Онбординг: как организовать, настроить и оценить результат

Вспомните первые дни работы в новой компании. Какие вас посещали мысли?

У меня вместе с приятным волнением от знакомства с командой, предвосхищением новых задач и погружением в корпоративную культуру, было и множество страхов, сомнений. Только спустя несколько месяцев я начала осознавать, что теперь вписываюсь в компанию.

С этим сталкиваются новички в сотнях организаций по всей стране. Наша задача как HR создать такой опыт для нового сотрудника, который позволит ему с первых минут в компании убедиться в том, что он сделал правильный выбор. Тогда он сможет показать руководителям, что они тоже не прогадали, сделав на него ставку.

Читайте также: Адаптация персонала: как организовать и настроить онбординг

Для решения этих задач онбординг является одним из ключевых элементов HR-бренда.

Если компания оправдает или даже превысит ожидания новичка, то он станет не только лояльным сотрудником, но и настоящим амбассадором корпоративного бренда, каналом трансляции благоприятного имиджа компании на рынке труда.

Онбординг в Nielsen

Онбординг в Nielsen проходит в 4 этапа за 3 месяца:

• подготовка,
• прояснение задач,
• знакомство с культурой,
• социальная адаптация.

Большая часть этапов реализуется одновременно на протяжении трех месяцев, но в каждом мы расставляем разные акценты.

Подготовка — начинается за 2 недели до выхода новичка. В нее входят: создание аккаунта, подготовка рабочего места и оборудования (ноутбук / компьютер), планирование обучения и ключевых задач на первый месяц. С первого дня мы фокусируемся на прояснении задач. Здесь важно помочь сотруднику лучше понять бизнес, узнать продукт и услуги, обозначить цели на 3 месяца.

За 2 недели до окончания испытательного срока каждый новичок проходит так называемый «борд», по результатам которого мы принимаем решение об успешности первых трех месяцев работы в компании.

Помимо менеджера новичку помогает команда внутренних тренеров SenSeiSchool. В процессе обучения новый сотрудник расширяет свои знания о бизнесе, компании, об инструментах, которые он сможет применять в своей работе.

Мы создаем все условия, чтобы новичок  быстрее адаптировался к задачам  и успешно прошел «борд».

Социальная адаптация также неразрывно связана с SenSeiSchool. Новички попадают на тренинги волнами: такой подход стимулирует коммуникации и позволяет построить нетворкинг в компании с первых дней. Тренинги доступны для всех сотрудников, и у новичков появляется возможность познакомиться с более опытными кадрами компании.

Знакомство с культурой начинается уже с первых дней. Для новичков  доступны глобальные онлайн-тренинги, которые расширяют понимание бизнеса Nielsen.

Еще больше возможностей появляется после первого месяца, когда знакомятся с командой ближе и могут без стеснения задавать вопросы и узнавать больше о сообществах внутри Nielsen.

Компания поддерживает инициативы сотрудников, позволяя реализовывать волонтерские, образовательные и спортивные активности. Сотрудники создают разговорные английский клубы, поддерживают благотворительные фонды и даже участвуют в киберспортивных чемпионатах.

Все, что мы делаем, выглядит со стороны довольно логично, легко. Но только на бумаге.

Большим вызовом было создать именно систему, которая будет работать как часы.

Вызовы создания системы онбординга в Nielsen

Главным вызовом для нас стала организация эффективного процесса обучения без выделенного ресурса на эту задачу.

Под эффективным обучением мы понимаем:

• Результаты для бизнеса (более быстрая адаптация и вовлеченность в рабочие задачи, самостоятельность, успешное завершение испытательного срока);
• Опыт нового сотрудника (погружение в бизнес, культуру, выстраивание социальных связей, формирование единого инфополя).

По нашей оценке и обратной связи от бизнеса нам:

• не хватало регулярности, единого порядка тренингов;
• не было ответственных («кого поймал в коридоре, тот и читает тренинг»);
• презентации не являлись настоящими тренингами в ключевом понимании этого слова с отработкой полученных знаний и интерактивом с аудиторией;
• презентации проводили эксперты в своем деле, не всегда обладающие высоким уровнем презентационных навыков;
• материалы тренингов не актуализировались;
• не было оценки эффективности обучения.

Для нас качество обучения на этапе адаптации критично, так как в нашей компании важно обладать внутренней экспертизой, знаниями бизнеса, пониманием структуры и этапов создания продукта.

Для преодоления этих вызовов был создан проект SenSeiSchool, который впоследствии вывел онбординг в Nielsen на новый уровень и решил поставленные задачи

Программа предполагает, что 13 сотрудников-экспертов в своей области (сенсеев) возьмут на себя задачи по разработке программы обучения и настроят процедуры проверки знаний. При этом они будут сами обучать новичков, постоянно актуализировать информацию в тренингах, если меняются процессы, с которыми они работают каждый день.

Сенсеям мы предлагаем обучение, развитие новых навыков, повышение «визибилити», возможность внести вклад в развитие компании, реализовать значимые проекты.

Старт программы был анонсирован на всю компанию и вызвал большой отклик.

Чтобы попасть на программу, нужно было пройти несколько этапов отбора:

• мотивационное интервью;
• письмо-инновация с предложениями по улучшению текущего процесса адаптации и обучения;
• демо-тренинг.

Мы надеялись на интерес со стороны сотрудников, но такого широкого отклика не ожидали: заявки подали 52 человека, в финал прошли только 13 сотрудников. Конкурс в 4 человека на место подтверждает интерес со стороны сотрудников и укрепляет уверенность в том, что подобные инициативы — верный шаг в развитии компании.

Проект позволил не только повысить вовлеченность и лояльность сотрудников, но и предоставил им возможность расширить собственную экспертизу в новых сферах и применить способности и таланты в нашей компании. Когда бы еще аналитик или менеджер операционного отдела выступили бы в роли бизнес-тренера?

Результаты от первых 6 месяцев программы также превзошли наши ожидания: менеджмент высоко оценивает то, как изменился процесс адаптации и обучения.

Как пример: мы создали чек-листы и провели встречи с руководителями, чтобы сделать процессы обучения и развития сотрудников более прозрачными и чтобы каждый участник процесса понимал, какие задачи перед ним стоят.

Менеджеры оценили системность и поэтапность формирования новых знаний и то, как новый подход повлиял на усвоение знаний, на результативность в ежедневных задачах и качественную и быструю адаптацию, успешную сдачу тестов и кейсов по итогам испытательного срока.

Мы систематизировали подход, актуализировали все материалы. SenSeiSchool сформировалась как бренд. Появилась система оценки эффективности обучения , прозрачность подготовки, требований к финальной оценке по итогам испытательного срока.

Путь нашей школы мы начинали с 5 тренингов по различным направлениям, сейчас их уже 14. Мы расширяем базу материалов, включая softskills-тренинги.

Слушатели в среднем оценивают проводимые тренинги на 4.89 баллов из 5.

Сенсеи самостоятельно разработали и согласовали матрицу обучения (обязательные тренинги для каждого из отделов) и на ее основе автоматизировали процесс записи на тренинги. В первый же день новому сотруднику приходят приглашения на ближайшие тренинг-сессии. Остается только проконтролировать участие.

Первые отзывы участников о новом подходе к процессу онбординга показали, насколько своевременно была запущена программа: мы помогаем не только новичкам, но и адаптируем вышедших из декрета молодых мам.

Более того, оперативная перестройка сенсеев на удаленный режим работы и адаптация формата групповых тренингов в онлайн помогла им оставаться одним из важнейших источников информации о компании и ее продуктах даже в период самоизоляции.

Сейчас наставники применяют новые знания и в своей ежедневной работе, например, изменяя подход к формату проведения воркшопов с клиентами или выстраивая коммуникацию с новичками у себя в команде.

Смотрите также: Приложение «KC App» улучшило внутренние коммуникации в «Эйр Астане»

В условиях ограниченных ресурсов HR программа SenSeiSchool стала лучшим решением, которое позволяет одновременно экономить человеческие ресурсы, быть в тренде и поддерживать высокий уровень профессионализма всех сотрудников Nielsen.

Программа показала свою эффективность, и мы хотим продолжать использовать преимущества, которые она дает нам как компании и сотрудникам — в дальнейших планах развить SenSeiSchool до обширной базы знаний внутри компании.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна