«Где у него кнопка»: как взаимодействовать с удаленным работником

Каждый работодатель индивидуально рассматривает целесообразность перевода тех или иных сотрудников на удаленку. Например, это может быть представитель компании в другом городе, который основное рабочее время проводит на встречах с клиентами. Так ли необходимо снимать для него офис, который будет пустовать 90% времени? Ноутбук и работа из дома сэкономит работодателю на аренде помещения. Осталось только продумать несколько деталей. Дмитрий Кандыбович, генеральный директор компании-разработчика программных решений в области контроля действий сотрудников, расскажет, как наладить систему управления удаленным персоналом.

В нашей компании удаленные сотрудники делятся на две категории: те, кто работает неполный день, когда выполнение задач не требует присутствия в офисе – это в основном работники бэкофиса (бухгалтер, дизайнер, SMM-менеджер) и разработчики – особая категория людей, которые часто живут по своему режиму и могут остаться поработать дома, если считают нужным. Есть удаленные работники из других городов.

Читайте также: Фрилансер: 5 рычагов воздействия

Работа вне офиса не должна сказываться негативно на деятельности организации. Какие проблемы могут возникнуть при работе с удаленными сотрудниками? Как понять, чем занимается сотрудник в отведённые на работу часы? Как быть уверенным, что корпоративная информация не уходит к конкурентам? На помощь может прийти программное решение – аналитическая система с модулями учёта рабочего времени, которая поможет работодателю проверять активность сотрудников и защититься от утечек данных.

Представим, что компания нанимает удалённого сотрудника. Здесь есть два варианта: исполнитель работает не в офисе, но на корпоративном, либо на личном компьютере. Если человек работает на корпоративном ноутбуке, который ему передали для работы, то на такой ПК, как на собственность компании, администратор устанавливает агент аналитической системы. Когда удаленный сотрудник работает на своём собственном компьютере, то заказчик вносит в договор условия, согласно которым сотрудник под отдельной учетной записью самостоятельно устанавливает агент аналитической системы для контроля работы (либо администратор компании подключается удаленно). После выполнения работ и закрытия договора сотрудник удаляет агент и пользователя. В обоих случаях работодатель получает возможность контролировать рабочее время удалённого сотрудника.

Агент – это специальная программа, которая собирает и передает информацию на сервер, при этом она не тормозит работу компьютера. На сервере информация обрабатывается и формируется в виде наглядных отчетов, которые может посмотреть и проанализировать руководитель. Система мониторинга фиксирует начало и окончание рабочего дня, время простоя ПК, чем именно занимается сотрудник на рабочем месте: какие программы использует, какие сайты посещает, какие файлы создает, изменяет или отправляет по электронной почте, на сайты, в облако.

В зависимости от типа аналитической системы, кроме контроля рабочего времени, работодатель получает дополнительные инструменты. Так, например, в некоторых системах есть возможность посмотреть рабочий стол компьютера сотрудника в режиме онлайн. Система может записывать видео лог всех действий. Решение может выстраивать диаграммы учёта рабочего времени, разбивая приложения на продуктивные и непродуктивные программы, которые администратор выбирает для работы. В случае, когда удалённому сотруднику передают важные корпоративные файлы для работы, система уведомит работодателя, если сотрудник скинет их на флешку, отправит по электронной почте или в печать.

Контроль рабочего времени сотрудника при помощи программных средств позволяет увидеть сколько рабочего времени прошло впустую. Но я хочу обратить внимание руководителей, не нужно рассматривать систему мониторинга как некое карательное решение, чтобы поймать сотрудника за бездельем. Отчет о продуктивности работы позволит вам увидеть узкие места и проанализировать, почему так происходит.

Во-первых, известите своих сотрудников, что в компании теперь используется система мониторинга. Вы увидите повышение качества трудовой дисциплины просто потому, что сотрудники в курсе. Работники более ответственно начнут относиться к планированию своего рабочего времени, меньше сидеть на развлекательных сайтах, потому что будут знать — система все фиксирует. Проверено практикой.

Во-вторых, проанализируйте отчеты. Возможно с кем-то из сотрудников стоит поговорить и перенести рабочее время, конечно если это будет не в ущерб задачам. Проанализируйте сколько времени сотрудники проводят на непрофильных развлекательных сайтах и просто заблокируйте их — система мониторинга обладает таким функционалом.

В-третьих, предотвращайте инциденты. Система фиксирует все действия с файлами — если кто-то захочет украсть базу клиентов, вы об этом узнаете. Если кто-то ищет работу, вы увидите это по посещенным сайтам, либо по ключевым словам, которые будут зафиксированы из переписок в личной почте или мессенджере с рабочего компьютера. И конечно застрахуйте себя от противоправных действий сотрудников, например серых схем работы с заказчиками — об этом тоже можно судить по содержанию переписок или отправке важных файлов с рабочего компьютера.

Смотрите также: Гибкость в вопросах управления людьми

Итак, подведу итог. Система мониторинга обеспечивает анализ деятельности персонала, защищает от внутренних угроз, возникающих в результате действий сотрудников за рабочим компьютером, позволяет контролировать бизнес-процессы и контролировать эффективность работы работников, предупреждает возможную утечку данных. Системы мониторинга используют компании различных уровней, как малый бизнес до 30 человек, так и многотысячные холдинги. Сейчас системы мониторинга стали активно использоваться в государственных органах, где они решают не только вопросы трудовой дисциплины, но и вопросы безопасности, например в рамках антикоррупционного закона.

Система мониторинга и контроля персонала — один из важных инструментов контроля удаленных сотрудников.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна