Успешный time-management: 10 лайфхаков

Если вы не привыкнете «съедать слона», то мало что успеете. Чем полезны животные в деле тайм-менеджмента, что это за правила двух минут и шести вопросов, которые позволяют блестяще опережать время и что спасало Стива Джобса и помогает Павлу Дурову, порталу HR-tv.ru рассказала Татьяна Кулешова , руководитель направления HR AIR Production.

Не секрет, что умение эффективно распоряжаться временем дано не каждому. Однако, соблюдая несколько простых правил, любой из нас сможет научиться оптимально использовать драгоценные минуты и часы. В этом материале мы собрали основные и наиболее эффективные рекомендации всемирно известных специалистов в области time-менеджмента.

1. Выберите самое важное

Дел в списке всегда больше, чем реально можно успеть сделать. При этом мы интуитивно выбираем самые легкие задачи. В то же время — действительно важные и сложные дела висят дамокловым мечом, не давая спокойно выдохнуть.

Читайте также: Личная эффективность. 7 ошибок в работе над собой

Поэтому человек может показаться занятым, но не продуктивным. В силу социальных инстинктов нам некомфортно отказывать просящим помочь с какой-то задачей, которая важна им, но не важна вам самим. В результате вы производите много телодвижений, получаете в нагрузку множество новых обязательств, но совсем не продвигаетесь к своей цели.

Слово «нет» экономит время. Это короткое и очень мощное слово не позволит красть ваше время тем людям и занятиям, которые вам на самом деле не интересны. Сперва это довольно тяжело сделать, но очень скоро вы поймете, что ничего плохого не произошло, напротив, ваша жизнь стала комфортнее.

Отлично быть человеком, способным решать одновременно кучу вопросов. Тем не менее, множество исследований говорят о том, что мультизадачность может снизить продуктивность. Поэтому в первую очередь решайте главные для вас задачи. Не стоит «перескакивать» с вопроса на вопрос, пытаясь одновременно успеть все. Примите факт, что все сразу успеть невозможно, и выполняйте работу последовательно, ни на что не отвлекаясь.

Бывают такие задачи, которые с первого раза и не поймешь, как решить. Попробуйте схематически выразить их на бумаге, и пути решения «выплывут» сами собой. Это могут быть майнд-мэпы, скетчи, или просто иллюстрации.

2. Помните о правиле двух минут

Очень простое правило, которое позволит в 2-3 раза сократить частоту отговорки «некогда», а мимоходом выполнить приличную часть задач из списка. Если вы можете сделать какую-то задачу за две минуты, выполняйте ее сразу.

Это может быть короткий телефонный звонок, ответ на письмо, оценка времени работы над проектом, внесение мелкой правки, составление списка или плана – все, на что можно потратить две минуты. Если вы сразу понимаете, что дело занимает больше времени, то оно не подходит под это правило.

3. Распределите работу по времени суток

Каждый в состоянии определить свои биоритмы, в том числе и часы, на которые приходится пик активности, когда удается работать с максимальной эффективностью и успеть многое за небольшой промежуток времени.

Постарайтесь начать день с чего-то приятного, чтобы надолго создать необходимый настрой. Например, с чашки кофе, за которой, кстати, можно посмотреть почту и спланировать наиболее важные дела, то, что должно находиться в самом верху списка.

Можно также начать утро с подготовки важного материала или презентации, потому что в это время суток мозг работает продуктивнее всего. Так, за утренние часы в течение 1-2 дней можно «расправиться» с важным и сложным делом, которое «висело» на вас, и которое вы столько раз откладывали. При написании сложного текста извилины в мозгу начинают функционировать быстрее, и все последующее рабочее время вы готовы к новым достижениям.

4. Отфильтруйте информацию

Чтобы не перегружать мозг ненужными сведениями, необходимо научиться отсеивать неподходящую информацию, бегло изучать файлы и страницы, не читая все подряд, останавливаться только на том, что действительно важно, развивать навыки скорочтения.

Ограничьте пользование социальными сетями (если это не связано с вашей профессиональной деятельностью) и временно поставьте на режим «Не беспокоить» нерабочие мессенджеры.

5. Правильно организуйте работу, отдых и физическую активность

Для нас всех важно уделять достаточно времени спорту и физическим упражнениям - это дает энергию, необходимую для продуктивной работы.

Привычка успешных людей уделять время занятию спортом - одна из тех вещей, которая помогает гораздо более эффективно работать и отдыхать, так как нейтрализует стресс и улучшает сон.

Небольшой перерыв в виде похода в спортзал помогает вернуться к работе с новым запасом энергии и гораздо лучшей концентрацией внимания.

Отдых проводите так, чтобы потом не было мучительно больно за бесцельно потраченные выходные. Даже сверхзанятые люди стараются освободить время с вечера пятницы до утра понедельника для чего-то приятного, интересного и захватывающего.

«Сходите в театр, в музей, прыгните с парашютом. Чем больше эмоций и впечатлений пройдет через вас, тем интересней будет жить. Отдых даст новые силы для воплощения своих планов в жизнь», — советует основатель соцсети ВКонтакте и мессенджера Telegram Павел Дуров.

6. Соблюдайте правило шести вопросов

Получив новый проект, задайте всего шесть вопросов: кто, что, где, когда, зачем и как. Важно понять:

- Для чего, зачем это проект (его цели);

- Что продает, предлагает этот проект (товары, услуги, идеи, инновации);

- Кто является целевой аудиторией проекта;

- Когда проект должен быть сдан;

- География проекта, заказчика и клиентов (где);

- Как именно будет работать проект (внедрение, коммерциализация и пр.).

Правильно поставленная задача — половина успеха. С помощью ответов на шесть коротких вопросов можно сформулировать максимально четкие условия задачи.

7. Просыпайтесь минимум за 3 часа до работы

Исследование, проведенное американским исследователем Томасом Корли, в котором сравнивались отличая в привычках богатых и бедных людей, показало, что богатые просыпаются минимум за 3 часа до начала работы (44% богатых против 3% бедных).

Суть идеи заключается в том, что, имея в запасе 3 свободных часа, можно проснуться, позавтракать и решить мелкие утренние бытовые задачи. Безусловно, это большой плюс к дальнейшей продуктивности на работе.

Конечно, не все мы «жаворонки». Но большинство успешных людей объединяет стремление встать утром как можно раньше. Попробовав встать всего на 15-20 минут раньше обычного, вы можете легко включить в утренний моцион чтение книги или пробежку, на которую по вечерам не хватает сил. Например, если вы начинаете работу в 10.00, можно проснуться в 7.00 и все успеть!

8. Умерьте перфекционизм

Спросите у любого управленца, считает ли он идеальным продукт, который он выводил на рынок, в ответ вы получите уверенное «нет». Желание сделать всё как можно лучше, отшлифовать каждую мелочь порой отнимает лишнее время, создает опасность того, что проект вообще никогда не будет закончен.

«Лучшее — враг хорошего», — так гласит известная пословица.

9. Вначале съешьте «жабу»

Сила воли обычно максимальна с утра и постепенно растрачивается в течение дня, именно поэтому с утра нам проще справиться с трудными делами.  По мнению одного из самых успешных консультантов Брайана Трейси, самое сложное дело, которое нужно выполнить в течение дня, можно условно назвать «жабой» (другой вариант названия – «слон»).

И начать нужно именно с «поедания» этой задачи, не откладывая ее в конец. Чтобы съесть слона, нужно вначале разрезать его на кусочки. Поэтому большое дело лучше выполнять в несколько этапов, распределив его на мелкие подзадачи для выполнения в течение дня или недели, в зависимости от поставленных сроков. Как писал Марк Твен, «Если с утра съесть лягушку, остаток дня будет чудесным, поскольку самое худшее уже позади».

Составляя список дел на день, ограничьтесь 9 пунктами в нем (можно меньше). Состоять список должен из одного очень важного дела, на которое вы потратите, к примеру, 3-4 часа; затем трех дел важностью поменьше, которые займут у вас 2-3 часа; а также пяти совсем мелких, с которыми вы справитесь в течение 1-2 часов.

10. Делегируйте обязанности

Желание сделать всё самому не приведёт ни к чему-то, кроме переутомления. Успешные бизнесмены, среди которых был и основатель компании Apple Стив Джобс, всегда грамотно делегируют и перераспределяют обязанности другим людям, чтобы сосредоточиться только на самом главном. Особенно это актуально в тех случаях, когда вы знаете, что кто-то сможет справиться с задачей быстрее и лучше вас.

Читайте также: 7 грабителей личного времени и как от них избавиться

Речь не только о вертикальных отношениях «начальник-подчиненный», но и взаимоотношении разных отделов в одной компании. Решение конкретных задач нужно передать людям, имеющим соответствующую экспертизу.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна