Единая система адаптационного обучения новых сотрудников – кейс Simple

Группа компаний Simple — один из ведущих импортеров алкогольной продукции в России, национальный дистрибьютор и ритейлер. Мы – номер один на рынке по импорту тихих вин, один из лидеров среди поставщиков канала HoReCa. Компания Simple создала дистанционную площадку SimplePRO для адаптационного обучения всех новичков в компании. Цель – повысить профессиональный уровень сотрудников после завершения адаптации в компании. С точки зрения бизнеса мы очень заинтересованы в том, чтобы сотрудники как можно скорее из новобранцев превращались в профессионалов, ориентировались в нашем бизнесе и начинали достигать первых результатов. И у нас это получилось.

Проект SimplePRO претендует на победу в номинации Level Up бизнес-премии WOW!HR 2022 .

О реализации проекта рассказывает Ярослав Ражев , руководитель отдела обучения, развития, оценки и адаптации персонала.

Читайте также: Адаптация новичков: работающие инструменты в мире VUCA

Суть проекта

В 2021 году команда обучения запустила в компании поэтапную дистанционную программу адаптации, кастомизированную под разные функциональные направления деятельности.

Программа включает в себя последовательную траекторию обучения для каждого сотрудника и состоит из материалов самых разных digital-форматов. Она рассчитана на первые 8 недель работы сотрудника в компании, время, когда каждому новичку необходима особенная поддержка и внимание.

Дополнительная ценность программы в её адаптивности. Мы знакомим нового сотрудника с компанией, организационными процессами, с корпоративными системами, делаем первые шаги в изучении большого продуктового портфеля компании (в ассортименте Simple более 5000 товарных позиций), а также проводим навыковое обучение по самым необходимым темам. Наполнение каждого этапа зависит от того функционального направления, куда вышел сотрудник. Например, в sales-команде B2C акцент сделан на глубокое знание продуктовой линейки и клиенториентированность, а у направления B2B – на эффективных коммуникациях и переговорах.

В основу программы лёг большой массив информации:

- на регулярной основе мы собираем от новых сотрудников компании информацию об их сложностях и вопросы;

- тренеры предоставляют информацию по необходимым и актуальным навыкам и знаниям;

- исходя из потребностей руководителей бизнес-направления, в программе появляется и техническая информация. Если команда маркетинга много работает с данными из программы BI, значит основы работы с программой войдут в адаптационный курс нового сотрудника.

Вместе с наставниками, которые поддерживают новичков в развитии первые три месяца, мы создаем эффективную среду для полной и быстрой адаптации любого сотрудника.

Предпосылки создания проекта

На запуск проекта повлияло три важнейших катализатора:

1) Рост компании, увеличение количества сотрудников в регионах, увеличение числа новых сотрудников в продажах и back-офисе. Например, за 2021 год на 20% увеличилось количество наших винотек.

2) Необходимость обеспечения единого, высокого стандарта качества внутреннего обучения, а особенно обучения новых сотрудников.  Что на 100% соответствует видению компании Simple как лидера индустрии, формирующего тенденции рынка.

3) Возросшая значимость дистанционных форматов обучения: забота о сотрудниках проявляется в том числе и в возможности дистанционного получения всех необходимых знаний, без необходимости участия в очных мероприятиях.

Команда проекта

Проект SimplePRO полностью реализован внутренними силами – силами команды дистанционной системы обучения, подразделения нашего корпоративного университета. В разработке курсов и сборке общих треков адаптационного обучения принимали также участие эксперты от бизнеса и маркетинга. Наполнение треков собиралось исходя из опросов новых сотрудников, информации от наставников и экспертов, а также с учетом целей и задач каждого подразделения Simple.

В состав команды проекта вошли наши тренеры-партнеры ключевых подразделений компании: Сергей Субботин, Наталья Лотонина и Евгений Гречушников. Уже упомянутая ранее команда по развитию дистанционного обучения – Инна Гаврилина и Наталья Беляй. Инна выступала как методист, разработчик дистанционных курсов и менеджер всего проекта. Активное участие принял и я, руководитель отдела обучения и развития Ражев Ярослав. Идею создания дистанционных программ адаптации на всех этапах поддерживала наш HR-директор – Екатерина Прохорова.

Поскольку уникальная адаптационная программа обучения формировалась для каждого из ключевых подразделений компании (например, программа обучения нового сотрудника винотек SimpleWine отличается от программы обучения нового менеджера направления B2B), на этапе подготовки каждой траектории обучения максимально вовлекались представители от бизнес-подразделений и их HR BP. Благодаря их вовлечению, программа отвечает потребностям конкретных подразделений. Представители бизнеса и HR BP выступили и как авторы экспертных блоков программы, и как тестировщики готовых курсов перед запуском программы.

Сложности внедрения проекта

Всё внедрение проводилось внутренними силами команды обучения и развития, поэтому одна из сложностей заключалась в ограниченном ресурсе разработки. Но мы приняли решение в первую очередь выпустить работающий продукт, так сказать MVP, который отвечает нашим целям. И уже в процессе доводить до совершенства каждый из курсов обучения, наводить красоту. Такое решение далось нам непросто, но сработало!

Столкнулись мы и с необходимостью формирования у сотрудников привычки дистанционного обучения, это также оказалось непростой задачей.

Следующая сложность – сформировать оптимальную программу, которая дает все необходимые знания и развивает необходимые навыки у новых сотрудников. В нашей динамичной среде программа продолжает постоянно трансформироваться под новые запросы бизнеса.

Реакция персонала

Программа адаптации в дистанционном формате была встречена с большим энтузиазмом как со стороны новых сотрудников (средняя оценка программы от участников – 4.9 из 5.0), так и со стороны руководителей подразделений.

Руководители отмечают возросшую уверенность в быстром и правильном обучении новых сотрудников, возможность контролировать развитие своих команд, а также ускорение всех адаптационных процессов.

В sales-подразделениях результаты отражаются в финансовых показателях – минимум в два раза возросла скорость выхода менеджеров на финансовую результативность.

Новые сотрудники отметили траекторию дистанционной адаптации как «очень полезную» и «помогающую в ежедневной работе». Опытные сотрудники отметили, что новички теперь быстрее вливаются во все рабочие процессы и с первых недель участвуют во всех рабочих процессах наравне с более опытными коллегами.

Результаты проекта

Проект на 100% помог решить поставленную задачу. Новый сотрудник Simple имеет полноценную базу знаний, которая остается в доступе навсегда. Наставник новичка в режиме реального времени в LMS может увидеть результаты адаптации и помочь сотруднику, если у него возникнут сложности с обучением.

76% сотрудников компании оценили процесс «Адаптации нового сотрудника» как «Превышающий ожидания» – по результатам опроса сотрудников после внедрения digital-адаптации.

Значительно ускорилась адаптация и обучение новых сотрудников в компании. Особенно это заметно по сложному продуктовому обучению – знания новых сотрудников после завершения адаптационного обучения соответствуют средним знаниям опытных сотрудников (по результатам тестов).

Значительно повысилась самостоятельность новых сотрудников в рамках адаптации (в таких вопросах, как работа с CRM, BI и т.д.).

Практически до нуля снизилась текучесть новых сотрудников в период испытательного срока.

Значительно возросла популярность дистанционной системы обучения SimplePRO, ведь сотрудники привыкают к дистанционному обучению с первых дней работы в компании. На данный момент уже 80% сотрудников компании постоянно используют дистанционную платформу для обучения.

Смотрите также: РОЛЬФ внедрил единое цифровое пространство развития сотрудника

Дистанционное обучение позволило ускорить адаптацию с точки зрения HR-процессов – нет необходимости собирать группу для welcome-тренингов.

Обучение стало более персонифицированным, а значит и более полезным, так как траектории обучения заточены под конкретное направление.

Приятным и полезным дополнением стало сохранение всех учебных курсов в базе знаний с возможностью доступа в любой момент работы в дальнейшем. Многие опытные сотрудники также просят доступ к адаптационной программе, чтобы иметь возможность использовать библиотеку знаний SimplePRO.

Фото Simple

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2022 .