Чек-лист: как анализировать работу удаленной команды

Сейчас, при экстренном переходе отдельных команд и целых компаний на «удаленку», появилась необходимость в новых инструментах. Для контроля и управления дистанционной работой коллектива СRM, почты, мессенджеров и конференц-коллов не достаточно, требуется комплексный формат, сводящий вместе все потоки аналитики и планирования.

Предлагаю воспользоваться чек-листом, который быстро адаптируется и настраивается под параметры любой компании. Инструмент мы разработали за сутки. Благодарю за это членов моей команды, которые участвовали в доработке, улучшали и тестировали его в кратчайшие сроки, и отдельно — Анну Александрову.

Читайте также: Удаленная работа: как правильно организовать

В предлагаемой форме объединены несколько документов:

• форма рабочего дня;
• несколько форм аналитики эффективности сотрудников;
• стандартный АПГ;
• ежемесячная и ежеквартальная форма планирования.

Что быстро сделать для эффективного контроля дистанционной команды

1. Создать Google-таблицу с занесением шаблона ежедневного детального плана/факта работ по каждому отделу и каждому сотруднику ( см. по ссылке ). Данный шаблон создается на каждый новый рабочий день.

2. Предоставить доступы к таблице (с правом ее редактировать) всем сотрудникам, имеющим отношение к плану/факту работ отдела:

• руководитель и сотрудники отдела;
• непосредственное руководство над отделом;
• бизнес-ассистенты или другие лица, в чьи задачи входит сбору сводных планов/отчетов по всей компании на ежедневной основе.

Важно не забыть предоставлять доступ не только к самому шаблону , но и ко всем продублированным вкладкам рабочих дней.

4. Установить тайминг заполнения ежедневного плана/факта. Тайминг, заданный в нашей компании — до 19:00 ежедневно каждым сотрудником должны быть предоставлены детализированные по SMART:

• отчет по итогам работ за текущий рабочий день в онлайн-форме;
• план работ на следующий рабочий день.

На первое время рекомендую закладывать от 30 до 60 минут в день на каждого сотрудника на заполнение шаблона. Это время нужно, чтобы привыкнуть к новой системе отчетности, через несколько коллеги будут тратить на нее в среднем около 20 минут. А хлопоты по внедрению инструмента быстро окупятся четкостью процессов, дисциплиной, оцифрованными планами и результатами.

4. Назначить ответственных за ведение ежедневного плана/факта. При этом заполнение шаблона на ежедневной основе — на каждом сотруднике, контроль за соблюдением правил и требований формы плана/факта, сроков и качества заполнения — на руководителе.

5. По готовности все таблицы дня объединять в общий сводный Google-файл по всей компании для презентации высшему руководству на ежедневной основе. Обратите внимаение, в сводных материалах нет детализации конкретных работ, только соотношение показателей запланированных и фактических по каждому на ежедневной основе (см. ниже).

6. Прописать основные показатели ежедневной онлайн-формы (кроме оцифрованных SMART-формулировок плана и факта работ):

• время. Количество минут, исходя из 8-часового дня, должно быть не менее 480.
• процент выполненных задач в привязке ко времени. Время на каждую задачу переводится формулой в процентное соотношение (480 минут = 100%), которое показывает трудозатраты на каждую отдельную поставленную задачу за день. В плане каждого дня должно быть не менее 100% трудозатрат. Если в факте работ получается меньше, важно требовать объяснений — в связи с чем это произошло.
• процент эффективности по каждой задаче. Это субъективный показатель, который каждый сотрудник ставит себе самостоятельно, но отлично замыкает SMART-формулировки и подход «цель/процесс/результат». 100% ставится, когда установленный в графе планирования результат достигнут; процент уменьшается, если что-то помешало (аргументация должна быть прописана в графе фактических результатов работы за день). За счет данного показателя вы проверяете добросовестность дистанционных сотрудников и их подход к удаленной работе. Вполне возможно, по итогам выхода из дистанционного режима вы будете вынуждены сделать выводы о деятельности некоторых сотрудников — как положительные, так и наоборот.

7. Обязательно донести до всех сотрудников правила заполнения своего ежедневного чек-листа.

Чек-лист. Механика таблицы ежедневного плана/факта дистанционных работ

Порядок заполнения ежедневной формы (единый шаблон, который копируется на все даты дистанционной работы):

1. Заполнение шапки документа:

• название отдела;
• н азвание документа (суть) — план/факт;
• дата проведения дистанционных работ.

2. Заполнение таблицы:

Столбец А . Название отдела. Это нужно для удобства сведения единого отчета по всей компании в общую таблицу. Без этой графы вы добавите работу консолидаторам информации.

Столбец В . ФИО каждого сотрудника отдела.

Столбец С . Д олжность каждого сотрудника отдела.

Столбец D . Фиксация шаблонных этапов работ на каждый день:

• актуализация/дополнение планов работы на текущий день, сформированных вечером предыдущего дня (относится к корректировке при необходимости столбцов E, J и K).
• заполнение столбцов F, G, H* (относится к корректировке и согласованию плановна текущий рабочий день с руководством).
• работы по утвержденному плану задач на текущий день (относится к заполнению отчета по итогам работы за текущий день — столбцов I, M и N).
• планирование плана задач на следующий рабочий день (относится к заполнению столбцов E, J и K во вкладке следующего рабочего дня).
• согласование плана задач на следующий рабочий день, внутри команды — с руководителем (относится к заполнению столбцов G и H*).

Столбец Е . Описание задач на день по SMART (цель, процесс, планируемый результат). Заполняется вместе со столбцами J и K

Столбец F . Корректировки в планы задач от непосредственного руководства (заполняется руководителем при необходимости).

Столбец G . Статус согласования задач руководителем подразделения (согласовано, не согласовано). Ответственность за заполнение на руководителе отдела!

Столбец H . Статус согласования задач высшим руководством. Ответственность за заполнение на руководителе подразделения.
Статус «Согласовано» ставится руководителем подразделения по умолчанию. Столбец H необходим только в том случае, если высшее руководство принимает непосредственное участие в промежуточном контроле дистанционных работ компании.

Столбец I . Фактический результат по итогам работ за день. Описание по SMART (конкретный результат работ, оправдывающий поставленные цели на день).

Столбец J . План на день в минутах, всегда не менее 480 (8 часов). Заполняется после столбца E и вместе со столбцом K.

Столбец K . План на день в процентах = вес каждой задачи в %. Считается от значения в столбце J по элементарной формуле определения % (480 минут = 100%). Важно: в ам нужна строчка напротив блока «Плановый ежедневный показатель», там должны стоять максимальные показатели плана на день (без формулы, просто максимальные значения):

• 480 минут;
• 100%.

Тогда показатель будет «чист», исходя из плановой эффективности на день.

А вот показатели J и K напротив блока «Суммарный показатель по всем задачам для проверки верности планирования» будут перепроверкой — суммарным показателем по всем оцифровкам за день (через формулу «сумм» по всем задачам каждого сотрудника по времени и по %). Так вы будете сравнивать как план ежедневной эффективности может расходиться с фактом и за счет каких конкретно задач.

Столбец L . Факт за день в минутах. Всегда должен быть не меньше 480 минут (8 часов).

Столбец M . Факт за день. Вес каждой задачи в %. Если в факте работ получается меньше 100% — важно требовать объяснений, в связи с чем это произошло (должно быть понятно через результаты, описанные в столбце I).

Столбец N . Эффективность за день в % (от самый субъективный, но показательный для всех коэффициент). По задачам заполняется вручную, если она выполнена полностью — 100%, наполовину — 50% и т.д.

Как подготовить людей к удаленной работе

Коллеги, помните, что к дистанционке готовы далеко мне все, многим не хватает самодисциплины. Поэтому создавайте правила эффективности и инструменты, которые позволят людям не терять производительности. И не перекладывайте это на плечи сотрудников — это дело «капитана»!

Делюсь правилами, которые мы запускали в нашей команде.

Руководству

1. Руководитель каждого отдела/подразделения создает отдельную Google-таблицу для своей команды по утвержденному шаблону.

2. Задача каждого руководителя:

• отредактировать профиль своей таблицы под свой отдел/подразделение и пофамильно вписать туда всех свои сотрудников с их остальными данными ( см. шаблон ).
• донести до своих сотрудников, кто конкретно работает дистанционно и познакомить их с утвержденным шаблоном задач для дистанционной работы.
• предоставить доступы к таблице сотрудникам, непосредственному руководству.
• под каждый рабочий день создавать отдельный лист в таблице с указанием в названии даты (например: 16.03, 17.03 и т.д.).

3. Задачи при дистанционном доступе:

• совещания/планерки переводятся в формат skype (связь по любым мессенджерам);
• постановка задач идет через Битрикс 24 (задачи/чаты);
• промежуточный контроль эффективности сотрудников ведется через ежедневный онлайн план/отчет по задачам и результатам работ;
• корпоративная связь налаживается настройкой IP-телефонии.

Сотрудникам, всем членам команды

Грамотно организованная удаленка минимально отличается от офисных будней. Чтобы работа дома не превратилась в неконтролируемый поток, мы подготовили несколько рекомендаций:

1. Организуйте рабочее пространство. Вполне достаточно удобного стола, на котором нет ничего лишнего, только действительно нужные для дела вещи: ежедневник, рабочий блокнот, документы. Такая рабочая зона поможет быстро сосредоточиться и не отвлекаться на посторонние вещи. Этому же будет способствовать и аналог «офисной» одежды. Конечно, не нужно влезать в костюм, но в халате или пижаме работать не стоит.

2. График работы не должен отличаться от дня в офисе. Наша эффективность не должна снижаться так же как и уровень оплаты труда, который остается неизменным при дистанционной работе.

Смотрите также: Управление стрессом: полезные техники для спокойной жизни

3. Планирование, отчетность и дисциплина. Для этого мы разработали удобную форму — чтобы все могли держать себя в тонусе на ежедневной основе.

4. Перерывы стоит устраивать с той же частотой, что и в офисе — не чаще и не реже.

5. Поговорите с домашними. Это очень важно: члены семьи должны четко понимать, что в течение дня вы — на работе, только в homeoffice, поскольку компания заботится о вашей безопасности. В это время вы не будете заниматься домашними делами. Объясните, что при невозможности сосредоточиться вы можете допустить ошибки, которые будут стоить вам лишнего времени или денег, что отразится и на членах семьи.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна