Как оценить эффективность HR-процессов

В войне за таланты найти и привести кандидата в компанию — 50% миссии HR. Необходимо, чтобы новый сотрудник эффективно прошел процесс адаптации и вошел в «поток успеха» — начал совершать маленькие победы, которые приведут его к большому успеху в новой команде.

фото автора

Пандемия стала для сферы HR катализатором, который закончил процесс цифровизации HR-сообщества, проходивший последние 5-7 лет. Инструменты, которые раньше могли себе позволить только разработчики, стали доступны для среднего и малого бизнеса и активно применяются во всех сферах. Они помогают оценить эффективность как отдельного специалиста, так и всех HR-процессов в целом. О том, какие данные нужно анализировать, рассказывает генеральный директор и основатель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork Александр Красс.

Читайте также: Оценка персонала: разные методики для разных должностей

Что произошло в 2020 году

Палитра цифровых инструментов стала намного богаче. Теперь это и автоматический поиск кандидатов в интернете, и умный автоотбор резюме, и видеоинтервью с возможностью предварительной оценки кандидатов. Отдельно необходимо отметить онбординг (ознакомление новых сотрудников с трудовой деятельностью) и анализ вовлеченности новых сотрудников.

Раньше Personal development review (PDR) или оценка эффективности труда проходила раз в год. После этого цикл «оценка-задачи-оценка» сократился до 6 месяцев. Появились пульс-опросы, которые помогают получать обратную связь от сотрудников ежемесячно. Кроме того, цифровые инструменты позволяют видеть степень вовлеченности работника онлайн — через электронный след, который он оставляет за собой. Благодаря полученным данным, можно быстро и гибко реагировать на любые ситуации, связанные с удержанием, мотивацией сотрудников и развитием их профессиональных навыков .

Почему аналитика стала определяющим фактором для бизнеса

Удаленный формат работы диктует свои правила жизни для бизнеса в целом и HR в частности. Раньше генеральный директор собирал ТОП-менеджеров на оперативку. Затем проходил по коридорам и оценивал, как работают в опенспейсах сотрудники. Так создавалась мнимая картина того, что все под контролем. Конкретные результаты оценивали в конце месяца.

Что делать, если офиса нет и пройтись по коридору нельзя? Как сохранить то доверие и химию, которые были в офлайн? Ответ — онлайн-аналитика деятельности сотрудников и непрерывная оптимизация процессов на основе полученных данных.

Какие данные анализируем в HR

Прежде чем перейти к анализу эффективности HR-процессов, вспомним основные показатели бизнеса :

1. Выручка (Revenue)

2. Маржа (EBITDA)

Именно они определяют эффективность и влияют на капитализацию бизнеса.

В HR-менеджменте добавляется еще один ключевой показатель:

3. Количество сотрудников (FTE/Headcount).

Опираясь на основные показатели бизнеса, для оценки эффективности HR-процессов учитываем следующие данные:

4. Выручка на 1 сотрудника (Revenue per head).

5. Маржа на 1 сотрудника (Ebitda per head).

6. Доля заработной платы в выручке компании (Labor cost).

7. Возврат ЗП с сотрудника = выручка - затраты на сотрудника / количество сотрудников в компании (Human value=revenue - total compensation / FTE).

Эти данные позволят синхронизировать показатели бизнеса с его HR-процессами.

Следующей задачей является каскадирование и операционный контроль метрик HR-функций:

Эффективность и производительность / Performance & Productivity

• Выручка в расчете на 1 работника / Revenue per Employee
• Затраты в расчете на 1 работника / Cost per Employee
• Вознаграждение/Выручка / Remuneration/Revenue
• Количество работников на 1 HR-специалиста / Headcount per HR Headcount
• Затраты на персонал в расчете на 1 работника / HR Сost per Headcount
• Отдача от инвестиций в персонал / Human Capital Return On Investment

Подбор персонала / Recruiting & Staffing

• Стоимость 1 найма / Cost per Hire (External Recruiting)
• Укомплектованность штата / Staffing Level Rate
• Коэффициент принятия предложений о работе / Offer Acceptance Rate
• Средний срок закрытия вакансий / Time to Fill
• Доля внутреннего найма / Internal Appointment (Hire) Rate
• Доля работников, уволенных в течение 1 года после найма / First Year Turnover Rate
• Количество открытых вакансий на 1 рекрутера / Hires per Recruiter

Компенсации и льготы / Compensation & Benefits

• Среднее вознаграждение / Average Remuneration
• Денежное вознаграждение / Выручка / Compensation/Revenue
• Льготы к денежному вознаграждению / Benefits/Compensation
• Доля переменной составляющей в денежном вознаграждении / Variable Compensation /Compensation
• Норма управления / Span of Control (количество работников, которые непосредственно подчиняются данному руководителю)

Оценка и управление эффективностью деятельности / Performance Appraisal & Performance Management

• Охват управлением эффективностью / Performance Appraisal Participation Rate
• Выплаты, основанные на результативности / Денежное вознаграждение / Performance-Related Payment / Compensation

Обучение и развитие / Learning & Development

• Внешние затраты на обучение и развитие в расчете на 1 работника / L&D External Cost per Employee
• Количество часов обучения на 1 работника / L&D Hours per Employee
• Охват обучением / L&D Coverage

Текучесть персонала и отсутствия / Turnover & Absence

• Коэффициент отсутствий / Absence Rate
• Текучесть персонала / Turnover Rate
• Текучесть персонала по инициативе работника / Resignation Rate
• Текучесть персонала по инициативе работодателя / Involuntary Termination Rate
• Текучесть персонала по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон / Unavoidable Termination Rate
• Средний стаж / Average Employee Tenure

Карьера и преемственность / Career & Succession

• Коэффициент продвижения / Promotion Rate
• Доля кадрового резерва / Successors (Talent Pool) Staffing Rate
• Текучесть преемников (резервистов) / Successors (Talent Pool) Resignation Rate
• Доля преемников (резервистов), получивших назначение на должность / Successors (Talent Pool) Promotion Rate

Какие данные анализируем конкретно в рекрутинге

Рекрутинг — неотъемлемая составляющая HR-процессов. Чем качественнее и быстрее будет процесс найма, тем меньше денег компания потеряет и тем больше заработает. Оценить сотрудников отдела найма и скорректировать их работу, снова помогут аналитические данные.

Обычно оценивается стоимость найма — это работа рекрутера и доступы к нужным программам и сайтам. На деле, все намного сложнее. Чтобы сократить скорость закрытия вакансий и повысить качество найма, необходимо проводить глубокую аналитику. Желательно делать это регулярно.

Разберем, какие данные нужно собирать.

Вакансии

• сколько закрылось за период в компании;

• сколько рекрутер закрывает за период (за полгода, например);

• сколько вакансий отменяется (нанимающий менеджер решил прекратить поиск, а рекрутер уже начал работу);

• скорость закрытия по типам вакансий;

• среднее время закрытия вакансий;

• среднее количество вакансий за период на одного рекрутера;

• количество просроченных вакансий.

Обращу внимание на самые важные.

Скорость закрытия вакансии — один из самых существенных показателей. Если вовремя не найти человека, компания потеряет деньги. Здесь важно понять, дело в самом рекрутере или в чем-то другом. Например, вакансия может долго не закрываться, если у нанимающего менеджера завышенные требования к кандидату или он не понимает, кого ищет. В таком случае пригодится аналитический отчет, который поможет сравнить скорость закрытия аналогичных вакансий в разных отделах. Если причина в менеджере  — руководству стоит с ним поговорить и прояснить причины затруднений с закрытием позиции в срок.

Сколько вакансий отменяется — нужно стремиться сократить количество таких ситуаций до нуля. Ведь это зря проделанная специалистом работа, а значит  — потерянные деньги. Нужно выяснять причины отмены и решить проблему.

Среднее количество вакансий за период на одного рекрутера позволит оценить загрузку рекрутера и при необходимости перераспределить задачи в отделе.

Аналитика по вакансиям может выявить уже существующие проблемы. Предотвратить. их поможет исследование воронки подбора.

Воронка подбора

Инфографика: FriendWork

Это этапы взаимодействия рекрутера с кандидатом от первого знакомства до выхода на работу. Здесь нужно анализировать следующие данные:

• Сколько интервью состоялось у каждого рекрутера за определенное время и так по каждому этапу воронки. Важно отследить, в каком моменте кандидаты «исчезают».

• Сравниваем рекрутеров, которые закрывают похожие вакансии. Здесь нужно анализировать конверсию как внутри компании, так и в целом по рынку.

Анализ воронки подбора позволяет оценить количество и качество действий рекрутера по определенной вакансии. Возможно, на каком-то этапе он забыл позвонить подходящему кандидату, и компания потеряла ценного сотрудника. Такие данные должен анализировать либо руководитель отдела, либо сам генеральный директор, если рекрутер в компании один. Здесь помогают ИТ-инструменты, которые будут фиксировать всю информацию и при определенном запросе смогут сразу выгрузить отчет. Без них не обойтись и в самом процессе найма. Например, если у специалиста настроены автоматические напоминания и рассылки приглашения на интервью, он не упустит нужного соискателя .

Time to Offer и причины отказов на различных этапах работы с кандидатами

Time to Offer  — это время от первого взаимодействия кандидата с компанией до предложения о работе. Нужно сравнить показатель по одной вакансии между отделами и по рынку. Затем следует проанализировать причины отказа:

• почему кандидаты отказались сами;
• почему мы им отказали.

Чем больше данных вы сможете проанализировать  — тем эффективнее будет процесс найма.

Эффективность источников поиска кандидатов

Здесь нужно постоянно отслеживать, сколько подходящих резюме мы находим в конкретном источнике. В результате полученной информации можно правильно распределить бюджет: купить подписку на том сервисе или сайте, который дал больше всего нужных соискателей.

Качество найма

О качестве может сказать испытательный срок. Если человек проходит его и остается в компании — значит, действия рекрутера на различным этапах найма были правильными. Если новичок уходит, возможно, где-то он получил завышенные ожидания о компании. Если копать глубже, то нужно анализировать и весь его Employee Experience  — опыт в компании, от найма до увольнения.

Смотрите также: Внедрение HRM-технологий в ПАО «Ростелеком»

Как упростить оценку эффективности рекрутера

Все вышеперечисленные данные невозможно получить вручную. Конечно, рекрутер может записывать каждое действие в таблицу excel, но на составление отчета у него уйдет большое количество времени. На помощь приходят ИТ-решения, которые могут упростить работу.

Можно автоматизировать следующие действия :

• согласование кандидатов с нанимающим менеджером;
• согласование оффера понравившемуся претенденту;
• автопубликация вакансий на сайтах поиска работ, карьерном портале компании, в соцсетях (создается шаблон, который публикуется везде автоматически);
• автоматические напоминания кандидату и менеджеру о предстоящих интервью;
• напоминание о статусах подбора;
• психометрические тесты и анкетирование, которые кандидат проходит онлайн;
• видеоинтервью, которое проводит робот;
• видеоассессмент  —  интервью, в котором оцениваются психометрические способности человека.

Инструменты могут быть различные, например, Google Календарь, чат-бот или голосовой помощник. Но в идеале это может быть единая ИТ-платформа. Все действия будут храниться в системе, и руководитель в любой момент времени сможет посмотреть, что делал рекрутер, на каком этапе у него возникла проблема, и сформировать полный аналитический отчет.

Собирая статистику, вы делаете HR-процессы прозрачными для всех и принимаете правильные решения на основе данных.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна