«Личный кабинет» для всех категорий персонала – проект Группы «Илим»

Группа компаний «Илим» разработала проект развития online-сервисов самообслуживания для сотрудников – «Личный кабинет».

Создан современный интерфейс, доступный всем категориям персонала c использованием электронных средств согласования – с ПК, мобильных устройств либо терминалов самообслуживания в режиме 24/7 вне зависимости от местонахождения.

Подробностями кейса делится Светлана Лазариди , директор по управлению проектами Группы «Илим».

Проект развития online-сервисов самообслуживания для сотрудников «Личный кабинет» претендует на победу в бизнес-премии WOW!HR в номинации Digital Solutions.

Предпосылки создания проекта

Появилась цель соответствовать требованиям времени и повысить эффективность процессов, и мы пришли к тому, что  нужен быстрый, доступный и цифровой сервис. Мы хотели обеспечить сотрудникам и руководителям сервис высокого современного уровня, предоставляющий доступ к HR-данным, которые им необходимы.

Читайте также: Верный «КУРС» от Сбербанка: мобильное HR-приложение, помогающее работать

Проект эволюционировал в соответствии с нашей HR-стратегией. Мы понимали, что вовлечение персонала позитивно скажется на производительности, а инструменты биометрической идентификации можно будет использовать в других проектах, актуальных для компании – в части охраны труда, учета рабочего времени, например.

На запуск одного сервиса необходимо в среднем от 6 до 9 месяцев, многие сервисы мы запускали параллельно. Пилот биометрической идентификации сотрудников представлял собой НИОКР и продлился 5 месяцев, не считая задержек, связанных с пандемией.

Команда проекта

Для реализации проекта мы привлекали провайдера и консультантов-внедренцев, решение по биометической идентификации настраивали – и в части комплектации оборудования, и в части программного обеспечения – силами своих специалистов по информационным технологиям.

Команда проекта при внедрении каждого сервиса составляла в среднем около 30 человек, что связано с необходимостью тестировать результаты для всех предприятий Группы, вовлеченных в географический объем проекта. Основными экспертами при подготовке проекта выступали представители HR, IT, IT-безопасности и ЕЦО-кадры.

HR как владелец и заказчик по проекту представляет собой основную движущую силу проекта, но неоценимый вклад внесла наша Дирекция по информационным технологиям, поскольку этот кейс является проектом автоматизации в компании. Кроме того, без заинтересованности бизнес-подразделений мы не получили бы достаточной поддержки при внедрении проекта – как моральной, так и инвестиционной.

Сложности реализации

Стандарт программных продуктов в ряде случаев негибок и не может на 100% удовлетворять нашей российской специфике, поэтому для достижения максимального эффекта сложности решались двусторонним движением: внутренней оптимизацией бизнес-процессов с одной стороны и ABAP-разработками консультантов – с другой.

Проект сложный и большое количество замечаний при интеграционном тестировании не было для нас сюрпризом, но мы старались отрабатывать их в штатном режиме.

Неожиданностью было активное использование добровольцами пилота по тиражированию «Личного кабинета» мобильных приложений, на которые мы хотели делать ставку, но предполагали сомнения у рабочего персонала.

Любое изменение всегда воспринимается сложно, но на сегодняшний день мы получаем много положительных отзывов по работе «Личного кабинета», сервисами активно пользуются, периодически поступают запросы на его расширение.

Результаты проекта

В «Илим» достаточно жесткие требования по показателям внедряемых проектов, по «Личному кабинету» заявленные показатели были достигнуты:

• снижение трудоемкости в части выполнения рутинных задач администрирования,
• снижение времени на операцию не менее чем на 20%,
• предоставление современного цифрового сервиса «здесь и сейчас».

Смотрите также: Все функции в «одном окне»: проект BDO Unicon Outsourcing

Сервисы, доступные на платформе сейчас:

- расчетный листок

- заказ кадровых справок

- данные об отсутствиях и остатке отпуска

- управление отпусками: график отпусков, заявления на отпуск (основной, учебный, донорские, без сохранения)

- заявки на замещение

- заявки на работу в выходные/праздничные, сверхурочные

- заявки на внутренние переводы

- заказ такси

- управление командировками.

Кроме того, в связи с ограничениями из-за пандемии online-сервисы и бесконтактная идентификации пришлись как нельзя кстати и имеют хороший спрос на развитие.

Мы реализовали цель проекта: создать сервисы самообслуживания и тиражировать их на все категории персонала для реализации управленческого проекта по трансформации HR-функции. Тираж позволит стандартизировать и унифицировать кадровые и HR–процессы и предложить персоналу современные сервисы, которые требуются работникам, сделать их доступными, как этого требует современная действительность, «здесь и сейчас».

Это еще не конец, мы не ставим точку: проект продолжает развиваться.

Фото Группа «Илим»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2020 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}