Как корректно планировать графики персонала

Многие предприниматели полагают, что процесс составления рабочего расписания сотрудников — нехитрое дело, которое осуществляется вручную без проблем. Ручка и листок бумаги – действительно неплохой вариант, если в компании работают 20 человек. Однако такое планирование будет неэффективно, если сотрудников больше, а их обязанности состоят из повторяющихся операций, как, например, в розничных магазинах. Помочь в этом может система бережливого планирования графиков персонала (WFM-система). Я расскажу о том, как она работает и как планировать графики персонала, если в вашей компании много линейных сотрудников.

Определите нагрузку

Не нужно полагаться на собственные экспертные оценки, опирайтесь на цифры. Спрогнозируйте клиентский поток и определите загрузку по часам автоматически с помощью WFM-системы. Это поможет вам точно рассчитать требуемое количество людей. В розничном магазине это можно сделать на основе сведений о продажах, реализованных товарах, посетителях, сезонности и других показателей за аналогичный период прошлых лет.

Если же вы будете отталкиваться от экспертных оценок, вы сможете столкнуться с двумя проблемными сценариями: людей вышло слишком мало, в связи с чем упал клиентский сервис и были упущены продажи, или их вышло слишком много при малом количестве клиентов, и ваши сотрудники просто скучали без работы, в то время как росли ваши расходы на ФОТ.

Мыслите часами и минутами

На основании прогноза потенциального клиентопотока и целевых продаж рассчитайте точное количество персонала вплоть до 15 минут. Почему именно до 15 минут? Потому что загрузка неравномерна, и количество работников может меняться не только изо дня в день, но от часа к часу. Чем выше точность планирования, тем больше эффективность.

Например, компания М.Видео внедрила VERME, систему бережливого планирования рабочих графиков персонала, которое позволило им увеличить точность планирования до 90%. Как следствие, повысилось качество обслуживания, что позитивно сказалось на продажах.

Будьте внимательны

Когда учет ведется вручную, очень легко потерять контроль над процессом. Например, не уследить за количеством рабочих смен или сверхурочных, а это уже чревато дополнительными непланируемыми расходами. Когда у вас под рукой система, она сама будет следить за тем, чтобы график соответствовал всем нормам.

По словам HR-директора сети магазинов «Оливье» Юлии Забродовой, «до внедрения WFM-решения было так: распечатывался график, на нем делались пометки, и к концу месяца разобрать, кто и где работает, было невозможно». После того, как компания стала работать с системой бережливого планирования графиков персонала, стало достаточно нажать на одну кнопку, чтобы рассчитать оптимальную загрузку. Такой подход позволил компании снизить ФОТ на 15%.

Прислушивайтесь к людям

Очень важно при составлении графиков сотрудников учитывать их собственные пожелания. Кому-то нужно забирать рано детей из школы, у кого-то электричка ходит по определенному расписанию, а кто-то может работать только во второй половине дня. Такой подход позволяет значительно увеличить вовлеченность сотрудников (по оценке экспертов на 3-4%) и их клиентоориентированность. В сети «Эконика», например, таким образом увеличить продажи на 4-7%, поскольку конверсия из посетителя в покупателя после внедрения WFM-решения выросла на 40%.

Ни для кого не секрет, что будущее – за автоматизацией, которая напрямую влияет на эффективность. Однако не все бизнес-процессы одинаково выгодно автоматизировать. Составление рабочих графиков персонала – один из самых перспективных. Его оптимизация позволяет не только сократить такую крупную статью расходов, как ФОТ, но и увеличить продажи при этом.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна