В чем сложность введения сменного графика

Далеко не все компании работают по обычному графику с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00. Непрерывные производства, конвейеры, розничные сети и т.д. требуют другого подхода. Здесь не получится установить всем один и тот же 8-часовой режим. В условиях кризиса этот формат может пригодиться и остальным организациям. И тогда на помощь придет ТК РФ. Он дает широкие возможности для установления различных графиков.

Кто-то трудится посуточно, кто-то сменами по 12 часов. Так или иначе речь идет о сменном графике. И хотя трудовое законодательство четко его определяет, устанавливать и контролировать его надо очень внимательно. Нарушения режимов работы и отдыха и переработки чреваты серьезными последствиями для бизнеса . Да и в процессе работы немало сложных ситуаций, которые надо правильно разрешить.

Читайте также: Основы кадрового делопроизводства: что важно знать современному HR-у

Приведу в пример реальный случай. Компания вводила новый график с 1 февраля для 35 своих продавцов. Но двое из них находились на больничном, с которого должны были вернуться после 5 февраля. Работодатель не мог своевременно оповестить их и рисковал не ввести новый режим.

Первое и главное при введении или изменении сменного графика — правильно подготовить документальный фонд. Для этого нужно:

• выпустить приказ по основной деятельности,
• отразить условие в Правилах внутреннего трудового распорядка, если они у вас есть,
• составить сам график,
• прописать это условие в трудовом договоре в виде дополнительного соглашения к нему.

Установленной формы графика нет. Его можно оформить как отдельный документ или же приложением к локальному акту (коллективный договор, ПВТР).

Причем необходимо не просто отразить новый формат работы, а указать все детали. Среди них:

• продолжительность рабочей недели,
• продолжительность смены,
• ее начало и окончание,
• перерывы,
• число смен
• и т.д.

Число смен зависит от особенностей предприятия: это могут быть и две, и четыре смены в сутки. Особенно важно внести правильные изменения в трудовой договор, ведь это основной документ между работодателем и сотрудником. Кстати, если ранее сменного графика не было, для изменения договора, возможно, придется воспользоваться ст. 74 ТК РФ — организационные или технические изменения условий труда.

Составляя график смен, необходимо учесть ряд важных моментов. Продолжительность работы не должна превышать установленную в законе норму — 40 часов в неделю. При этом сверхурочная работа не включается в график. Кроме того, это «дополнительное время» не может превышать для сотрудника четыре часа в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Если ведется суммированный учет рабочего времени, надо опираться на ст. 104 ТК РФ. Отмечу, что на практике сменную работу обычно вводят как раз с суммированным учетом, чтобы удобнее было контролировать отработанное время. В этой связи обязательно установите учетный период для обеспечения баланса рабочего времени. Это может быть месяц, квартал, полугодие.

Обязательно следует учитывать ограничения в продолжительности дня для особых категорий: подростков, инвалидов, при работе во вредных условиях. Кроме того, в расчет берутся отраслевые соглашения и коллективные договоры, если компания в них участвует.

При сменном графике обычные суббота и воскресенье могут быть рабочими днями. Также привлечь к работе сотрудников можно и в праздничные дни. Важно не забыть про два ключевых аспекта:

• работа в течение двух смен подряд запрещена,
• еженедельный непрерывный отдых должен быть не менее 42 часов.

Оба условия строго фиксируются трудовым законодательством.

Обращу внимание еще на два момента. Первый из них связан с уведомлением. О новом графике работодатель должен сообщить сотруднику не позднее, чем за один месяц до его введения. Именно с этим нередко возникают сложности, как например, в кейсе, который я приводила ранее. Сотрудник просто может не согласиться с изменениями, сообщив, что вы ему поздно сообщили и у него другие планы. Кроме того, что информировать за месяц четко требует ТК РФ, вам в таком случае придется решать и управленческие задачи .

Второе — как предусмотреть внеплановые ситуации, допустим, если сменщик не явился к началу своей работы. Учитывая нормы ТК, нужно будет найти другое решение. Но в качестве экстренной мере можно предложить «сверхурочную» работу человеку, чья смена уже закончилась. Другой вариант — из нашей практики. На период, когда не хватает сотрудников в смене, можно привлекать их из других подразделений. По сути вы «бросаете клич» в коллектив в расчете на тех, кто хочет подработать.

Смотрите также: Решение задач работодателя через учебные бизнес-кейсы

Составление сменного графика имеет много нюансов, каждый из которых нужно учесть. Устранение всех рисков, которые скрыты в этой непростой теме, потребует больших трудозатрат. Но внедрив график однажды, вы на 90% решите задачу и на будущее. А вопрос с внеплановыми сменами можно рассмотреть как дополнительную мотивацию сотрудников — желающие подработать обязательно найдутся.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна