Электронные трудовые книжки: надо ли переходить на них прямо сейчас?

Итак, проект по электронным трудовым книжкам запущен. Этот год будет переходным, а в 2021 мы должны полностью перейти на «цифру». Об этом говорит Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», вступивший в силу 1 января 2020 г.

ЭТК — один из самых значимых проектов последних лет, который должен оптимизировать трудовые отношения и снизить трудозатраты HR. Однако, пока принят лишь сам закон и проработаны только основные положения. Многие технические и организационные моменты ещё не ясны. В последние 2 месяца мы почти ежедневно получаем вопросы от клиентов, и на многие из них ответов пока нет.

Читайте также: ГИТ нашла нарушения: что грозит руководителю

Например, не регламентирован четкий и полный сценарий действий. Да, до 30 июня этого года надо уведомить сотрудников об изменениях, а они должны письменно подтвердить свой выбор до конца текущего года. Также с февраля нам придется ежемесячно отправлять новую форму отчетности в Пенсионный фонд (эти данные и составляют основу электронной книжки ). А с 2021 г. это придется делать почти в онлайн-режиме: не позднее следующего дня после кадровой процедуры (прием, перевод, увольнение). И это, пожалуй, пока всё.

Ещё не утверждена форма предоставления отчётности и формат справки для сотрудника, когда он запросит данные о своей деятельности. Приведу и несколько других вопросов: если работник сейчас выберет электронную книжку, то бумажную ему отдавать сейчас или 31 декабря? Какую лучше книжку оформлять сотруднику при приеме на работу в этом году? Основная же сложность в том, что все изменения надо успеть регламентировать в локальных нормативных актах.

Закон об этом ничего не говорит, поэтому действовать придётся на свое усмотрение: создавать ли отдельное Положение или дополнять уже существующие. Правильно ли вы сделали, позднее покажет практика. Кроме того, придётся сделать дополнительные настройки в программах и базах данных. А ещё — де-факто разделить сотрудников на «бумажных и электронных», и для последних разработать отдельный документ — акт приема-передачи бумажной трудовой книжки.

Отсюда вытекают и две основные проблемы. Первая, это ведение двух баз данных. Часть сотрудников останутся с бумажной книжкой. Так, на днях один из HR в ходе разговора сказал нам, что в его компании люди уже выбрали: почти все 200 сотрудников остаются с бумажной книжкой. В итоге, надо не просто вести отдельно две базы, но и контролировать отсутствие дублей и отправку писем в ПФР. А вторая проблема появится в 2021 г. и связана с оперативной отчетностью, о чем сказано выше. Для крупных компаний, где кадровые вопросы решают каждый день, это будет серьёзной задачей.

И это отнюдь не всё. Среди рисков я вижу оформление кадровых процедур «задним числом», чтобы уложиться в нужные сроки, угрозы экспатам, которые могут получить штраф как должностное лицо, ответственность за нарушение порядка ведения ЭТК. А, например, проверка прошлого опыта кандидата может превратиться в «квест», особенно если он потерял бумажную книжку, в его ЭТК есть только данные о последнем работодателе и т.п.

Понятно, что любое новшество требует отработки и адаптации, но всё это, увы, ляжет сейчас на наши с вами плечи. Неурегулированные вопросы позволяют думать, что 2020-й год будет не просто переходным: нас ждут поправки и дополнения. Именно поэтому не стоит сейчас совершать поспешные шаги, чтобы потом, в случае корректировок не пришлось всё делать заново. Я имею ввиду и оптимизацию трудозатрат, и соответствие ЛНА компании нормам законодательства.

Смотрите также: "Альфа-Опыт" – портал-гуру

Хочется верить, что наши законодатели сделают всё, для чего проект и был задуман, а работодатели почувствуют положительный эффект. Сейчас же стоит разработать общую схему ваших действий, которые предстоит выполнить чуть позже. Естественно, помня о том, что до 30 июня всех ваших сотрудников надо уведомить о предстоящих изменениях.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна