Как организовать в компании внутренний контроль

Многие собственники даже не подозревают, сколько их бизнес теряет из-за злоупотреблений сотрудников, поскольку в 90% российских компаний системы внутреннего контроля нет вообще либо она формальна и фактически не работает. Как считает Александр Рагиня, исполнительный директор Школы бизнеса «Синергия» , внедрение системы внутреннего контроля (СВК) снижает издержки в среднем на 20–30%. В 100% случаев полностью устраняются риски корпоративного мошенничества.

Чего поможет избежать система внутреннего контроля?

Получение руководством недостоверных финансовых данных. Когда информация собирается вручную сотрудниками, а не программой, ошибки практически неизбежны.

Читайте также: Как в наше продвинутое время контролировать своих сотрудников

Кроме того, некоторые работники заинтересованы, чтобы к руководству попали «правильные» цифры. Ведь если собственник узнает, что бизнес больше не приносит прибыль , то финансовый директор и его команда не получат премию. СВК мотивирует контролеров на получение достоверных данных.

Кассовые разрывы

Это прямое следствие того, что у топ-менеджмента нет достоверных данных. Собственник принимает решение закупить крупную партию товара. Он изучил отчеты и уверен, что компания может выделить на закупку 200 млн рублей. На самом деле фирма может потратить только 100 млн. Вторая часть транша — это деньги, которые должны были пойти на постоплату предыдущих закупок и выплаты по кредитам. Возникает кассовый разрыв. Чем его закрыть? Новым кредитом. Эта ситуация может длиться годами, а кончиться банкротством.

«Пробелы» в документообороте

Когда в компании нет четкого разделения обязанностей по подготовке документов, проблемы неизбежны. Документы теряются, готовятся некачественно (отсутствуют подписи, даты и т.д.), а по отдельным операциям не готовятся вообще. При выстроенной СВК контролеры регулярно проверяют наличие необходимых бумаг и их качество. Виновные в ошибках привлекаются к ответственности.

Отсутствие материальной ответственности сотрудников

Сотрудник заведует складом, но получает зарплату в полном объеме, даже если часть товара пропала. СВК — это обязательная материальная ответственность в пределах объема доходов сотрудников.

Распределение несовместимых функций

Функции сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного работника может привести к ошибкам или нарушениям.

Главный бухгалтер не только готовит отчетность, но и лично проводит крупные операции, имеет доступ к банковским счетам компании, у него есть фирменная печать, и он может даже расписаться за генерального директора, чтобы сэкономить его время. Чем это может кончиться? Вариантов множество: от заключения сделок в личных интересах до полного вывода денег со счетов компании.

Другой пример — начальник цеха не только руководит производством, но и физически может открывать/закрывать цех и запускать процесс. В конце рабочего дня персонал разъезжается по домам. Ближе к ночи работа снова кипит: заступила смена, о которой руководство компании не знает. Прибыль от продажи произведенного товара тоже получит не компания.

Обычно между различными лицами стоит распределить:

• непосредственный доступ к активам экономического субъекта;
• разрешение на осуществление операций с активами;
• непосредственное осуществление хозяйственных операций;
• отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Проверка обоснованности цен

В обязанности СВК входит не только формальный контроль документооборота, но и проверка обоснованности цены. На обучение менеджеров запрошена сумма 500 тысяч рублей. Такой счет выставил центр обучения, с которым у компании заключен договор. Сотрудник СВК спрашивает у инициатора обучения, почему выбран именно этот центр, сравнивает на рынке стоимость обучения в подобных организациях. В соседнем центре такое же обучение стоит 200 тысяч рублей. СВК предлагает провести тендер. Процедура тендера проходит максимально быстро: в несколько центров рассылаются заявки и сравниваются коммерческие предложения. Выигрывает предложенный ранее центр, он снижает цену обучения.

СВК пропускает этот платеж финансовой службе. Тендер выгоден тем, что выбранный поставщик сам снижает цену, видя, что у него есть конкуренты. Кроме того, снижается риск злоупотреблений, сговора сотрудников компании с поставщиком товара или услуги.

Для того чтобы исключить возможность возникновения конфликтов между сотрудниками компании и СВК, необходимо создать систему регламентов.

Принципы эффективной СВК

Для того чтобы создать эффективную службу контроля, нужно следовать пяти принципам.

1. Ответственность

Сотрудники, которые занимаются внутренним контролем, несут за ненадлежащее исполнение своих обязанностей дисциплинарную и/или материальную ответственность. Это значит, что если контролер «не заметил», как со склада пропало 20% партии товара, он не получит премии в этом месяце. При повторении ситуации он будет уволен.

2. Независимость

Контролеры никаким образом не должны зависеть от сотрудников, чью деятельность мониторят. Руководитель службы внутреннего контроля подчиняется напрямую собственнику, совету директоров или генеральному директору.

3. Регулярность

Если проводить контрольные мероприятия от случая к случаю, система не будет давать ожидаемый эффект. Эффективная контрольная среда многослойная, в ней задействованы все виды контроля (внешний, внутренний, предварительный, текущий и последующий и т. д.) и разнообразные контрольные процедуры, например:

• инвентаризация;
• контрольная закупка;
• тайный покупатель;
• сравнение цен с рыночными;
• анализ (сопоставление данных разных отделов);
• аудит внешний (независимый);
• ревизия;
• фотография рабочего дня;
• и др.

Завышенные расходы на топливо — одна из «хронических болезней» российского бизнеса. Руководители компаний, использующих транспорт любых видов, часто вообще не могут ответить на вопрос, сколько топлива расходуют сотрудники — расчет производится по усредненным нормам. И такие расчеты, как правило, далеки от истины. Из-за злоупотреблений сотрудников бизнес серьезно переплачивает: расходы на топливо завышены, технику используют не по назначению и т.д.

Современные технологии позволяют полностью решить эти проблемы и избавить бизнес от переплат за содержание транспорта. Существует специальное оборудование и программное обеспечение, которое позволяет минимизировать эти издержки. Среди них:

• датчики уровня топлива;
• интерактивные дисплеи для водителей;
• терминалы для сбора и передачи информации;
• онлайн-модули для диспетчеров и руководителей;
• мобильные приложения для водителей, доступные в AppStore и GooglePlay.

4. Соразмерность

Система внутреннего контроля и расходы на ее содержание должны быть соразмерны масштабу бизнеса. Если из 500 сотрудников контролем занимаются 100, систему нужно оптимизировать.

5. Заинтересованность собственника

Даже самая совершенная система внутреннего контроля не будет работать на 100%, если собственник не станет участвовать в ее создании и дальнейшем мониторинге эффективности .

Смотрите также: Как сблизить обучение и потребности бизнеса

СВК должна участвовать во всех существенных бизнес-процессах. Составьте план проверок на год вперед: какие участки, какие затраты проверять, какие контрольные мероприятия проводить.

Инструментами СВК могут быть участие в оплатах, закупках, контроль цен закупок, рассмотрение каждой издержки на ее эффективность. СВК по итогам проверок предлагает владельцу бизнеса мероприятия для решения обнаруженных проблем. Например, расширить службу кладовщиков, потому что сейчас она настолько мала, что не успевает качественно принять товар. Качественный управленческий учет не застрахует от всех неудач бизнеса, но позволит решить внутренние проблемы до того как они начнут разрушать компанию.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна