«Внедрение единого цифрового пространства развития сотрудника» – кейс РОЛЬФ

Проект «Внедрение единого цифрового пространства развития сотрудника» направлен на взаимодействие с сотрудником через мобильное приложение, которое является инструментом для решения сразу нескольких задач: информирование персонала, адаптация новых и обучение действующих сотрудников. Мобильная платформа построена по аналогии с привычными социальными сетями и включает в себя новостную ленту, базу знаний, обучающие курсы с элементами геймификации.

Кейс РОЛЬФ претендует на победу в номинации Digital Solutions бизнес-премии WOW!HR 2021 .

О реализации проекта рассказывает менеджер проектов по обучению Академии РОЛЬФ Михаил Ефимов .

Предпосылки создания проекта

В крупных компаниях, особенно с децентрализованной системой управления, многие поддерживающие процессы и системы не успевают за активно растущим бизнесом, всегда есть место улучшению.

Читайте также: «Совесть» создала экосистему для управления продажами

РОЛЬФ каждый год обучает по своим внутренним программам более 1000 человек и проводит более 30 разноплановых курсов.  В период локдауна на Академию увеличилась нагрузка в 47% (в виде дополнительных онлайн-курсов) и стало понятно, что нужно увеличивать пропускную способность обучения.

При этом выросший штат сотрудников явно увеличил нагрузку на наставников, которые отвечают не только за эффективность адаптации новичков и сроки выхода на план, но также имеют свой личный рабочий план.  Адаптация требовала вспомогательных инструментов. Рост объема информации, разрозненные массивы знаний в разных точках (на корпсайте, в соцсетях, в папках на серверах) затрудняли оперативный доступ к нужной информации, тормозили скорость обмена знаниями между сотрудниками всех уровней. Захотелось легкости, простоты доступа к информации, возможности обучать и адаптировать больший объем сотрудников с меньшими затратами. Так и появился наш яркий проект!

В самом начале было принято решение закладывать современный фундамент для постройки системы будущего с максимальной автоматизацией цикличных процессов, высвобождением специалистов, которые смогут больше времени уделять адаптации и обучению своих людей. Построение дорожной карты проекта заняло около месяца, процесс от идеи до первого внедрения по первой должности занял 2 месяца.

Суть проекта

Мобильная платформа построена по аналогии с привычными социальными сетями и включает в себя новостную ленту, базу знаний, обучающие курсы с элементами геймификации.

В Ленте публикуются все события компании, важные изменения, стратегия предприятия, интересная информация. В ней отражается корпоративная культура фирмы. Это возможность:

• оперативно доносить информацию до всего персонала, то есть быстро и без искажений сообщать о любых стратегических решениях, принятых топ-менеджментом, за счет чего растет информированность, развивается вовлеченность, поддерживается интерес к компании, формируется сопричастность;
• быстро и качественно обмениваться информацией между всеми дилерскими центрами, перенимать опыт друг у друга, внедрять новые инструменты, постоянно расти и не стоять на месте, идти «в ногу со временем»;
• в рамках децентрализации объединять локации в одну сильную компанию, популяризировать успешные кейсы и формировать единое информационное поле.

Тренировки – это небольшие порции обучающего контента, которые сотрудники могут изучать прямо из своего смартфона в любое удобное время. Они воздействуют сразу на все каналы восприятия: контент может быть в виде текста, видео, аудио, интерактива с пользователем или тестирования. За счет этого информация усваивается максимально эффективно, без отрыва от производства.

Все тренировки написаны экспертами от бизнеса, действующие бизнес-процессы в них интегрированы. Материал постоянно актуализируется и обновляется. Обучение работает на компанию, и позволяет всем соблюдать единый высокий стандарт работы.

Тренировки целевые и написаны для каждой специальности отдельно. При этом работник может пройти тренировки смежных или других, интересных ему профилей. Это стирает границы развития и карьерного роста для любого сотрудника РОЛЬФ. Он может непрерывно повышать свою экспертность или переквалифицироваться в интересующую специальность самостоятельно.

Благодаря внедренной системе отчетности, каждый руководитель может отслеживать прогресс обучения сотрудника в режиме онлайн.

Тренировки можно назначить как задания: сделать их обязательными к прохождению, ограничить сроки. Этот вид обучения успешно применяется в РОЛЬФ для адаптации нового персонала. На сегодняшний день запущена мобильная адаптация для специалистов по оценке и выкупу автомобилей с пробегом. В будущем планируется внедрить такой способ введения в специальность и для других должностей.

При приеме на работу каждому сотруднику назначается блок тренировок со сроком прохождения 1 календарный месяц. Каждая тренировка занимает не более 5 минут и может быть пройдена в любое свободное время (в перерыве, в обед, по дороге на работу). Это позволяет минимизировать привлечение действующего персонала для адаптации новичка. Сокращаются сроки ввода в должность – каждый специалист по оценке и выкупу может проходить тренировки в комфортном для него темпе.

Задания связаны с практикой, предполагают взаимодействие с наставником и различные отработки профессиональных навыков . Порядок подачи материала учитывает требования к компетенциям сотрудника на каждом этапе.  В конце адаптации программа предлагает пройти квалификационный экзамен, по результатам которого можно объективно судить об объеме полученных знаний и соответствии занимаемой должности. В ходе обучения руководитель отслеживает на какой стадии находится сотрудник в еженедельных отчетах.

Команда проекта

Нам удалось самостоятельно, силами команд внутри компании, справиться с реализацией и дальнейшей поддержкой проекта.

Была сформирована команда из специалистов Академии, экспертов бизнеса, внутренних IT-специалистов, на этапах опросов и тестирования привлекались HRP дилерских центров, наставники, новые сотрудники, проходящие адаптацию.

Именно такой состав помог сформировать прикладной для бизнеса контент, вовлечь участников (непосредственных пользователей МА) для проведения тестирования, внесения замечаний и предложений, запуска итоговой чистовой версии.

Ключевая сила – высокая вовлеченность самого бизнеса в разработку для себя самих помогающих инструментов.

Изначально от бизнеса поступил запрос на повышение эффективности процесса адаптации новых сотрудников и снижение срока выхода на первую сделку. Мы начали со стратегического направления нашей компании – Автомобилей с пробегом. Здесь идет массовый набор персонала, и нам важно было как можно быстрее и эффективнее вводить в должность большое количество сотрудников.

Преодоление сложностей

Сложности нас подстерегали на каждом шагу:

• Аргументированно убедить команду, что этот инструмент может быть эффективней, чем бумажные программы адаптации.
• Помочь и так загруженным наставникам найти время и пройти тестировочный период, дать свое экспертное заключение.
• Разработать с IT новый алгоритм уведомлений сотрудников, который ускорит подключение к системе.

Мы считаем, что действовать самостоятельно быстрее, чем объяснять провайдеру нюансы своих внутренних алгоритмов.

Реакция персонала

Любое предложение что-то внедрить, применять, проходит через сито вопроса «Зачем? Что это нам даст?»

Все участники мобильной адаптации сразу увидели и оценили преимущества, которые дает система, подача материала оказалась простой и понятной .

Наставники вздохнули с облегчением, ведь у них появился четкий план действий по обучению стажеров. Настроенная отчетность позволила руководителям отслеживать погружение новых сотрудников в должность. Для действующих сотрудников сформировалась библиотека знаний, которая всегда под рукой. Стратегически важная информация доносится до сотрудников оперативно через новостную ленту, при этом искажения по типу «испорченного телефона» исключены.

Результаты проекта

Охват обученных сотрудников компании повысился на 34%. Срок выхода специалиста по оценке и выкупу на плановый показатель сократился почти в два раза.

Время отрыва от производства, затраченное на обучение, сократилось на 44%.

Смотрите также: «Перчатка» — единая мобильная платформа для сотрудников

Каждый третий сотрудник компании, включая декретниц и курьеров, прошел хотя бы один курс в системе.

Общее количество прохождений в 4 раза превышает численность компании. Люди действительно любят учиться, но если раньше обучение ассоциировалось с чем-то время- и ресурсозатратным, то сегодня с внедрением единого цифрового пространства, мы дали им возможность учиться в любой удобный момент. Система микрообучения позволяет усваивать материал небольшими порциями.

Любой сотрудник может узнать новости компании, повысить свою экспертность или примерить на себя новую профессию. Вновь принятые сотрудники с первого дня получают «навигатор», позволяющий им пройти эту «дорогу в должность», а финальный экзамен позволяет нам оценить насколько хорошо нам удалось его по этой дороге провести.

Кроме того, в рамках проекта «Внедрение единого цифрового пространства развития сотрудника» проводятся различные конкурсы между сотрудниками и отделами. Это мотивирует их к развитию, формирует соревновательный дух, что в итоге положительно отражается на работе в команде, а значит и на бизнес-показателях.

Фото РОЛЬФ

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}