Как регламентировать работу удаленной команды

Удаленные сотрудники — один из трендов последних лет. А в свете последних событий — даже не тренд, а необходимость.

Конечно, многие однажды вернутся на свои рабочие места, но интерес к дистанционной работе не угаснет:

• удаленный формат может быть удобен обеим сторонам трудовых отношений;
• позволяет компании сэкономить до 30% фонда оплаты труда;
• вынужденный карантин развеял многие предубеждения относительно удаленки.

Вместе с этим больше внимания потребуется для управления сотрудниками . И риски увеличиваются: судебные, репутационные и др. Поэтому разберем, как решать проблему.

Читайте также: Предъявите документы: как оформить сотрудникам удаленную работу

Представим, руководитель отдела — в Москве, а его подчиненные — в филиалах или менеджеру центрального офиса подчиняются дистанционные сотрудники в разных регионах. Такой формат создает массу нюансов: как настроить коммуникации, обмениваться документами, ставить задачи и получать отчеты, применять меры взыскания, расставаться, наконец.

Прежде всего, надо определиться с понятиями и формой работы. Сегодня в экстренном режиме компании переводят сотрудников на «удаленку», но это именно временная мера. Нынешняя редакция ТК РФ предлагает два варианта: надомный и дистанционный труд.

В первом случае речь идет о работе из дома на основании того же трудового договора. А дистанционный труд — работа вне офиса с использованием интернета — это отдельная форма трудового договора. Безусловно, иногда работодатели дают возможность трудиться из дома, например, раз в неделю и т.д. Но, как правило, речь идет именно о дистанционной работе. Значит, и в ТК РФ надо полагаться на соответствующий раздел.

Управление удаленными сотрудниками — по сути и вопрос контроля их работы. Ведь компания лишается инструментов для реагирования. Чтобы ответить на него, нужно «настроить» документальное сопровождение:

• определить систему работы и взаимодействия, чтобы оценивать эффективность и поощрять,
• выстроить систему контроля, чтобы иметь возможность привлекать к ответственности за невыполнение обязанностей, применять взыскания и другие кадровые процедуры.

У каждой компании свои проблемные зоны: прогулы, недобросовестная отчетность , фальшивые визиты к клиентам. И часто привлечь к ответственности сотрудника работодатель не может, потому что в договоре не расставлены «флажки». Поэтому главным в этом проекте должен стать документальный фонд, а именно:

• правила внутреннего трудового распорядка,
• трудовой договор,
• должностная инструкция.

Руководители обычно обсуждают и договариваются с подчиненными устно. Но как известно, когда отвечают все — не отвечает никто. Чтобы вы эффективно управляли удаленной командой, а сотрудники четко понимали свои полномочия и ответственность, детали надо прописать. И обязательно ознакомить с ними людей. Для начала каждому работнику надо определить список задач (обязанностей), руководитель должен составлять и отправлять планы работы — еженедельные, месячные или квартальные. Какие именно — выберете вы. Это не значит, что план нужен каждому, но в сложной ситуации он позволит контролировать действия сотрудника.

Так же определяется и порядок отчетности: как и когда предоставлять информацию начальнику. В этой связи очень важно прописать коммуникационные детали: адрес электронной почты, телефон, чаты, смс для общения и указать обязанность отвечать на письма и звонки вплоть до конкретных интервалов времени. Еще эффективнее утвердить форму отчета: если ее нет, работника не накажешь за отписки, когда он назовет их отчетом. Если же форма существует, можно наказать за невыполнение обязанностей по заполнению отчета.

Еще один важный момент — обязанность сотрудника быть в том месте и в то время, которое назначит работодатель. Это нужно, чтобы можно было планировать встречи и мероприятия. Например, у нас в практике был кейс, когда менеджер в регионе не приезжал на периодические совещания. Он ссылался на мероприятия в своем городе, на которых де-факто не был.

Но согласно должностной инструкции встречаться с руководителем он был не обязан, и его не смогли наказать. Кстати, так же стоит определить и рабочее время. Как вариант, можно сообщать о начале дня по телефону или e-mail, и отчитываться по итогам работы за день.

Лучше всего наладить взаимодействие и управление сотрудниками при помощи электронного документооборота . Это отдельный проект, который можно реализовать самим или при участии экспертов, но по сути он заключается в том, чтобы узаконить электронную почту.

Безусловно, важнейшая составляющая удаленной работы — эмоции. Поэтому работать дистанционно можно далеко не со всеми, а только с теми, кто готов нести за себя ответственность, «брать себя в руки», организовываться. В этой связи личные коммуникации и поддержка общения на рабочие и «околорабочие» темы очень приветствуется. Руководитель обязательно должен давать подчиненным чувствовать их важность, поддерживать и ориентировать на результат. Но все это работает, когда сам процесс выстроен.

Смотрите также: Немного о будущем – что нас ждет в сфере труда и образования

Именно расстановка «флажков» позволит сделать дистанционный труд эффективным. Работники будут понимать свои полномочия и ответственность, а вы — управлять ими, а значит, и всеми задачами. Конечно, многое в этой теме лежит в сфере личных договоренностей, но работает это лишь до конфликта. Именно об этом я предлагаю помнить, когда вы переводите людей на дистанционный труд. Он действительно выгоден и перспективен, и отдача от него бывает даже выше, чем от офисной работы. Но внедрить его надо четко и по всем правилам.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна