативы условия?
• Как практически будут реализованы инициативы?
• Потребуются ли дополнительные затраты?

Подобный анализ позволяет оценить реализуемость и целесообразность внедрения инициатив, а, при необходимости, доработать идеи.

Проблемное совещание

Для решения проблем, затрагивающих интересы нескольких участников, мы используем «проблемные совещания». Инициатором подобного совещания может быть любой сотрудник, который столкнулся в своей работе с трудностью и не знает, как устранить возникшее противоречие. Для проблемных совещаний мы также используем метод постановки вопросов:

• В чем конкретно заключается трудность?
• К чему приводит данная ситуация?
• Что является причиной возникновения этой ситуации?
• С какими проблемами/задачами данная ситуация взаимосвязана?
• Кто и как может повлиять на разрешение данного противоречия?
• Какие проблемы нужно устранить, чтобы ликвидировать данное препятствие?

Введенная в практику управления система решения проблем существенно повысила эффективность работы, приучила сотрудников к самостоятельному поиску оптимальных выходов из рабочих ситуаций.

,

Собрания по подведению итогов

Итоговые отчетные собрания мы проводим с целью:

• проинформировать коллег о достижении запланированных показателей и отзывах клиентов;
• предоставить конструктивную обратную связь команде;
• пополнить базу знаний полезным и неудачным опытом (провести «работу над ошибками»);
• повысить вовлеченность сотрудников через конструктивное мотивирующее управленческое воздействие.

Совместное обсуждение итогов работы способствует усилению командного духа и вовлеченности сотрудников. Конструктивная обратная связь от руководителей и коллег позволяет найти способы улучшить личные и командные результаты.

Смотрите также: Finn Flare: бизнес по-женски

Собрания с целью информирования или инструктажа

В случае необходимости довести до сотрудников какие-либо новости, провести инструктаж мы проводим специальные информационные совещания.

При проведении подобных собраний очень важно обеспечить контроль усвоения сотрудниками полученной информации. Например, если мы провели инструктаж по каким-либо организационным вопросам (например, изменению в бизнес-процессах, введению новых правил и т.д.), то после «теоретической подготовки» обязательно делаем проверку знаний.

Эффективность совещаний во многом зависит от цели и процедуры проведения.  Использование в практике управления различных видов собраний помогает нам повысить заинтересованность сотрудников в конечном результате, ориентировать их на решение общих задач, максимально использовать их творческий потенциал для достижения целей компании. А установление и соблюдение правил проведения групповых дискуссий позволяет сотрудникам быстрее договориться и найти оптимальное решение. Все это приводит к получению той самой «управленческой прибыли» - конкретным изменениям и улучшениям.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна