Компании Siemens Healthineers удалось разработать новую философию дистанционной работы

Как компании Siemens Healthineers удалось разработать новую философию дистанционной работы. Какие принципы она содержит и почему ее адаптация в российском офисе повысила общую эффективность, рассказывает Марина Михайлова , директор по персоналу Siemens Healthineers в России и Центральной Азии.

Siemens Healthineers на момент пандемии не была новичком в сфере организации дистанционной работы. Компания частично использовала подобный формат и достаточно гибко относилась к графику работы сотрудников, так как основной целью работы всегда был результат. Вынужденная самоизоляция значительно повлияла на развитие и широкое использование уже существующего подхода к дистанционной работе, а также стала драйвером для его оптимизации.

Модель «Healthineers way of working» — глобальный подход к организации рабочей деятельности в филиалах по всему миру. Он является частью философии компании. Модель разрабатывалась глобально, с участием разных команд, в том числе HR.

В основе нового формата взаимодействия между сотрудниками было выработано несколько основных принципов:

1. Работа на основе активности

Сотрудник прежде всего ориентируется на задачу и, исходя из нее, выбирает место работы (офис или дистанционно).

Читайте также: Эмоциональная поддержка сотрудников: вклад в производительность или модное веяние?

В компании принято выделять три типа задач:

• Индивидуальные задачи, которые не требуют присутствия в офисе .
• Задачи, которые направлены на социализацию сотрудника, например, любой вид командной работы. В этих задачах компания отдает приоритет «общему пространству» – офису.
• Взаимодействие с кем-либо. При этом какие-то задачи могут совместно выполняться в дистанционном формате, а какие-то проще решать в офисе.

2. Лучшее место для себя и командной работы

Зная свою команду, руководитель самостоятельно анализирует, что будет лучше – собраться в офисе или поработать в онлайн-режиме.

3. Цифровой пользовательский опыт

Компания совершенствует свои цифровые инструменты, чтобы обеспечить сотрудникам работу в благоприятной цифровой среде, где они могут быстро, легко и эффективно взаимодействовать, вне зависимости от местоположения.

4. Лицом к лицу

Компания поддерживает проведение онлайн-мероприятий face-to-face с включенными камерами, чтобы сотрудники сохраняли ощущение «персонального общения».

5. Здоровье и безопасность

Сотрудники и руководители самостоятельно рассчитывают свою занятость и место для работы без угрозы для собственного здоровья.

Локальная работа российского офиса

Несмотря на сложности и непривычную для сотрудников ситуацию, в компании нашли много плюсов в дистанционном формате.

HR-департамент Siemens Healthineers провел диагностику удовлетворенности среди сотрудников с помощью анонимного опроса и формирования фокус-групп. Коллеги были поделены на 2 группы:

1) сотрудники (опрашивались анонимно),

2) менеджеры (опрашивались в фокус-группах).

При проведении опроса HR-специалисты задавали вопросы о плюсах и минусах дистанционного формата, в чем нужна поддержка, сколько они могут работать дистанционно, что для этого нужно. Совместно с руководителями были сформированы фокусные группы и проводились интервью, чтобы узнать, нужна ли поддержка в плане менеджмента, с виртуальными/дистанционными командами.

Результаты исследования оказались неожиданными.

Во-первых, получили достаточно высокие оценки по трем показателям (по 5-балльной системе):

• оценка опыта дистанционной работы (4,51);
• оценка уровня продуктивности (4,59);
• возможность работать удаленно (65%).

Также было удивительно обнаружить, что плюсы и минусы были практически одинаковые. Одни говорили о том, что самоизоляция дала им прекрасный work-life balance, что им не надо тратить время на дорогу, это время можно использовать для спорта/книг/семьи. Другие утверждали, что work-life balance нарушается – раньше ты работал в офисе, в 6-7 часов заканчивал и ехал домой. А на удаленке продолжаешь работать дольше обычного .

Были те, кто говорил, что оперативность в решении задач повысилась, так как нет надобности тратить время на отвлеченные разговоры и созвоны.  Другим было проще решать рабочие вопросы в офисе, потому что можно лично подойти, спросить и решить вопрос.

Все эти результаты привели к достаточно логичным выводам – все индивидуально и нужен баланс. Например, если ты новичок и еще недостаточно хорошо знаком со своими коллегами, внутренними процессами, в офисе тебе будет проще решить проблему.  При работе из дома на поиск нужной информации или контакта уходит больше времени. Опытный сотрудник – более самостоятельный, он знает кому необходимо позвонить и быстро решить необходимый вопрос.

Таким образом, работа локального офиса и мероприятия, проводившиеся на протяжении пандемии, помогли компании масштабировать и оптимизировать уже существующую модель «Healthineers way of working» и прийти к единому мнению – важно всегда сохранять work-life balance.

Адаптация новых сотрудников на удаленке

Адаптация новых сотрудников во время пандемии проходила непросто. В прошлом году мы не переставали искать и нанимать новых сотрудников, в том числе в апреле, когда только начался общий локдаун.

В успехе адаптации новичков надо отдать должное командам, которые смогли достаточно быстро наладить совместный процесс дистанционной работы и включиться в работу. Очень много сотрудников, которые присоединились к компании в апреле, смогли впервые вживую увидеть свою команду только в сентябре. И это не помешало им быть успешными, и некоторым из них начать и завершить проекты.

Что было предпринято?

1) Достаточно много времени уделяли социализации через общие мероприятия по всей компании (например, таунхоллы для всех сотрудников), которые предоставляли актуальную информацию о том, что сейчас делает компания, какие есть сложности, как мы их решаем. Это помогало новичкам поближе познакомиться с топ-менеджментом, ощутить вовлеченность в рабочие процессы, почувствовать себя частью большого коллектива.

2) Ввели формат welcome-звонков, которые проводились раз в месяц только для новичков. На эти встречи приглашали руководителей из разных отделов, чтобы они могли понять масштаб компании, узнать о других подразделениях и их работе. Разговор чаще всего не был узкоспециализированным, мы подбирали общие темы, которые важны для компании. В частности, последний разговор был на тему diversity & inclusion. Один из звонков был посвящен сложностям в работе во время пандемии, это давало возможность новеньким поделиться своими переживаниями, а нам – узнать, как мы можем скорректировать рабочий процесс.

3) Проводили личные встречи с руководителями и рассказывали о том, как можно адаптировать нового человека в команде. Руководители в свою очередь проводили встречи с новичками. Мы также активно делились материалами и подсказками, как лучше управлять дистанционными командами .

Корпоративные мероприятия, обучения, тренинги

Во время работы на самоизоляции мы понимали, что необходимо создать «общее пространство» для сотрудников. У нас получилось создать такое место в Teams, где мы очень старались привлечь всех сотрудников к участию в спортивных челленджах, устраивали встречи, на которых коллеги делились своими результатами и успехами, у нас даже был отдельный канал «Как мы работаем из дома».

Помимо этого, у нас проходит ежегодное чествование ветеранов компании (тех, кто проработал в компании много лет). Мы приняли решение провести эту церемонию онлайн, и она получилась не просто удачной, а торжественной и яркой. Мероприятие было с ведущим, подарками, чествованием сотрудников – и наши «ветераны», сидя на удаленке, были очень рады и воодушевлены.

Также у нас есть инструмент, который мы использовали до пандемии и продолжаем использовать сейчас – это Ярмарка задач. Мы используем его, когда у появляется какая-то инициатива в компании и необходимо собрать команду, которой было бы интересно этим заниматься, у кого есть экспертиза или желание развиваться в этом направлении. В частности, сейчас мы запускаем программу wellbeing.

Благополучие сотрудников

Триггером для запуска программы wellbeing стала пандемия, которая привнесла дополнительные стрессы и психологическое напряжение. В компании и раньше были мероприятия, направленные на благополучие сотрудников, но они носили разовый характер. Было решено делать ряд подобных активностей системно. Мы собрались инициативной группой из абсолютно разных рабочих функций и предложили несколько блоков активностей.

Первый блок связан с физической активностью. Нашлось несколько сотрудников, сертифицированных специалистов, которые хотели бы проводить утренние зарядки и вечерние занятия по йоге.

Смотрите также: Clue - система, которая помогает достигать целевых показателей в управлении персоналом с помощью искусственного интеллекта

Второй блок посвящен здоровому образу жизни. В течение года будет календарь лекций про питание, здоровые привычки, о том, как балансировать между личной жизнью и работой, чтобы сохранить достаточный уровень внутреннего ресурса и чувствовать себя счастливым.

Третий блок направлен на улучшение эмоционального состояния. Это ряд мотивационных лекций. Например, на первую лекцию в качестве спикера мы пригласили космонавта, который расскажет о навыках стресс-менеджмента и поделится своим опытом. Мы надеемся, что это окажет мотивирующее действие на сотрудников и поможет им отвлечься, поможет им в работе и личном жизни.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна