Консультация юриста: как заверить трудовую

Возвращение сотрудников в офис заставило и HR вернуться к текущим задачам, которые отошли в связи с карантином на второй план. И их оказалось немало. Если мы вспомним довирусный период, главной задачей года почти все называли переход на электронные трудовые книжки.

Напомню, что 30 июня должен был наступить дедлайн для уведомлений сотрудников о введении электронных книжек, но Правительство РФ продлило это срок до конца октября. Однако никто не запрещает использовать ЭТК уже сейчас. Например, кандидат придет к вам и предъявит книжку в виде распечатки или файла . А вот кто должен заверить этот документ и подтвердить, что «всему написанному — верить»?

Читайте также: Электронные трудовые книжки: надо ли переходить на них прямо сейчас?

Сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе во время приема на работу надо заверять так же, как при выдаче книжки в случае увольнения. А в этом случае компания обязана предоставить данные о работе человека в таком формате, в котором определил он сам, когда писал заявление о выборе электронной книжки. Вариантов два:

• заверенную надлежащим образом информацию на бумаге,
• в виде файла, подписанного усиленной электронной подписью.

Именно об этом говорит ст. 66.1 ТК РФ. Нюанс лишь в том, что закон не объясняет понятие «надлежащего образа». Если компания использует ЭЦП, вопрос решается сам собой, а если нет, остается только гадать.

В таком случае надо полагаться на ст. 62 и 84.1 Трудового кодекса. Именно они описывают общую норму выдачи документов, связанных с работой. Об этом, кстати, говорил и Минтруд в своем письме от 16.03.2020 N 14-2/В-267. Кроме того, опереться можно на п.35 Правил ведения и хранения трудовых книжек. А он говорит о том, что при увольнении документ заверяется подписью и печатью работодателя . Значит, заверить данные о своей трудовой деятельности можно таким же способом, если в компании нет электронной подписи.

В то же время в ситуацию могут вмешаться не только работодатели. Сотрудник может получить свою электронную трудовую книжку, например, в МФЦ или ПФР. Кто будет заверять документ и как проверить его подлинность в таком случае?

Да, согласно ТК РФ, работник может получить данные о себе в Пенсионном фонде РФ или через Многофункциональный центр предоставления услуг (МФЦ). Причем закон разрешает получить электронную книжку и на бумажном носителе, и в форме электронного документа, подписанного ЭЦП. Отмечу, что ПФР в этом случае использует свою форму документа, которая заполняется на основе сведений, которые хранятся в самом Фонде.

Кроме того, он сам и заверяет документ, а именно: информацию для вас подписывает и ставит печать руководитель или уполномоченное лицо в вашем отделении ПФР. Такая же схема и с цифровым документом. Если вы запросили через личный кабинет свою электронную книжку, вам должны прислать файл, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица в Пенсионном фонде.

Подобная процедура будет и в МФЦ. Разница лишь в том, что работник Центра должен сделать запрос в ПФР, ведь именно в нем хранится информация. Разработчики проекта говорят, что ответ приходит в режиме онлайн, и не требует времени для ожидания. А далее специалист МФЦ распечатывает информацию, ставит штамп, печать и заверяет своей подписью. Именно при наличии всех этих реквизитов будет ясно, что сведения в трудовой книжке, которые вам предоставили, являются подлинными .

Смотрите также: «СМС-Коммуникатор»: сервис для 16 000 сотрудников от «МФЦ Полюс»

В завершении отмечу один важный правовой нюанс. Трудовой кодекс РФ не заставляет работодателей проверять подлинность документов, которые кандидат принес при оформлении. В то же время закон и не запрещает проверять правдивость сведений. Поэтому если вы сомневаетесь в той информации, которую вам предоставил соискатель, вы можете проверить ее у предыдущей компании. Правда сделать это можно только с согласия самого человека, ведь речь идет о передаче персональных данных третьему лицу.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна