Трудовой кодекс-2020: о чем нельзя забыть, увлекшись борьбой с вирусом

В 2020 году в Трудовом кодексе Российской Федерации вступил в силу ряд изменений. О том, какое влияние они оказали или окажут в будущем на локальный бизнес, рассказала Ольга Абашникова , эксперт-методолог BDO UniconOutsourcing.

Электронные трудовые книжки

1 января 2020 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, которые позволяют вести данные о трудовой деятельности граждан, содержавшиеся ранее только в бумажных трудовых книжках, в электронном виде. Это не значит, что в одночасье вся многолетняя история отношений сотрудников с работодателями будет оцифрована. Масштабные и очень серьезные изменения будут проходить в несколько этапов и закончатся в 2021 году.

Читайте также: Кадровое делопроизводство: как избежать споров и штрафов

Основная нагрузка ляжет на работодателя, вернее, на сотрудников кадровых служб компаний. Еще 15 февраля 2020 года они были обязаны сдать в Пенсионный фонд новый отчет СЗВ-ТД, в котором все данные сотрудников должны совпадать с информацией в трудовых договорах и приказах о приеме на работу, переводах или увольнении.

В наименованиях должностей и структурных подразделений не может быть латинских букв. Данные в паспорте и СНИЛСе не должны отличаться (если в одном документе слово содержит букву «е», а в другом «ё», — это будут два разных документа).

Нужно уделить таким тонкостям особое внимание. Не забудьте проверить льготные должности на соответствие квалификационным справочникам и зарегистрировать иностранных работников — высококвалифицированных специалистов. Такие иностранные работники не являются застрахованными в системе индивидуального (персонифицированного) учета лицами, однако, согласно трудовому законодательству, на них должна вестись трудовая книжка. Поскольку теперь сведения о трудовой деятельности будет формировать Пенсионный фонд РФ, такие сотрудники должны быть зарегистрированы в ПФР.

Разъяснительная функция в этом вопросе отведена работодателю, поэтому до 30 июня 2020 года включительно он должен максимально доходчиво рассказать сотрудникам об изменениях трудового законодательства, связанных с ведением электронных трудовых книжек. Необходимо письменно уведомить работников о том, что у них есть право на выбор между электронным и печатным форматом трудовой книжки .

Получив всю информацию, сотрудник должен выбрать, в каком виде будет вестись его трудовая книжка, и в письменной форме сообщить об этом работодателю с 1 июля по 31 декабря 2020 года. Выбрав бумажную электронную книжку, работник в дальнейшем сможет перейти на электронный формат, а вот электронную трудовую заменить обратно на бумажную не получится.

Работники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, получат их на руки. Тем, кто в 2021 году будет впервые устраиваться на работу, работодатель сразу заведет электронную трудовую книжку. Для этого необходимо внести поправки в локальные нормативные акты, касающиеся документов, предъявляемых при приеме на работу и выдаваемых сотрудникам при увольнении.

Новый отчет в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД)

В связи с переходом на электронный формат трудовых книжек с 2020 года работодатель обязан ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, представлять в Пенсионный фонд новый отчет «Сведения о трудовой деятельности работника».

Организациямс численностью 25 и больше работников следует подавать отчет, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, в электронном виде. Компании с численностью до 25 сотрудников могут не сдавать отчет в электронном виде. За непредставление сведений, просрочку их подачи, а также за недостоверную информацию введена административная ответственность: до 50 тыс. руб. для компаний и до 5 тыс. руб. для ИП (готовятся поправки в КоАп).

Увеличение размера МРОТ и фиксация его минимального размера

С 1 января 2020 года величина федерального МРОТ увеличилась и составила 12 130 руб., против 11 280 руб. в 2019 году. Субъекты РФ вправе также устанавливать свой минимальный размер оплаты труда, который должен быть не ниже федерального.

Изменились сроки хранения кадровых документов

С 18 февраля 2020 года вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения». Ранее сроки хранения документов (в том числе кадровых) определялись Приказом министерства культуры российской федерации от 25 августа 2010 г. №558, который с 18 февраля 2020 года утратил силу.

Сроки хранения кадровых документов перечислены в восьмом разделе перечня . Некоторые из них изменились. Например:

• график отпусков теперь нужно хранить три года (ранее 1 год);
• книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков нужно хранить пять лет вместо трех.

Для уведомлений, предупреждений работников установлен самостоятельный срок хранения, который составляет три года (п. 436 перечня).

Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии  нужно хранить один год (п. 451 перечня).

Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет (пп. а п. 423 перечня).

Новые обязанности работодателя по воинскому учету

Отсутствие регистрации по месту проживания или по месту пребывания не является основанием для отказа работнику в заключении трудового договора. В этом случае работодателю придется выдать ему справку по утвержденной форме и отправить работника в военкомат по месту пребывания для постановки на учет. Такой документ нужно выдать и при увольнении с работы военнообязанного сотрудника. Такую же справку нужно выдать и работнику, который прибыл в место трудоустройства на срок более трех месяцев из другого региона, где он имеет постоянную «прописку», но не зарегистрировался в месте пребывания.

Такая обязанность появилась у работодателей с 18 февраля 2020 года помимо обязанности направлять в военкомат сведения о приеме и увольнении всех работников, подлежащих воинскому учету (Постановление Правительства РФ от 06.02.2020 №103).

Смотрите также: Будущее HR, бизнеса, профессий

Электронные заявления работника хотят узаконить

Ранее заявления от сотрудника работодатель принимал только в письменном виде (за исключением сотрудников, работающих удаленно). Сейчас на рассмотрении находится законопроект №736455-7 , который предполагает, что сотрудники смогут подавать заявления на отпуск, о приеме на работу или увольнении и т.д. в электронном виде. Однако это возможность появится лишь у тех компаний, которые решили перейти на электронный документооборот.

Изменения сроков выплаты отпускных

В настоящее время отпускные выплачиваются сотруднику не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска . При вступления в силу изменений в часть 9 статьи 136 Трудового кодекса (законопроект №88941), выдавать отпускные нужно будет не позднее, чем за три рабочих дня до начала отпуска.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна